Funciones de la Subdirección General de Gestión Administrativa y Financiera. Son funciones de la Subdirección General de Gestión Administrativa y Financiera
Apoyar a la Dirección en los procesos de planeación, seguimiento y evaluación de la gestión administrativa y financiera del Instituto.
Proponer a la Dirección General políticas, estrategias, planes y programas en materia de planificación, distribución, administración y desarrollo del talento humano, recursos tecnológicos, físicos y de hotelería, financieros, informáticos, de gestión comercial, de servicios generales, y de archivo y correspondencia.
Coordinar las investigaciones de carácter disciplinario que se adelanten contra funcionarios del Instituto y resolverlos en primera instancia.
Ejercer las actividades de gerencia, planeación, organización, coordinación, control, evaluación y supervisión de la gestión administrativa y financiera de la Entidad.
Dirigir, coordinar y controlar la ejecución de los procesos relacionados con la administración y desarrollo del talento humano, recursos tecnológicos, físicos y de hotelería, financieros, informáticos y servicios generales, de gestión documental, y de archivo y correspondencia.
Establecer y desarrollar los mecanismos que garanticen la gestión eficaz de los recursos financieros, físicos y del talento humano con el fin de procurar niveles adecuados en términos de calidad, cantidad, oportunidad, eficiencia y eficacia.
Propiciar la aplicación de indicadores de gestión, estándares de desempeño y mecanismos de evaluación y control a cargo de la dependencia.
Dirigir la elaboración de los proyectos de actos administrativos sobre los asuntos de su competencia.
Ejercer, por delegación del Director General, la ordenación del gasto de conformidad en el marco de las disposiciones legales de la materia.
Asistir a la Dirección General en la coordinación de operaciones y relaciones con el Ministerio de Protección Social y entidades de control administrativo y fiscal, en el área de su competencia.
Elaborar en conjunto con la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, el anteproyecto anual de presupuesto de inversión y funcionamiento de acuerdo con los criterios establecidos y normas vigentes sobre la materia.
Dirigir, coordinar y controlar las actividades de sostenimiento, conservación, preservación y mantenimiento de las instalaciones, equipos y demás elementos físicos y hospitalarios del Instituto.
Dirigir y gestionar las actividades y acciones relacionadas con la administración, motivación y formaci6n del Talento Humano al servicio del Instituto.
Coordinar, dirigir y controlar los procesos y procedimientos relacionados con la gestión comercial, y la contratación que adelante la institución, y suscribir los contratos que por delegación le sean asignados.
Dirigir el proceso contable del Instituto y velar por su sostenibilidad de acuerdo con la normatividad vigente, supervisar la elaboración de los estados financieros de la entidad, y demás informes que deban ser presentados ante la Dirección, la Junta Directiva, la Contaduría General de la Nación y las autoridades competentes que lo requieran.
Dirigir y controlar la ejecución de las políticas institucionales en las áreas de presupuesto, tesorería, contabilidad, facturación y cartera de conformidad con la normatividad legal vigente e implantar los procedimientos y mecanismos que permitan la gestión de los recursos financieros del Instituto.
Evaluar y controlar la ejecución del presupuesto del Instituto de acuerdo con las normas legales vigentes y las políticas del Sistema General de Seguridad Social en Salud y velar por la constitución de reservas de apropiación y cuentas por pagar al liquidar cada ejercicio fiscal.
Dirigir, evaluar y controlar los procesos e informes relacionados con la ejecución presupuestal y el Plan Anual de Caja, de conformidad a los lineamientos que fije el Gobierno Nacional.
Dirigir la elaboración del Plan Anual Mensualizado de Caja del Instituto (PAC) de acuerdo a los lineamientos del Gobierno Nacional y controlar su ejecución estableciendo los procedimientos y mecanismos que permitan la atención de las obligaciones financieras del Instituto.
Orientar la gestión del área de facturación de los servicios prestados por el Instituto Nacional de Cancerología Empresa Social del Estado, velar por el recaudo oportuno de la cartera y establecer los mecanismos que garanticen la custodia de los recursos y títulos valores del Instituto.
Controlar y propender por la aplicación de las normas de carrera administrativa y seguridad social, de conformidad con las normas vigentes y velar por la oportuna y adecuada aplicación del sistema de evaluación y calificación del desempeño; así como dirigir, coordinar y controlar los procesos de análisis, descripción y valoración de los empleos y puestos de trabajo, y velar por la actualización del manual específico de funciones y competencias laborales.
Vigilar la debida aplicación del sistema de remuneración y el régimen prestacional vigente y velar por la elaboración y ejecución de los planes de bienestar social, capacitación e incentivos y programas de inducción y reinducción para el personal al servicio del Instituto y realizar las proyecciones presupuestales relacionadas con su aplicación.
Dirigir y controlar la ejecución de los planes, programas y procedimientos para la adquisición, contratación, almacenamiento, suministro, registro, control, saneamiento y seguridad de los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Instituto.
Presentar a la Dirección para su aprobación, el Plan Anual de Compras y adelantar el proceso de contratación administrativa de adquisición de los bienes y servicios requeridos por el Instituto, con el fin de garantizar la oportuna y debida atención de las demandas en materia de suministros por parte de las unidades misionales de la institución.
Verificar y controlar la adecuada interventoría y supervisión por parte de los responsables, de los contratos suscritos por el Instituto en desarrollo de su misión institucional, en el área de su competencia.
Verificar y controlar la administración de los inventarios y seguros de los bienes muebles e inmuebles del Instituto y velar por el adecuado mantenimiento y la seguridad de las instalaciones de propiedad de la institución.
Dirigir, coordinar y controlar las actividades de sostenimiento, conservación, preservación y mantenimiento de las instalaciones, equipos y demás elementos físicos y hospitalarios del Instituto y propender por la adecuada prestación de los servicios de hotelería y de transporte de pacientes,
Establecer y garantizar el soporte tecnológico requerido para garantizar el funcionamiento y uso de los Sistemas y la Información requerida por la entidad, sin perjuicio de las funciones que corresponden en materia del Sistema de Información Institucional, a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas del Instituto.
Apoyar y garantizar los mecanismos de control que se requieran para garantizar la seguridad del Sistema de Información Institucional y de la información en sus diferentes aplicaciones y prevención de riesgos en sus respectivos componentes.
Proporcionar la información oportuna que le sea requerida y demás solicitudes que sean formuladas al Instituto en el área de su competencia y elaborar los informes y documentos solicitados por los organismos de control, las entidades rectoras del Sistema General de Seguridad Social, en Salud y las demás instancias estatales.
Vigilar la integridad, autenticidad, custodia, veracidad y fidelidad de la información y de los documentos de la entidad, al igual que por su organización y debida conservación física, y velar por la adecuada prestación de los servicios archivísticos del Instituto.
Contribuir al diseño, implementación y desarrollo del Sistema de Desempeño Institucional (Integración de modelos definidos de Control Interno y Sistemas de Gestión de la Calidad), y participar en los procesos tendientes a obtener las certificaciones por parte de los entes evaluadores externos.
Formular, ejecutar y evaluar las acciones de mejoramiento contenidas en los Planes de Mejoramiento definidos para el Instituto.
Participar en la formulación, ejecución y evaluación de los planes que establezca la entidad.
Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.