º . Funciones de la Coordinación Administrativa. La Coordinación Administrativa, que dependerá de la Dirección Ejecutiva, tendrá a su cargo las actividades que aseguren el funcionamiento pleno de los servicios propios de la Comisión. Para el efecto cumplirá las siguientes funciones
Asesorar al Director Ejecutivo en la formulación de políticas, normas y procedimientos para la administración de recursos humanos, físicos, económicos y financieros de la entidad.
Coordinar, programar y realizar las actividades de administración de personal y relaciones laborales del personal, de acuerdo con las políticas de la entidad y las normas legales vigentes establecidas sobre la materia.
Coordinar la realización de estudios sobre planta de personal, y adelantar los estudios necesarios para la actualización del Manual Específico de Funciones y Requisitos.
Dirigir la elaboración de manuales de procedimiento, en coordinación con las diferentes dependencias de la entidad con el fin de racionalizar la gestión y los recursos de la institución.
Dirigir y controlar los procesos administrativos y financieros de la institución en todos los niveles.
Proponer y ejecutar las políticas, planes, programas y demás acciones relacionadas con la gestión financiera y presupuestal de la institución.
Elaborar el anteproyecto de presupuesto de funcionamiento y de inversión y el programa anual de caja.
Dirigir la elaboración del plan financiero de fuentes y utilización de recursos de la entidad, efectuar su seguimiento y proponer los correctivos necesarios.
Tramitar la adquisición de los bienes y servicios que la Comisión requiera, conforme a las autorizaciones que imparta la Dirección Ejecutiva.
Proponer al Director Ejecutivo los cambios que se consideren pertinentes para mejorar la gestión presupuestal y financiera de la entidad.
Coordinar y controlar la adecuada prestación de los servicios generales para el correcto funcionamiento de la Comisión de Regulación de Energía y Gas.
Controlar los inventarios de elementos devolutivos y de consumo y coordinar la elaboración del programa anual de compras.
Velar por la debida aplicación del Sistema de Desarrollo Administrativo, relacionado con las políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y el manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de la Comisión de Regulación de Energía y Gas orientados a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con las normas legales vigentes.
Coordinar el adecuado manejo del archivo general de la Comisión acorde con la normatividad que rige la materia.
Velar por el buen manejo y seguridad de la información sistematizada en la Comisión de Regulación de Energía y Gas, y promover el desarrollo e implementación de programas sistematizados.
Asesorar y apoyar a las diferentes dependencias en técnicas y metodologías para el desarrollo de sistemas computarizados y procesos organizacionales.
Velar por el cumplimiento del contrato de Fiducia por medio de la cual se administran los recursos de la Comisión, y proponer las medidas que permitan asegurar dicho cumplimiento.
Expedir los respectivos certificados de disponibilidad presupuestal y efectuar los registros presupuestales correspondientes.
Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.