Dirección Administrativa . Son funciones de la Dirección Administrativa
Diseñar, controlar y garantizar la ejecución de planes, programas y procedimientos para la adquisición, contratación, almacenamiento, suministro, registro, control y seguro de bienes y servicios de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Atender la gestión administrativa del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en aspectos como gestión de inventarios, compras, manejo de activos físicos, almacén, celaduría, entre otros.
Programar y hacer cumplir las labores encaminadas a seleccionar y suministrar los elementos de consumo y devolutivos necesarios para el adecuado funcionamiento de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Dirigir y organizar las funciones correspondientes al almacén.
Administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Manejar y llevar el control de los inventarios y de los seguros de los bienes de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Realizar el estudio de las necesidades institucionales de elementos de consumo y de equipos para las distintas dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil y elaborar el programa anual de compras bajo la orientación del Gerente Nacional de Gestión Administrativa y Financiera.
Proveer oportunamente a las distintas dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil, tanto en el ámbito nacional como departamental, los equipos y los demás elementos de consumo indispensables para su adecuado funcionamiento.
Efectuar los estudios y trámites necesarios que permitan descargar periódicamente de los inventarios los elementos innecesarios.
Coordinar la administración, mantenimiento y vigilancia de las instalaciones de los edificios sedes de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Velar por la inclusión de las partidas presupuestarias para garantizar el adecuado, oportuno y óptimo mantenimiento de los equipos de los que disponga la Registraduría Nacional.
Coordinar la organización y prestación de los servicios de conmutador, vigilancia, electricidad, aseo y de los demás concernientes al mantenimiento, conservación y seguridad de los edificios sedes de la administración de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Garantizar la adecuada administración del registro de proveedores de la entidad de acuerdo con las disposiciones vigentes.
Actualizar el sistema de archivo de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Organizar el sistema de correspondencia, en coordinación con la Secretaría Privada, para lo que tiene que ver con la correspondencia dirigida al Registrador Nacional del Estado Civil.
Expedir y autenticar las copias de documentos que reposen en el archivo de la Registraduría Nacional del Estado Civil cuando éstos hayan cumplido su trámite definitivo o cuando cesen de hacer parte de procesos surtidos por las dependencias competentes para ello y en todo caso con sujeción al reglamento que para el efecto se adopte.
Remitir oportunamente los actos administrativos de contenido general a las diferentes dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil y solicitar su publicación en el Diario Oficial .
Ejercer todas las funciones de naturaleza administrativa en el manejo, organización y gestión de los recursos físicos, materiales, de contratación, de archivo y correspondencia, almacén e inventarios, respecto de las labores que deban cumplir los fondos de que trata el presente decreto a los cuales no se les asigne planta de personal propia.