Actualización de la información y renovación del registro. Cuando se presente una modificación en los datos que obren en el Registro Único de Proponentes, el interesado deberá comunicarla a la Cámara de Comercio respectiva mediante el diligenciamiento completo de los numerales a modificar del formulario correspondiente, acompañado de los documentos pertinentes que acrediten las modificaciones. Las Cámaras de Comercio deberán verificar documentalmente tal información con el fin de que conste en los certificados que expidan y remplace la información anterior. La inscripción en el registro estará vigente por el término de un año, contado siempre a partir de la fecha del acto de su inscripción como proponente, y se renovará anualmente dentro del mes anterior al vencimiento de cada año de vigencia de la misma. Para el efecto se utilizará el formulario correspondiente, al cual deberán anexarse los mismos documentos exigidos para la inscripción, salvo aquellos que se hubiesen aportado anteriormente y que no pierdan su vigencia. Si el interesado no solicita con los requisitos establecidos en la ley y el presente decreto, la renovación del Registro Único de Proponentes dentro del término establecido, cesarán sus efectos hasta tanto vuelva a inscribirse. La cesación de efectos no tiene carácter sancionatorio y en consecuencia la existencia de periodos continuos de permanencia en el registro no podrá ser exigida como requisito para celebrar contratos. Sin embargo, si han cesado los efectos del Registro, el proponente podrá solicitar en cualquier tiempo nuevamente su inscripción, presentando todos los soportes documentales que acrediten la información del respectivo formulario, la cual estará sujeta a nueva verificación documental por parte de las Cámaras de Comercio, de acuerdo con lo establecido en el presente decreto.
Los datos y documentos que se hayan aportado en trámites anteriores que no hayan perdido vigencia, seguirán sirviendo de soporte para efectos de la actualización y renovación. Los datos que por ley deban haberse informado al Registro Mercantil o al Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro y que no requieran de soporte documental en el Registro Único de Proponentes, incluidos los de dirección comercial y notificación judicial, se actualizarán en este registro automáticamente, sin necesidad de actuación alguna por parte del proponente. Para la inscripción, renovación o actualización de la información financiera en el Registro Único de Proponentes, en todos los casos deberá presentarse el respectivo soporte y la fecha de corte deberá corresponder siempre al cierre fiscal del año inmediatamente anterior salvo lo estipulado en el artículo 6.2.1.5 del presente decreto. En todo caso la información financiera reportada por el proponente deberá ser coherente con la información que reposa en el Registro Mercantil.
El proponente inscrito en el Registro Único de Proponentes que cambie de domicilio principal, y quiera mantener su registro, deberá radicar en la Cámara de Comercio de su nuevo domicilio, el respectivo formulario de actualización (se diligencian por lo menos los datos básicos y el campo del domicilio, incluyendo todos los datos de la nueva ubicación), señalando la Cámara en la que se encontraba inscrito, a fin de que esta traslade, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la solicitud, la documentación e información respectiva a la cámara del nuevo domicilio. Recibida esta información, la Cámara del nuevo domicilio hará la actualización por traslado del domicilio y mantendrá la información inscrita en la primera Cámara, conservándose la firmeza del registro trasladado. Si el proponente actualiza información adicional que requiera soporte y que deba ser verificada por la nueva Cámara de Comercio, deberá adjuntar los soportes con las formalidades establecidas en el presente decreto y sobre esta información la Cámara hará la respectiva verificación.
Cuando las entidades del Estado reporten la información de contratos, multas o sanciones impuestas a los proponentes, las Cámaras de Comercio actualizarán la información correspondiente, sin necesidad de actuación alguna por parte del proponente.