La información debe ser relacionada mediante dos (2) tipos de registros, los cuales se distinguen por el carácter numérico correspondiente a cada tipo y que se incluye en la primera posición de cada registro.
El registro TIPO 1 contiene los datos de la sociedad matriz y de control y el registro TIPO2 contiene la información de los Estados Financieros Consolidados del Grupo Empresarial y la información de las sociedades subordinadas.
Los diseños de los registros (Anexo 1) son los siguientes:
REGISTRO DE IOENTIFICACION Y DE CONTROL (TIPO 1)
POSICIONES: CONTENIDO
1-1: Tipo de registro, llevará el carácter numérico “1”
2-5: Las cuatro cifras del año gravable a que se refiere la información.; (Cuatro caracteres numéricos).
6-7: Tipo de persona ó entidad informante.; Para efectos de la presente resolución, el tipo es 20.; (Dos caracteres numéricos).
8-21: NIT de la sociedad matriz.; (Catorce caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda, para archivo plano)
22-22: Dígito de verificación, de lo contrario blanco; (Un carácter numérico).
23-82: Razón social de la sociedad matriz.; (Sesenta caracteres alfanuméricos).
83-86: Código de actividad económica de la sociedad matriz.. (Según Resolución 8587/98). (Cuatro caracteres numéricos).
87 – 126: Dirección que corresponda al domicilio social ó asiento principal de la actividad ó negocio de la sociedad matriz.; (Cuarenta caracteres alfanuméricos)
127 – 131: Código Departamento y Municipio. Para efectos de la presente resolución se utilizarán los generados por el DANE.; (Cinco caracteres numéricos justificado con ceros a la izquierda, para archivo plano)
132 – 141: Número total de registro de movimiento TIPO 2 informados.; (Diez caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda para archivo plano)
142 – 161: Sumatoria total de los valores informados en los registros de movimiento TIPO 2; (Veinte caracteres numéricos justificado con ceros a la izquierda para archivo plano)
162 – 169: Fecha de grabación de la información en formato año, mes, día (AAAA,MMDD) (Ocho caracteres numéricos).
b. REGISTRO DE MOVIMIENTO (TIPO 2)
La información a que se refiere el artículo 631-1 del Estatuto Tributario, se relacionará en este registro de la siguiente forma:
POSICIONES: CONTENIDO
1 – 1: Tipo de registro. Llevará el carácter numérico “2”
2 – 3: Código que identifica la clase de información, según artículo 5” de la presente resolución. (Dos caracteres numéricos).
4 – 5: Subcódigo que identifica el concepto informado, según artículo 5” de la presente resolución. (Dos caracteres numéricos),
6 – 25: Valor contable positivo de los parámetros solicitados, según artículo 5º de la presente resolución.; En millones de pesos. Ver parágrafo III del artículo 3º de la presente resolución. (Veinte caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda, para archivo plano).
26 – 45: Valor contable negativo de los parámetros solicitados, según el artículo 5º de la presente resolución.; En millones de pesos. Ver parágrafo III del artículo 3º de la presente resolución. (Veinte caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda, para archivo plano).
La información de las sociedades subordinadas, se relacionará en este registro de la siguiente forma:
POSICIONES: CONTENIDO
1 – 1: Tipo de registro. Llevará el carácter numérico “2”
2 – 3: Código que identifica la información de las sociedades subordinadas. Para efectos de la presente resolución, el código es “99”.; (Dos caracteres numéricos).
4 – 5: Subcódigo que identifica el concepto informado. Para efectos de la presente resolución, el código es “00”.; (Dos caracteres numéricos).
6 – 19: NIT de la sociedad subordinada.; Domiciliadas en el extranjero NIT: 444444444; (Catorce caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda, para archivo plano)
20 – 20: Dígito de verificación, de lo contrario blanco; (Un carácter numérico),
21 – 80: Razón social de la sociedad subordinada.; (Sesenta caracteres alfanuméricos).
81 – 84: Código de actividad económica de la sociedad subordinada. (Según Resolución 8587/98).; (Cuatro caracteres numéricos).
85 – 124: Dirección que corresponda al domicilio social ó asiento principal de la actividad ó negocio de la sociedad subordinada.; Domiciliadas en el extranjero: Ciudad y país.; (Cuarenta caracteres alfanuméricos)
125 129: Código Departamento y Municipio. Para efectos de la presente resolución, se utilizarán los generados por el DANE.; Domiciliadas en el extranjero: código de la sociedad matriz o controlante.; (Cinco caracteres numéricos justificado con ceros a la izquierda, para archivo plano).
o. ORGANIZACION DE LOS REGISTROS.
La relación total de los registros deberá estar organizada de la siguiente forma:
como primer registro el de identificación (Tipo 1); seguido de los registros de movimiento (Tipo 2) clasificados en forma ascendente de acuerdo con los campos del código que corresponda según artículo 5 de la presente resolucióri.( posiciones 2.3) y subcódigo del concepto informado (posiciones 4 - 5).