Vicepresidencia Administrativa. Son funciones de la Vicepresidencia Administrativa, las siguientes
Asesorar a la Empresa en materia administrativa y financiera y, en la formulación y adopción de políticas de su competencia.
Planear, dirigir, coordinar y controlar la organización y funcionamiento de los servicios de apoyo administrativo.
Definir políticas y procedimientos para la ejecución y control del presupuesto establecido para la Empresa.
Definir las políticas y procedimientos en materia contable y de tesorería que se deben ejecutar en Colpensiones.
Dirigir y hacer cumplir las normas aplicables a la Empresa en materia de presupuesto, contabilidad y tesorería.
Dirigir y coordinar la elaboración de los informes presupuestales y estados financieros para consideración de la Presidencia, de la Junta Directiva y los organismos externos que conforme a las normas lo requieran.
Coordinar con los organismos externos que se requiera los trámites que garanticen una correcta y eficiente gestión administrativa y financiera.
Definir los procedimientos para administrar el sistema de cajas menores de la entidad y aprobar su creación cuando se requieran.
Dirigir la elaboración, modificación y seguimiento del flujo mensualizado de Caja y las proyecciones financieras de corto plazo, de la Empresa y de los fondos a su cargo.
Establecer las metodologías de costeo que debe utilizar la Empresa para medir la productividad y racionalizar el uso de los recursos.
Establecer las normas y políticas para la planeación, ejecución, administración y mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles de la Empresa.
Dirigir la elaboración y aprobar el plan anual de compras de bienes y servicios, así como coordinar su ejecución.
Dirigir la planificación, coordinación, ejecución y control de los procesos de contratación de la Empresa.
Planificar y coordinar los servicios generales de apoyo y logística necesarios para el funcionamiento de la Empresa.
Organizar y dirigir la administración y actualización del inventario de activos fijos, su contabilización y el control de bienes muebles e inmuebles y del parque automotor.
Mantener la adecuada disponibilidad y accesibilidad a los bienes y servicios de la Empresa, maximizando la utilización de los recursos.
Dirigir y controlar las labores de servicios generales y velar por la atención de las solicitudes de servicios.
Establecer directrices y políticas de gestión documental de conformidad con las normas que regulen la materia y, de control y digitalización de los documentos de la Empresa.
Ordenar la elaboración del inventario y las tablas de retención documental para aprobación de las instancias pertinentes, y verificar su cumplimiento.
Presentar los informes propios de su gestión y los que le sean solicitados por la Presidencia o por los organismos externos.
Participar en la identificación, medición y control de riesgos relacionados con los procesos asociados al área.
Las demás inherentes a la naturaleza de la dependencia y las que le sean delegadas o asignadas por normas legales, reglamentarias y estatutarias.