El Departamento de Personal procederá a elaborar la hoja de vida del personal de empleados civiles del ramo de Guerra que servirá de base para la elaboración de la hoja de servicios, y comprenderá los siguientes documentos: 1° Copia de la partida de nacimiento y de la de matrimonio si fuere el caso, o en su defecto la prueba supletoria. 2° Copia de las disposiciones de nombramiento y, del acta de sesión del cargo. 3° Copia de los documentos que se le acrediten al empleado los servicios prestados en el ramo de Guerra, las comisiones asignadas, las prestaciones sociales pagadas, y demás datos relacionados con sus servicios, debiendo terminar con la copia de disposición de retiro o del acta de de defunción si fuere el caso.
A la hoja de vida se agregará copia de la providencia que reconoció cualquier prestación al empleado después de su retiro.
La prueba de servicios se ceñirá a lo dispuesto en los artículos 7° 8° 9° de la Ley 50 de 1886.