Requisitos de la fase documental. Los requisitos que deben acreditarse por la Organización en la fase documental son los siguientes:
Solicitud escrita en la que manifieste entre otros, interés de iniciar el trámite de acreditación e interés y voluntariedad de participar mediante el desarrollo de actividades de desminado humanitario en el territorio nacional en el marco del Proyecto Piloto, donde especifique el nombre e identificación del representante legal de la Organización o del apoderado designado para representarla, así como la dirección en donde recibirán correspondencia.
Fotocopia del documento de identificación del representante legal de la Organización o de su apoderado en Colombia.
Documento que acredite la facultad expresa del representante legal, o del apoderado en Colombia, para actuar en nombre y representación de la Organización.
Si el representante legal o apoderado tiene restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, deberá adjuntarse el documento de autorización expresa del órgano competente.
Certificación en donde conste que el objeto social de la Organización, permite realizar actividades humanitarias o de desminado humanitario para las cuales solicitan ser Acreditados. En tal documento deberá constar la duración de la organización, y el compromiso de mantenerla vigente durante su intervención en el proyecto piloto.
Manifestación en la carta de solicitud de que trata el numeral 1º suscrita por el representante legal en la cual acepta que el Comando General de las Fuerzas Militares haga un Estudio de Seguridad a la Organización y a su personal. Esta carta debe venir acompañada de un acta en que se demuestra que todo el personal de la Organización ha sido informado y acepta esta condición.
Manifestación en la carta de solicitud de que trata el numeral 1 suscrita por el representante legal en la cual certifica la adhesión y respeto de la Organización a los principios humanitarios consignados en la Resolución 46/182 de la Asamblea General de las Naciones Unidas, según la cual, la asistencia humanitaria deberá proporcionarse de conformidad con los principios de humanidad, imparcialidad y neutralidad.
Manifestación en la carta de solicitud de que trata el numeral 1º en donde la Organización se compromete a no contratar a menores de edad, en cumplimiento de los pactos, convenios y convenciones internacionales ratificados por Colombia, según lo establece la Constitución Política de 1991 y demás normas vigentes sobre la materia, en particular aquellas que consagran los derechos de los niños.
Carta suscrita por el representante legal donde manifiesta bajo la gravedad de juramento, que se entiende prestado con la presentación de la solicitud de Acreditación, que los recursos de la persona jurídica o personas jurídicas de la Organización y que componen su patrimonio o serán asignados para la realización de las actividades de desminado humanitario no provienen de lavado de activos, financiación del terrorismo, narcotráfico, captación ilegal de dineros y en general de cualquier actividad ilícita; de igual manera manifestación que los recursos recibidos en desarrollo de las actividades de desminado humanitario, no serán destinados a ninguna de las actividades antes descritas.
Para efectos de lo anterior, el representante legal autoriza expresamente a la Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonal (DAICMA), para que consulte los listados, sistemas de información y bases de datos correspondientes y, de encontrar algún reporte, el DAICMA procederá a adelantar las acciones legales, de haber lugar a ellas. La Organización se obliga a realizar todas las actividades encaminadas a asegurar que todos sus socios, administradores, clientes, proveedores, empleados, etc., y los recursos de estos, no se encuentren relacionados o provengan, de actividades ilícitas, particularmente, de las anteriormente enunciadas.
Carta suscrita por el representante legal o el revisor fiscal, según sea el caso, en la cual certifique que las personas jurídicas que conforman la Organización se encuentran a Paz y Salvo por conceptos de pago de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, de todo el personal que se encuentra laborando dentro de la misma para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 1150 de 2007.
En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas deberá manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al día en el cumplimiento del mismo. En este evento, se deberá anexar certificación expedida por la entidad con la cual existe el acuerdo de pago.
Estructura de la Organización en Colombia (Organigrama detallado de la Organización), en el cual se identifique con nombres propios su grupo gerencial y administrativo.
Hojas de vida con certificaciones del personal de la Organización presentado en el numeral anterior, dónde se especifique su experiencia en actividades de desminado humanitario y la función o las funciones que desarrollarían en el marco del proyecto piloto.
Contrato laboral con que está vinculado el personal presentado por la Organización. El objeto del contrato laboral deberá demostrar que las personas que participarán en el desminado humanitario han consentido a hacerlo de manera libre e informada.
Corresponderá a la Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonal (DAICMA) verificar el cumplimiento de los requisitos señalados en el presente artículo y emitir la certificación correspondiente a la Fase Documental del proceso de acreditación de que trata la presente Sección.
La Organización deberá radicar la documentación anterior, impresa y numerada en original y dos (2) copias, en la oficina de correspondencia del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, Calle 7 N° 6-54 de la ciudad de Bogotá, dirigida a la Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonal (DAICMA) tanto el original como las copias deberán ir acompañadas de un disco compacto (CD) con toda la información relacionada, debidamente organizada, en formato digital.
(Decreto 1019 de 2015, artículo 5°)