°. Oficina de Aseguramiento a la Calidad . Son funciones de la Oficina de Aseguramiento a la Calidad las siguientes
Coordinar la implementación de los procesos de aseguramiento de la calidad y la certificación de productos y servicios.
Hacer periódicamente un diagnóstico de la prestación de los servicios del Instituto y consolidar su información.
Realizar de conformidad con los resultados obtenidos en el diagnóstico a la Entidad, las propuestas tendientes a mejorar la calidad de los servicios, el cumplimiento de las funciones, la efectividad de los resultados, optimizar el uso de los recursos, modernizar y tecnificar la Entidad.
Realizar auditorías selectivas de Gestión de Calidad a los prestadores de servicios del Instituto; adoptar medidas de control y proponer correctivos inmediatos cuando sean necesarios.
Coordinar con los responsables de los procesos la implementación de acciones correctivas y preventivas, las cuales se derivan de los resultados de las auditorías de Gestión de Calidad.
Actualizar permanentemente los procedimientos y especificaciones de instrumentos para medir y realizar control de calidad bajo los estándares y condiciones técnicas definidas para las Unidades de Servicio.
Realizar seguimiento permanente al cumplimiento de los procesos establecidos para la ejecución de los programas y proyectos a nivel nacional y regional, identificando el cumplimiento de indicadores de proceso y demás aspectos del plan de trabajo y cronograma.
Evaluar el seguimiento técnico y administrativo a todos los contratos correspondientes a adquisición de bienes y servicios, así como proponer correctivos para su manejo y perfeccionamiento que por su competencia son responsabilidad del Área.
Supervisar los contratos para la compra de bienes y prestación de servicios hasta su liquidación.
Hacer seguimiento a la ejecución de los compromisos contractuales asumidos para suministrar a los diferentes programas de la Entidad alimentos de alto valor nutricional.
Coordinar la práctica de pruebas de verificación de calidad a los productos que en desarrollo de sus funciones se produzcan o compren, garantizando el debido aseguramiento de su calidad.
Definir las condiciones para emitir la conformidad en las entregas totales o parciales de los bienes o servicios adquiridos de acuerdo con las especificaciones del contrato.
Identificar posibles desviaciones frente a las especificaciones de los contratos y reportar las inconformidades a la Dirección de Logística y Abastecimiento.
Informar a los proveedores sobre las inconformidades y solicitarles planes de mejoramiento para solventarlas.
Comprobar que se lleven a cabo las medidas preventivas o correctivas necesarias.
Avalar la calidad de los productos adquiridos o servicios contratados.
Verificar la vigencia de las garantías que amparan el cumplimiento total de los contratos y proyectar el Acto mediante el cual se hacen efectivas en caso de incumplimiento.
Preparar los documentos y soportes para adelantar la liquidación de los contratos acreditando el cumplimiento de los requisitos y obligaciones de las partes.
Emitir conceptos sobre el nivel general de satisfacción para la Dirección de Logística y Abastecimiento Estratégico, una vez liquidados los contratos.
Emitir los lineamientos, directrices y conceptos para la expedición, revisión y revocatoria de los actos de otorgamiento, suspensión y cancelación de licencias de funcionamiento a establecimientos públicos o privados que adelanten programas para la niñez y la familia.
Adelantar el trámite para la expedición, revisión y revocatoria de los actos de otorgamiento, suspensión y cancelación de personerías y licencias de funcionamiento a establecimientos públicos o privados que adelanten programas para la niñez y la familia que no hayan sido delegados a las Direcciones Regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
Coordinar el seguimiento a las acciones de inspección y vigilancia, y realizar las visitas pertinentes que le competan al Instituto de acuerdo con la normatividad vigente.
Coordinar con la Subdirección de Evaluación la inclusión de los indicadores más adecuados para medir la gestión del Área.
Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
Elaborar la programación de metas sociales y financieras de la dependencia de acuerdo a las orientaciones impartidas por la Subdirección de Programación.
Elaborar el Plan de Compras e identificar las necesidades de contratación del Área.
Participar en todas las instancias del proceso de compras y contratación en las que sea requerida el Área por la Dirección de Logística y Abastecimiento Estratégico.
Las demás que le sean asignadas.