Dirección Administrativa y Financiera . Son funciones de la Dirección Administrativa y Financiera, las siguientes
Suministrar a la Secretaría General los elementos conceptuales y técnicos para la toma de decisiones en materia de gestión administrativa del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
Suministrar a la Secretaría General los elementos conceptuales y técnicos para la toma de decisiones en materia de gestión financiera del Minsiterio y su Fondo Rotatorio.
Formular, ejecutar y evaluar las políticas, normas y procedimientos para la administración de los recursos físicos, los servicios generales y el sistema de gestión documental del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Formular, ejecutar y controlar las políticas, planes, programas y demás acciones relacionadas con la gestión financiera, presupuestal, contable y de tesorería del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, de conformidad con las disposiciones legales vigentes en estas materias.
Elaborar el plan anual de compras y adquisiciones del Ministerio y su Fondo Rotatorio, de acuerdo con las necesidades estratégicas de la entidad y las directrices y criterios establecidos por el Ministro y la Secretaría General.
Dirigir la administración, mantenimiento y adecuación de los bienes y recursos físicos necesarios para el adecuado funcionamiento de las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores, el Fondo Rotatorio y las Misiones colombianas acreditadas en el exterior.
Administrar, controlar y actualizar el inventario de bienes y recursos físicos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
Dirigir el sistema de gestión documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio de acuerdo con las normas y lineamientos del Archivo General de la Nación.
Preparar y presentar para aprobación de las instancias correspondientes, en conjunto con la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, el anteproyecto de presupuesto de funcionamiento e inversión del Ministerio y su Fondo Rotatorio.
Administrar los recursos financieros pertenecientes al Ministerio y su Fondo Rotatorio atendiendo las directrices y normas en materia fiscal, presupuestal y contable vigentes.
Dirigir las acciones necesarias para el adecuado manejo del Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y establecer criterios técnicos para su seguridad y confidencialidad.
Coordinar y controlar administrativamente los recaudos del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Administrar el portafolio de inversiones del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, de conformidad con la normatividad vigente sobre la materia.
Brindar asistencia técnica a todas las dependencias del Ministerio y a las Misiones colombianas acreditadas en el exterior, respecto de los temas de su competencia, con el propósito de lograr una eficiente gestión financiera.
Elaborar los informes requeridos por los organismos de control, así como coordinar y controlar la rendición de cuentas contables y financieras de las Misiones colombianas acreditadas en el exterior.
Preparar y presentar ante las instancias correspondientes los estados financieros del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio.
Las demás que se le asignen y correspondan a la naturaleza de la dependencia.