Archivo. Cada junta deberá mantener un archivo que contenga los expedientes con sus respectivos dictámenes, copia de las actas y demás documentos de acuerdo con las normas del Archivo General de la Nación, así como las relativas al archivo y custodia de las historias clínicas y las demás normas que se expidan sobre el particular. La junta deberá mantener organizado un archivo, el cual estará a disposición de las autoridades de vigilancia correspondientes, y contendrá como mínimo, los siguientes documentos
Histórico de resoluciones de designación de integrantes de la Junta de Calificación de Invalidez, de las correspondientes actas de posesión, modificaciones en su integración, renuncias y traslados de jurisdicción.
Reglamento interno de acuerdo con los períodos de vigencia, modificaciones y sus respectivas aprobaciones.
Carpeta de presupuestos aprobados, con sus respectivos soportes y debidamente actualizada.
Actas de todas las reuniones, ordinarias y extraordinarias, realizadas por la Junta de Calificación de Invalidez en cada periodo de vigencia.
Evidencia del envío de la información requerida por el Ministerio del Trabajo y copia de la misma.
Inventarios de muebles, equipos y elementos que la junta haya adquirido con recursos administrativos.
Pago de nómina, de prestaciones sociales, de seguridad social integral y demás parafiscales de los trabajadores de planta, con sus respectivos soportes, así como de los honorarios de contratos de prestación de servicios.
Soportes de pago de honorarios a los integrantes y miembros de la Junta de Calificación de Invalidez.
Hojas de vida de los trabajadores, con los soportes de contratación y novedades de personal.
Registro de interconsultores y hojas de vida de sus profesionales idóneos.
Registro de impedimentos y recusaciones de integrantes de la junta.
Contratos de arrendamiento.
Libros de Contabilidad.
Comprobantes de egreso y sus soportes.
Registro de las actuaciones de suplentes y ad hoc.
Demás asuntos que la junta considere necesarios según su reglamento interno y funciones.