Funciones de la Subdirección Administrativa y Financiera. Son funciones de la Subdirección Administrativa y Financiera, las siguientes
Planear, organizar, dirigir, supervisar y controlar las operaciones financieras, contables, de tesorería y presupuesto del Ministerio y sus fondos.
Elaborar, en coordinación con las demás dependencias, el anteproyecto de presupuesto de funcionamiento y la programación presupuestal del Ministerio y sus fondos.
Solicitar ante la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la situación de fondos para atender los compromisos suscritos con cargo al presupuesto del Ministerio y sus fondos, y tramitar los pagos correspondientes.
Apoyar la gestión ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público de las modificaciones presupuestales y del Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC), que se requieran.
Expedir las certificaciones relacionadas con el presupuesto del Ministerio y de sus fondos de acuerdo con sus competencias.
Recibir y revisar las solicitudes de pago que formulen las dependencias del Ministerio y sus fondos conforme los requisitos establecidos para el efecto.
Coordinar la elaboración de los registros de tesorería, elaborar los informes correspondientes y rendir las cuentas a que haya lugar.
Hacer seguimiento permanente a la ejecución presupuestal de los gastos de funcionamiento del Ministerio y sus fondos, y tramitar las modificaciones cuando se requieran, en coordinación con las dependencias del Ministerio.
Adelantar la ejecución presupuestal y financiera del Ministerio y sus fondos, hacer seguimiento permanente, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación, a la ejecución presupuestal de los gastos de inversión del Ministerio y sus fondos, y tramitar las modificaciones cuando se requieran.
Elaborar y presentar los estados financieros, declaraciones e informes requeridos por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional y la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del. Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Contaduría General de la Nación, Contraloría General de la República y demás entidades, dependencias o autoridades que lo requieran.
Vigilar el cumplimiento de las normas presupuestales, tributarias, contables y de tesorería en el desarrollo de las actividades propias de la Subdirección, y efectuar conciliaciones y verificaciones presupuestales, contables y de pago que garanticen la consistencia y razonabilidad de la información financiera y contable.
Llevar la contabilidad del Ministerio y sus fondos, y supervisar los registros contables y presupuestales, de acuerdo con las normas y directrices que imparta la Contaduría General de la Nación.
Apoyar en la elaboración de las solicitudes de desembolso de los recursos, ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Banca Multilateral.
Controlar que la ejecución presupuestal esté acorde con las fichas inscritas en el Banco de Proyectos de Inversión Nacional, de acuerdo con las solicitudes que formulen las dependencias del Ministerio y sus fondos.
Apoyar a la Oficina Asesora de Planeación en el seguimiento y evaluación del Plan Indicativo y el Plan de Acción, mediante el suministro de información y ejecución financiera.
Apoyar el seguimiento financiero de los convenios o contratos, celebrados para el desarrollo de proyectos de cooperación, administración de recursos, o gerencias de proyectos.
Participar en la discusión del Marco de Gasto de Mediano Plazo del Ministerio y sus fondos, en los temas de su competencia.
Hacer uso de las herramientas de gestión financiera que determine el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para la ejecución de los recursos.
Elaborar y hacer seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Compras de bienes y servicios del Ministerio y sus fondos, de conformidad con la normatividad aplicable.
Participar en la formulación y ejecución de planes, programas y proyectos en el área de su competencia.
Realizar la medición de los indicadores de gestión al interior de la dependencia.
Dirigir, controlar y garantizar la eficiente y eficaz prestación de los servicios administrativos y logísticos en el Ministerio.
Administrar de manera eficiente, económica y eficaz los recursos físicos del Ministerio, efectuando una adecuada ejecución, planificación, seguimiento y control de los mismos.
Mantener actualizados los inventarios, el proceso de baja y remate de los bienes y el aseguramiento de los bienes que son responsabilidad del Ministerio y sus fondos, y conservar los títulos y demás documentos necesarios para su identificación y control.
Dirigir y coordinar la planeación, ejecución, control y seguimiento de la gestión documental del Ministerio, garantizando la correcta prestación de los servicios de correspondencia y archivo, de conformidad con las normas vigentes y los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación.
Atender y hacer seguimiento a las quejas, reclamos y sugerencias, orientando oportunamente a los usuarios, a través de los diferentes canales de comunicación de la entidad, sobre el trámite de los mismos, y elaborar informes y estadísticas sobre su comportamiento.
Apoyar técnicamente el diseño, elaboración y actualización de los trámites en línea para la atención y servicio al usuario.
Prestar apoyo técnico en la infraestructura tecnológica del Ministerio, en coordinación con las dependencias del mismo.
Recibir, administrar, registrar y controlar los fondos destinados para las cajas menores aprobadas para el Ministerio.
Las demás que le sean asignadas y que por su naturaleza le correspondan. CAPÍTULO III Fondos, como sistema especial de cuentas