Artículo 1.7.3.2

Especificaciones técnicas para el reporte de información. - Envío de información. El envío de la información de las veedurías y redes de veedurías inscritas en las personerías municipales o distritales o autoridades indígenas se deberá llevar a cabo a través del aplicativo que para estos efectos disponga Confecámaras como operador del RUES. - Aspectos para el reporte de información.  Nombre de la veeduría o red de veedurías: Cada personería o autoridad Indígena que reporte información deberá informar el nombre de la veeduría o red de veedurías.  Datos obligatorios de la veeduría. Cada personería o autoridad indígena que reporte información deberá garantizar el envío de los siguientes datos mínimos obligatorios:  Nombre de la veeduría o red de veedurías.  Número de inscripción.  Nombre e identificación de los miembros que conforman la veeduría o la red de veedurías.  Domicilio.  Nivel territorial.  Término de vigencia o de duración (formato AAAAMMDD).  Objeto de la vigilancia.  Estructura del reporte de las veedurías o red de veedurías. Hace referencia a la forma como se organiza la información para el correspondiente reporte, a través del 65/141 INSTRUCCIONES A LAS CÁMARAS DE COMERCIO diligenciamiento en un formato virtual de captura de datos que debe estar habilitado en la página web del RUES. La adopción de este proceso le permite a las personerías municipales o distritales y a las autoridades indígenas capturar y enviar la información de las veedurías o de la red de veedurías.  Medio utilizado para el envío de la información. La remisión de la información de las veedurías y redes de veedurías al RUES se realizará a través de medios virtuales. Para el efecto, Confecámaras como operador del RUES, deberá habilitar el acceso a la página web del RUES, a la cual se podrán conectar las autoridades indígenas y las personerías municipales y distritales para diligenciar y enviar el reporte correspondiente. Para tal fin, estas entidades podrán acceder a las conexiones y navegadores web de mayor uso en el país.  Seguridad. Confecámaras como operador del RUES, estará en la obligación de fijar mecanismos de seguridad para la recepción de la información, teniendo en cuenta los avances tecnológicos existentes que hay para ello. Se podrán utilizar algoritmos para encriptar la información, protocolos para transferencia segura de datos utilizando contraseñas seguras, certificados de firmas digitales y firmas electrónicas, esta última según lo establecido por el Decreto 2364 del 2012 o cualquier otro método que a juicio de dicha entidad sea tan confiable como apropiado para estos efectos. Para la implementación de los procedimientos descritos en este numeral, no podrá cobrarse valor alguno. - Proceso de autorización de las autoridades indígenas y las personerías municipales y distritales en el aplicativo web. Las autoridades indígenas y personerías enviarán por medios virtuales a Confecámaras como operador del RUES, la “Solicitud de uso de medios electrónicos para el reporte de la información de Veedurías y Redes de Veedurías”, la cual deberá ser firmada por el personero o por el representante de la autoridad indígena, adjuntando a esta solicitud los documentos que acrediten tal condición e indicando la (s) personas (s) autorizadas para realizar el reporte. En estos casos no se requerirá firma digital. Confecámaras como operador del RUES, una vez verifique la información del anexo y sus documentos adjuntos, incluirá en el RUES los datos del anexo y enviará la respuesta a la dirección de correo electrónico allí relacionada, indicando el nombre de usuario y la clave o contraseña asignada y las instrucciones para el reporte de la información. Esta respuesta deberá ser enviada máximo tres (3) días hábiles después de haber recibido la solicitud. - Revocación de los permisos. Cuando a la persona autorizada le sean revocados los permisos para el envío del reporte, sea por retiro, por cambio de funciones o por cualquier otro motivo que implique la eliminación de esta responsabilidad, el personero o responsable de la autoridad indígena deberá allegar a Confecámaras como operador del RUES, por medios virtuales, una comunicación en la cual le indique que el permiso de acceso al RUES para el reporte de información de veedurías ha sido revocado. Si las funciones de reporte son asignadas o trasladadas a otra persona(s) diferente(s) de la(s) autorizada(s) inicialmente, deberá seguirse el procedimiento establecido en esta Circular en el punto “Proceso de autorización de las autoridades indígenas y las personerías municipales y distritales en el aplicativo web”. 66/141 INSTRUCCIONES A LAS CÁMARAS DE COMERCIO - Constancia de la información recibida. Como constancia de la remisión de la información relacionada con las veedurías y redes de veedurías por parte de las autoridades indígenas y personerías, Confecámaras como operador del RUES, a través del Registro Único Empresarial y Social (RUES), enviará la constancia de recibo de la misma, al correo electrónico informado en la “Solicitud de uso de medios electrónicos para el reporte de la información de veedurías y redes de veedurías” a la persona designada de reportar esta información. De todas formas, el mecanismo implementado por Confecámaras como operador del RUES, a través del RUES para el reporte de las veedurías, deberá permitir a la persona designada, realizar la consulta histórica de todos los reportes realizados previamente. - Formato utilizado para el envío de la información. Para el envío de la información de las veedurías y redes de veedurías, se establecerá el proceso de captura de datos a través de internet. El formato estará compuesto por dos (2) elementos: Encabezado e información de veedurías y redes de veedurías. - Reporte. Una vez el interesado ingresa con su usuario y contraseña y este sea autorizado, podrá visualizar las veedurías y redes de veedurías que han sido anteriormente reportadas (si las hay) y que se encuentren vigentes. Al frente de cada veeduría y red de veedurías el usuario podrá editar o eliminar información. También, este contendrá la opción de ingresar información de una nueva veeduría o red de veedurías. El formulario de registro de las veedurías y red de veedurías presentará los siguientes datos:  Número de inscripción de la veeduría o red de veedurías.  NIT (*).  Nombre de la veeduría o red de veeduría.  Objeto de la vigilancia.  Dirección y municipio de la veeduría o de la red de veedurías.  Nivel territorial.  Teléfono fijo y/o celular de la veeduría o red de veedurías.  Fax (*).  Correo electrónico de la veeduría o red de veedurías.  Fecha de constitución o de creación de la veeduría o red de veedurías (formato AAAMMDD).  Fecha de vigencia o duración (formato AAAMMDD).  Nombre(s), apellido(s) y documento de identificación del(os) representante(s) legal(es) de la veeduría o red de veedurías.  Nombre(s), apellido(s) y documento de identificación de cada uno de los miembros que conforman la veeduría o red de veedurías.  Los datos de la veeduría o red de veedurías se actualizarán a través de reportes de modificación enviados virtualmente por la entidad que las reportó inicialmente. 67/141 INSTRUCCIONES A LAS CÁMARAS DE COMERCIO La información marcada con (*) es opcional. - Manejo de la información recibida por el RUES. La plataforma del RUES deberá tener una base de datos única y centralizada de todas las veedurías y red de veedurías inscritas en las cámaras de comercio y reportadas por las personerías y autoridades indígenas, que sea de fácil acceso para su consulta. La información remitida por las personerías o autoridades indígenas no será verificada por Confecámaras como operador del RUES. Por lo tanto, las controversias respecto de la información enviada por las personerías o autoridades indígenas deberán surtirse ante la personería o autoridad indígena correspondiente y no puede debatirse ante Confecámaras como operador del RUES, ni ante las cámaras de comercio. Confecámaras como operador del RUES deberá almacenar en el RUES la información capturada, sin alteraciones y garantizar su permanencia en el tiempo. Cuando la personería o autoridad indígena determine que se debe corregir o modificar una veeduría o red de veedurías reportada con anterioridad, está obligada a reportar una modificación. Las correcciones o modificaciones que realicen las personerías o autoridades indígenas son responsabilidad directa de las personerías o autoridades indígenas. Para efectos del reporte de veedurías o red de veedurías, Confecámaras como operador del RUES, deberá prestar el servicio dentro del mismo horario de atención al público previsto para el RUES.