Gerencias Departamentales . Son funciones de las Gerencias Departamentales las siguientes
Colaborar en la elaboración del Plan de Mercadeo de la Gerencia Departamental, de conformidad con los parámetros establecidos por la Gerencia de Diseño de Mercadeo.
Colaborar en la definición de las estrategias comerciales de su departamento, que permita satisfacer de forma efectiva sus necesidades y alcanzar los objetivos comerciales de la Empresa de acuerdo con las directrices de la Gerencia de Diseño de Mercadeo.
Aplicar el modelo definido por la Gerencia de Diseño de Mercadeo relacionado con las necesidades del cliente, suministro de información y afiliación efectiva.
Ejecutar las actividades que incentiven a los clientes a seguir afiliados y a preferir los servicios de la Empresa.
Realizar las campañas de divulgación diseñadas por la Gerencia de Ejecución de Mercadeo orientadas al cliente externo sobre los beneficios que ofrece la administradora del régimen de prima media con prestación definida resaltando la diferenciación existente con el régimen de ahorro individual.
Realizar los programas de capacitación programados por la Vicepresidencia Comercial o la Vicepresidencia de Talento Humano dirigidos a la fuerza de ventas de la Gerencia Departamental, referente a los servicios ofrecidos para ser trasmitidos de manera clara y completa a los clientes internos y externos.
Efectuar la programación y visitas a los clientes potenciales a través de la fuerza de ventas, evaluando el nivel de cumplimiento.
Ejecutar el proceso de afiliación definido por la Gerencia de Ejecución de Mercadeo para que se realice de manera expedita, sencilla y accesible.
Verificar el acompañamiento de la fuerza de ventas de la Gerencia Departamental a los clientes potenciales.
Diligenciar los formatos estándares de medición de satisfacción y lealtad del cliente diseñados por la Gerencia de Ejecución de Mercadeo.
Aplicar metodología de Recepción y Correspondencia para prestar un asesoramiento adecuado a las necesidades del cliente, así como clasificar, organizar y direccionar la correspondencia de la Gerencia Departamental.
Aplicar los formatos de encuestas personalizadas al cliente, para evaluar satisfacción con la atención recibida y con los servicios prestados por la Empresa.
Establecer los mecanismos de comunicación con el cliente externo para comunicarle la respuesta y despejar su inquietud.
Ejecutar en la Gerencia Departamental los procedimientos de radicación, clasificación y direccionamiento de solicitudes y requerimientos de los usuarios, de acuerdo con las directrices que señale la Vicepresidencia de Servicio al Cliente.
Coordinar y controlar la recepción oportuna de los soportes del recaudo para ser remitidos a la Gerencia de Recaudo.
Adelantar la recepción, registro y actualización permanente de información de semanas cotizadas, ingreso base de cotización, datos generales y novedades de los afiliados y beneficiarios.
Organizar y administrar técnicamente el archivo de las historias laborales y pensionales de la Gerencia Departamental, de conformidad con las tablas de retención documental definidas en Colpensiones.
Organizar y controlar la digitalización de los documentos de la historia laboral y pensional.
Expedir copias de los documentos conservados en el archivo de historia laboral y pensional de acuerdo con la ley y los reglamentos.
Verificar el cumplimiento de requisitos para el reconocimiento de los beneficios y prestaciones económicas y de las sustituciones a que haya lugar y remitir a la Gerencia de Determinación.
Determinar y calificar la pérdida de capacidad laboral o solicitar que lo haga un tercero, para el trámite y reconocimiento de la pensión de invalidez de acuerdo con las normas legales.
Realizar y controlar el proceso de notificación de los actos administrativos.
Elaborar el proyecto de presupuesto de ingresos, gastos e inversión de la Gerencia Departamental y remitirlo a la Gerencia Económica para su consolidación.
Controlar y evaluar la ejecución del presupuesto de la Gerencia Departamental.
Remitir a la Gerencia Económica las solicitudes de modificaciones presupuestales.
Elaborar y presentar los informes presupuestales y de tesorería que sean solicitados por las autoridades de control y las diferente áreas.
Realizar la clasificación y registro de los hechos económicos de acuerdo con el Plan Unico de Cuentas de la Contabilidad Pública y las instrucciones de la Gerencia Económica.
Remitir a la Gerencia Económica los documentos soporte de las operaciones económicas realizadas por la Gerencia Departamental.
Efectuar y actualizar la identificación, clasificación y codificación de los bienes muebles e inmuebles y remitirlas a la Gerencia de Administración de Bienes e Insumos.
Cumplir con los procedimientos para dar de baja los activos.
Participar en la elaboración y ejecución del Plan de Compras de la Gerencia Departamental.
Planificar y coordinar los servicios generales de apoyo y logística necesarios para el buen funcionamiento de la Gerencia Departamental.
Organizar y controlar la digitalización de los documentos de la Gerencia Departamental.
Colaborar con la Vicepresidencia Administrativa y con la Vicepresidencia de Gestión de Historia Laboral y Pensional en la elaboración del inventario y las tablas de retención documental.
Cumplir con las políticas definidas por la empresa en relación con la administración técnica del archivo documental y su conservación.
Cumplir con las instrucciones de la Vicepresidencia de Talento Humano de promoción, recuperación y mejora de la salud física mental y social de los trabajadores para protegerlos de los riesgos de su ocupación y ubicar un ambiente de trabajo de acuerdo con sus condiciones fisiológicas y psicológicas.
Cumplir las actividades de prevención de accidentes y enfermedades de origen profesional tendientes a mejorar las condiciones de trabajo, salud y calidad de vida de los servidores.
Reportar las novedades de los servidores públicos de la Gerencia Departamental.
Colaborar con la Vicepresidencia de Talento Humano en el diagnóstico de necesidades que fundamenten planes, proyectos y programas, así como de mecanismos de evaluación y seguimiento de los mismos.
Colaborar con la Vicepresidencia de Talento Humano en la elaboración de un estudio, que permita mantener elevados niveles de productividad y responder a la satisfacción de necesidades de los clientes internos y externos.
Dar cumplimiento a las directrices impartidas por la Presidencia de la Empresa relacionadas con el control y evaluación.
Presentar los informes propios de su gestión y los que le sean solicitados por la Presidencia o por los organismos externos.
Las demás inherentes y las que le sean delegadas o asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.