Funciones de la Dirección Administrativa y Financiera. Son funciones de la Dirección Administrativa y Financiera, las siguientes
Proponer a la Secretaría General la adopción de políticas, objetivos y estrategias relacionadas con la administración de recursos físicos y financieros de la Entidad.
Participar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la Superintendencia.
Elaborar el Programa Anual de Caja (PAC), de acuerdo con las normas legales vigentes y las políticas establecidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar el PAC mensual.
Distribuir el presupuesto de funcionamiento, coordinar y controlar la elaboración y trámite de las solicitudes de adición, modificación y traslados presupuestales.
Controlar la ejecución del presupuesto, expedir los certificados de disponibilidad presupuestal, realizar los registros presupuestales y efectuar los demás trámites presupuestales que le correspondan para el desarrollo de las funciones de la Entidad.
Dirigir y ejecutar los trámites para presentar a la Dirección General del Presupuesto Público del Ministerio de Hacienda y Crédito Público la constitución de la reserva presupuestal y de las cuentas por pagar en cada vigencia fiscal y los demás trámites a que hubiere lugar.
Llevar la contabilidad general de acuerdo con las normas legales vigentes y elaborar los estados financieros.
Recaudar los ingresos y efectuar los pagos de acuerdo con las obligaciones de la Entidad, de conformidad con las normas y procedimientos vigentes.
Preparar los boletines de Tesorería, los informes y documentos que se requieran para la rendición de cuentas internas y externas.
Elaborar la conciliación mensual de los valores causados y pagados con los registros contables, presupuestales y de tesorería.
Adelantar y llevar los registros de pagos y retenciones y expedir los certificados sobre los mismos.
Responder por el seguimiento a la recuperación de la cartera y elaborar los informes correspondientes.
Coordinar y controlar el manejo de las cuentas bancarias, encargos fiduciarios y cajas menores que se creen en la Entidad y efectuar las operaciones relacionadas con el manejo de los recursos financieros, velando porque se inviertan en condiciones que garanticen liquidez, seguridad y rentabilidad.
Adelantar los registros en el SIIF y velar por su correcta aplicación.
Custodiar y responder por la administración de los valores y dineros de la Entidad.
Responder por la presentación oportuna de las declaraciones sobre información tributaria que solicite la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Elaborar los informes de ejecución presupuestal, financiera y contable requeridos por la Entidad, Contaduría General de la Nación, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y los organismos de control.
Ejecutar y supervisar los procedimientos de adquisición, almacenamiento, custodia, mantenimiento y distribución de los bienes necesarios para el buen funcionamiento de la Entidad.
Desarrollar y administrar los servicios y operaciones administrativas de servicios generales, almacén e inventarios de la Entidad.
Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con los proveedores y la adquisición de bienes y servicios.
Garantizar el aseguramiento y protección de los bienes patrimoniales de la Entidad.
Tramitar el pago de servicios públicos y pago de impuestos de los bienes de propiedad de la Entidad.
Coordinar con la Dirección de Contratación el procedimiento de contratación de seguros, mantener asegurados los bienes inmuebles, muebles, vehículos, maquinaria y equipos de propiedad de la Entidad; tramitar reclamos directos y siniestros ante las aseguradoras.
Prestar los servicios de apoyo logístico a las diferentes áreas y dependencias de la Entidad, como: mantenimiento preventivo y correctivo de equipos, reparaciones locativas, servicio de fotocopiado, administración del parque automotor, servicio del conmutador, vigilancia, aseo y cafetería.
Controlar el manejo de existencias de elementos devolutivos y de consumo, y entregar los pedidos solicitados por las dependencias de acuerdo con las existencias.
Realizar el inventario de bienes inmuebles, muebles y vehículos, y mantenerlo actualizado.
Contabilizar los ingresos y egresos de bienes devolutivos y de consumo.
Elaborar los estudios previos y de mercado necesarios para realizar la contratación requerida.
Tramitar los certificados de disponibilidad presupuestal necesarios para iniciar los procesos de contratación y de pagos requeridos por la Dirección.
Coordinar y supervisar las actividades de contabilidad, tesorería, presupuesto y logística.
Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.