La validación es el procedimiento que comprende:
Validación previa: Una vez generada y transmitida la información que contendrá la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, por parte del facturador electrónico; la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), generará un documento electrónico que contiene la verificación de las reglas de validación de estos documentos e instrumentos, de conformidad con la información transmitida y relacionada con los requisitos establecidos en el artículo 11, de esta resolución, con excepción del requisito señalado en el numeral 6 y 7, del citado artículo para la factura electrónica de venta; así como los requisitos de las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, según el caso, con el valor de “Documento validado por la DIAN” o “Documento Rechazado por la DIAN” cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
Cuando los documentos e instrumentos, indicados en el inciso anterior, cumplan con los requisitos y criterios de validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), procederá a registrar en sus bases de datos el documento electrónico con el valor “Documento validado por la DIAN” y genera, firma, almacena y remite un mensaje de validación al facturador electrónico para su correspondiente expedición y entrega al adquiriente, de acuerdo con las condiciones técnicas y tecnológicas de expedición de que trata el artículo 30 de esta resolución.
En caso que la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, no cumplan con los requisitos y condiciones exigidos al momento de la validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) remite un mensaje con el valor de “Documento Rechazado por la DIAN”, en el que se indican las causas por las cuales la validación ha sido fallida, por tanto, el citado documento electrónico no se encuentra validado, sin consumir el “número consecutivo” y/o el “prefijo y numero consecutivo” del documento e instrumento electrónico. En este caso, se deberá realizar el procedimiento establecido en el inciso anterior, hasta que se realice la validación con el valor “Documento validado por la DIAN”.
Cuando la factura electrónica de venta no sea validada, de conformidad con el procedimiento aquí establecido y se hubiere consumido el consecutivo de la numeración autorizada, procede su inhabilitación, conservando la trazabilidad, y en consecuencia se debe utilizar el siguiente consecutivo o aquel que corresponda.
Validación de la factura electrónica de venta expedida por inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN): Cuando no pueda llevarse a cabo la validación previa de la factura electrónica de venta de que trata el numeral anterior por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se atenderá lo previsto en el artículo 26 de esta resolución.
o. Cuando no se pueda llevar a cabo la validación previa de la factura electrónica de venta, por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el obligado a facturar está facultado para expedir al adquiriente la factura electrónica de venta sin la validación previa, siendo válida como soporte de la venta del bien y/o prestación del servicio, así como de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos, impuestos descontables tanto para el facturador electrónico como para el adquiriente, según corresponda; en todo caso, el facturador electrónico deberá cumplir con los requisitos de la factura electrónica de venta de que trata el artículo 11 de esta resolución, salvo el requisito contemplado en los numerales 6 y 7 del citado artículo; así como la revisión que deba realizar el adquiriente para efectos de que se cumplan con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.
o. Sin perjuicio de lo establecido en el inciso 4 del numeral 1 del presente artículo, cuando el sistema consuma “número consecutivo” y/o “prefijo y número consecutivo” del documento e instrumento electrónico, el número podrá ser inhabilitado por el obligado, conservando la trazabilidad, dando cumplimiento a lo establecido en el TÍTULO VIII de esta resolución.