°. Subdirección Administrativa y Financiera. Son funciones de la Subdirección Administrativa y Financiera, las siguientes
Asesorar al Director General en la formulación de políticas para el adecuado manejo financiero y administrativo de la Entidad.
Dirigir y coordinar las funciones administrativas y financieras de la Entidad, garantizando una óptima utilización de los recursos.
Velar por el cumplimiento de las normas legales orgánicas de la Institución y las demás disposiciones que regulan los procedimientos y los trámites administrativos y financieros.
Orientar y coordinar los procesos relacionados con la adquisición y suministro de bienes y servicios bajo los lineamientos de la normatividad vigente sobre la materia.
Orientar la administración y el control de los bienes y equipos y en general de los activos de la Defensa Civil Colombiana.
Dirigir y orientar los procesos de selección, inducción, bienestar, capacitación y de salud ocupacional, de acuerdo con las políticas de la Dirección General y con las disposiciones legales vigentes.
Dirigir y orientar los procesos relacionados con la selección, incorporación, dotación y seguro de los voluntarios de acuerdo con las políticas, normas y reglamentos que emita la Dirección General.
Coordinar la prestación de los servicios generales, seguridad, transporte y correspondencia que se requieran para el funcionamiento de la Entidad.
Velar por la debida aplicación del sistema de desarrollo administrativo, relacionado con las políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y el manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de la Entidad, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con las normas legales vigentes.
Controlar el manejo de los recursos financieros para que estos se ejecuten de conformidad con los planes y programas establecidos y con las normas orgánicas del Presupuesto Público Nacional.
Orientar los procesos de recaudo y pago de las obligaciones a cargo de la Entidad, así como supervisar el mantenimiento de la información contable y la elaboración y presentación de los estados financieros.
Dirigir, controlar y velar por el cumplimiento de las normas y disposiciones para el registro, archivo y custodia de los actos administrativos del Director, las actas internas de la Institución, los libros de radicación de informativos administrativos y de procesos disciplinarios.
Coordinar la función archivística y salvaguardar el patrimonio documental de la Defensa Civil y ponerlo al servicio de los interesados en estas disciplinas.
Coordinar la aplicación del Régimen Disciplinario y conocer en primera instancia los procesos que se adelanten contra los servidores de la Entidad, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente sobre la materia.
Recibir, tramitar y resolver las quejas o reclamos que los ciudadanos formulen en relación con el cumplimiento de la misión de la Defensa Civil, así como los procesos de orientación y atención ciudadana.
Participar en el Sistema de Control Interno de la Entidad coadyuvando en los procesos de planeación, emisión de normas, métodos y procedimientos, relacionados con el desarrollo de sus funciones y en el diseño de mecanismos e instrumentos de seguimiento y evaluación.
Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.