Riesgo administrativo . Hace referencia a las eventuales pérdidas por debilidades en los procesos operativos y administrativos. Las entidades en la definición de esta política deberán considerar al menos los siguientes elementos
Adquisición de títulos desmaterializados y vinculación directa y obligatoria a un depósito centralizado de valores;
Adopción de las medidas necesarias para la realización de las operaciones a través de sistemas transaccionales y, en su defecto, la utilización de mecanismos de subasta, en los términos establecidos en el presente decreto;
Establecimiento de mecanismos idóneos que permitan la adopción y ajustes de las políticas en forma oportuna y ágil, seguimiento eficaz al cumplimiento de las políticas y evaluación de los resultados de la gestión en el manejo de los excedentes;
Adopción de mecanismos que les permitan determinar las necesidades de capacitación de las personas encargadas de la administración o inversión de los excedentes y el desarrollo de programas de capacitación y actualización académica requeridos;
Elaboración de manuales de políticas y procedimientos y difusión de éstos al interior de las entidades, así como de las normas que regulan la actividad de la administración o inversión de los excedentes;
Definición de niveles de atribución y responsabilidad para la administración o inversión de los excedentes;
Utilización, con sujeción a las normas legales, de un sistema de grabación de llamadas telefónicas en las áreas que tengan a su cargo el manejo de los excedentes;
Aplicación rigurosa del control interno en los términos de la Ley 87 de 1993 o de las normas que la modifiquen o sustituyan;
Definición de políticas y procedimientos, de acuerdo con las normas legales, para que las personas encargadas de la administración o inversión de los excedentes expongan ante la dirección de la entidad y los órganos de control interno los conflictos de interés, así como las situaciones de carácter intelectual, moral o económico que les inhiba, ocasional o permanentemente, para cumplir dichas funciones;
Adopción de herramientas adecuadas que permitan, entre otros, la inclusión detallada de las operaciones, su liquidación, valoración, contabilización, control de vencimientos y generación de informes;
Evaluación de la necesidad y conveniencia de contratar pólizas de infidelidad y riesgos financieros.