Políticas sobre conflictos de interés e identificación de transacciones y exposiciones. El establecimiento de crédito, a través de su Junta Directiva o el órgano que haga sus veces, deberá determinar las políticas generales para una adecuada identificación, revelación, administración y control de los conflictos de interés que surgen o pueden surgir en las transacciones que realice con sus vinculados, así como de las exposiciones que asume entre este y sus vinculados. Dichas políticas deberán contener, por lo menos, los siguientes capítulos
Deberes: Las políticas deberán contener como mínimo los siguientes deberes: 1.1. Deber de transparencia: El establecimiento de crédito debe velar y propender por la transparencia y el desarrollo de las transacciones en condiciones de mercado, según el tipo de transacción. 1.2. Deber de abstención o prohibición de actuación: Al momento de verificar la existencia de un conflicto de interés o frente a la duda de la existencia del mismo, la persona incursa debe abstenerse de adelantar el acto o transacción generadora del conflicto, no podrá intervenir en el debate ni influir en la decisión que se adopte, y deberán abstenerse de dar información incompleta. La persona incursa en conflicto de interés podrá participar en el acto o transacción cuando cuente con la autorización a la que haya lugar. 1.3. Deber de información. Al observarse la existencia de un conflicto de interés, la persona incursa deberá ponerlo en conocimiento de la Junta Directiva u órgano que haga sus veces; 1.4. Deber de revelación. En el informe de rendición de cuentas de fin de ejercicio que se presente a la Asamblea General de Accionistas u órgano que haga sus veces se deberá incluir un capítulo especial relativo a las situaciones de conflictos de interés que se hubiesen presentado, informe que incluirá el detalle, características e información relevante de dichas situaciones, junto con las decisiones y acciones tomadas al respecto.
Identificación y cuantificación de las transacciones y exposiciones: El establecimiento de crédito debe implementar sistemas adecuados y controles para identificar, medir, monitorear, administrar y reportar permanentemente las transacciones y exposiciones con sus vinculados, así como mecanismos apropiados para la generación de reportes periódicos y oportunos a la junta directiva u órgano que haga sus veces, los cuales quedarán a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia. En ese sentido, las políticas deberán contener, como mínimo, mecanismos y procedimientos que permitan: 2.1. Identificar y cuantificar las transacciones que el establecimiento de crédito realice con sus vinculados, así como el monto o volumen de las mismas respecto de la base del patrimonio de que trata el numeral 4 del artículo 2.1.2.1.2 del presente decreto. 2.2. El establecimiento de crédito deberá identificar y cuantificar las exposiciones que asuma con sus vinculados, la exposición agregada con todas sus partes vinculadas, así como el monto o volumen de las mismas respecto de la base del patrimonio de que trata el numeral 4 del artículo 2.1.2.1.2 del presente decreto.
Aprobación de transacciones por parte de la Junta Directiva: La Junta Directiva o el órgano que haga sus veces aprobará aquellas transacciones que superen el umbral o aquellas que representen un riesgo material para la entidad, de acuerdo con su política. Dicho umbral de aprobación y los criterios para definir el riesgo material serán aprobados en la política del respectivo establecimiento de crédito y con una justificación técnica elaborada por los órganos de apoyo a la Junta o al órgano que haga sus veces. El umbral será definido sobre la base del patrimonio de que trata el numeral 4 del artículo 2.1.2.1.2 del presente decreto. La justificación técnica del umbral y los criterios para definir el riesgo material para el establecimiento de crédito y sus soportes deberán quedar debidamente documentados y a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia, la cual podrá ordenar una revisión de los mismos.
La Junta Directiva o el órgano que haga sus veces deberá revisar periódicamente dichas políticas con el objetivo que permanezcan adecuadas y apropiadas con el perfil de riesgo, tamaño del balance y la estructura de su grupo de vinculados.