Firma mecánica . Los funcionarios citados en los
s 1°, 2° y 3° del artículo 11 del presente reglamento, podrán adoptar una firma mecánica para suscribir las comunicaciones oficiales que requieren trámite externo, en desarrollo de la gestión de peticiones masivas y sus respectivas respuestas, de acuerdo con lo señalado en el artículo 12 del Decreto 2150 de 1995. La firma mecánica consistirá en una firma digitalizada en formato JPG o JPEG, implementada en el sistema que la Entidad disponga para la gestión de peticiones, la cual será empleada bajo parámetros de seguridad y protección, mediante el uso de la clave del usuario del sistema que suscribe los documentos, para garantizar la identidad del firmante.
A fin de salvaguardar toda la trazabilidad del proceso de firma mecánica, del funcionario, en caso de realizarse por medios diferentes a los Sistemas de Gestión Documental que la Entidad disponga, deberá conservar tanto correos electrónicos como archivos, de manera tal que, en caso de requerir de tal información, se pueda acceder a ella de manera organizada, ágil y oportuna.