PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) I. Carátula Descripción de los datos generales de la entidad, incorporando los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad, para el control de los documentos. a) Nombre de la Entidad. b) Fecha de Aprobación. c) Fecha de Vigencia. d) Instancia de aprobación. e) Denominación de la autoridad archivística institucional (dependencia). f) Versión del documento. g) Responsables de su elaboración. II. Cuerpo o Contenido Enmarca las estrategias para la adopción de políticas, procedimientos y prácticas, en el diseño y en la ejecución del programa, de manera que cumpla las expectativas de la organización y sean conformes con la legislación colombiana y los entornos propios de la entidad
Aspectos Generales Requiere que las entidades realicen una revisión interna general con la finalidad de conocer qué hace la entidad y cómo lo hace, y establece un modelo conceptual que sirva de base, señalando la relación que media entre los documentos y las actividades de la entidad
Introducción.
Alcance (de acuerdo con el Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual).
Público al cual está dirigido.
Requerimientos para el desarrollo del PGD. 1. Normativos.
Económicos.
Administrativos.
Tecnológicos. 2. Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental Se refieren a orientaciones de carácter administrativo, tecnológico, económico, corporativo o normativo, que las entidades deben formular para lograr que los procesos de la gestión documental se desarrollen acorde con los 15 principios del proceso de gestión documental de este decreto
Planeación.
Producción.
Gestión y trámite.
Organización.
Transferencia.
Disposición de documentos.
Preservación a largo plazo.
Valoración. 3. Fases de Implementación del PGD Las fases de implementar el PGD deben estar incluidas en el Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual, con las siguientes orientaciones: a) Debe estar alineado con los objetivos estratégicos. b) Establecer las metas de corto, mediano y largo plazo. c) Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos. d) Articulación con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo, con la normatividad de cada sector (salud, educación, etc.). 4. Programas específicos Permitirán lograr las metas y objetivos haciendo la distribución correspondiente a cada programa, asegurar que la entidad cuente con la documentación necesaria, se busca evidenciar su actuación, permitiendo cumplir con la política de Desarrollo Administrativo de Eficiencia Administrativa considerando la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los trámites, los procesos, procedimientos y mejorando los sistemas de organización y recuperación, garantizando a su vez la disponibilidad y acceso de los documentos a largo plazo. a) Programa de normalización de formas y formularios electrónicos. b) Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia). c) Programa de gestión de documentos electrónicos. d) Programa de archivos descentralizados (incluye tercerización de la custodia o la administración). e) Programa de reprografía (incluye los sistemas de fotocopiado, impresión, digitalización y microfilmación). f) Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales, orales, de comunidades indígenas o afrodescendientes, etc.). g) Plan Institucional de Capacitación. h) Programa de auditoría y control.
Armonización con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)
Armonización con el Sistema de Gestión de la Calidad -NTCGP1000 III. Anexos
Diagnóstico de gestión documental.
Cronograma de implementación del PGD.
Mapa de procesos de la entidad.
Presupuesto anual para la implementación del PGD.