La habilitación es el procedimiento que se desarrolla en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el mismo requiere ser realizado previo a la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta, indicada en los calendarios de implementación establecidos en el TÍTULO VI de esta resolución, cumpliendo con las siguientes características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos:
Inscribirse en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, ingresando los datos de información como facturador electrónico y el correo de recepción de documentos electrónicos.
Señalar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta informando para ello si el software de facturación electrónica de venta, corresponde a:
Un desarrollo informático propio o desarrollo informático adquirido.
Al servicio gratuito de factura electrónica de venta, dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Al suministrado a través de un proveedor tecnológico.
Registrar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, la información del o los softwares de que trata el numeral anterior, cumpliendo con el siguiente procedimiento:
Indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante, nombre (s) y código (s) de identificación del software (s).
Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el o los softwares, las facturas electrónicas de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos, cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y expedición, y demás especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
Confirmar el resultado de las pruebas de que trata el literal anterior; en caso de que las mismas sean superadas en forma satisfactoria, el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, actualizará el estado de “registrado” a “habilitado”; en caso contrario se deberá continuar con las pruebas hasta obtener el estado de “habilitado”.
Solicitar la autorización de numeración de factura en el servicio informático electrónico de numeración, para las facturas electrónicas de venta y la autorización de la numeración de la factura de venta de talonario o de papel, conforme lo indicado en el TÍTULO VIII de esta resolución.
Una vez obtenida la autorización de numeración de que trata el inciso anterior, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), generará de manera electrónica la “clave técnica” para su consumo por parte del facturador electrónico en el o los medios de operación que haya seleccionado, conforme lo indicado en el numeral 2 de este artículo.
Indicar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, la fecha en la cual iniciará con la obligación de expedir factura electrónica de venta, la cual no podrá exceder la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta, conforme lo establecen los calendarios de implementación de que trata el TÍTULO VI de esta resolución. Una vez seleccionada la fecha descrita, esta no podrá ser modificada.
Tratándose del software a través de un proveedor tecnológico, conforme lo establecido en el literal c) del numeral 2 del presente artículo y sin perjuicio de dar cumplimiento a lo indicado en los numerales 1 al 3 de este artículo, indicar y desarrollar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, los siguientes procedimientos y conceptos:
Verificar que el proveedor tecnológico se encuentre previamente habilitado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Seleccionar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los proveedores tecnológicos que le prestarán los servicios inherentes a la expedición de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos, que se derivan de la factura electrónica de venta y demás servicios de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 51 de esta resolución.
Asociar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los softwares a través de los cuales, el o los proveedores tecnológicos prestarán los servicios inherentes a la facturación electrónica de venta.
Cuando el facturador electrónico utilice, numeración y/o numeración y prefijos de los rangos de numeración en su facturación, deberá informarlos para consumo de sus proveedores tecnológicos o desarrollos informáticos propios o adquiridos o en la solución gratuita dispuesta por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta. En caso de no utilizar prefijos, así deberá indicarlo.
Una vez cumplido lo establecido en los numerales anteriores según corresponda, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), actualizará la responsabilidad “Facturador electrónico - Código de la responsabilidad No. 52” en la fecha seleccionada en el literal e) del numeral 3 del presente artículo, en el Registro Único Tributario (RUT); lo anterior sin perjuicio de la actualización de oficio del citado registro.
Los softwares de que tratan los medios indicados en el numeral 2 del presente artículo, deben incluir las funcionalidades que permitan el cumplimiento de la obligación formal de expedir factura electrónica de venta, la interacción y la interoperabilidad de la citada factura; así como la elaboración de las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y demás servicios, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 51 de esta resolución cuando fuere del caso, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
SECCIÓN 2.
GENERACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA, LAS NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO E INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.