º . Dirección Administrativa y Financiera. Corresponde a la Dirección Administrativa y Financiera cumplir las siguientes funciones
Asistir y apoyar a la Dirección del Departamento en el proceso de formulación de políticas, planes, programas, proyectos y actividades relacionados con los procesos de vinculación, evaluación del desempeño, calificación de servicios, incentivos, inducción, capacitación, reportes al registro público de la carrera administrativa, retiro del servicio, bienestar social y liquidación de sueldos, prestaciones sociales y descuentos del recurso humano que esté o haya estado al servicio del Departamento.
Asistir y apoyar a la Dirección del Departamento en el proceso de formulación de políticas, planes, programas, proyectos y actividades relacionadas con los aspectos administrativos, presupuestales, financieros, contables, de tesorería, de recursos físicos del Departamento y la correcta prestación de los servicios administrativos.
Dirigir, ejecutar, coordinar, evaluar y controlar el desarrollo de los planes, programas, proyectos y actividades del Departamento relacionados con los procesos de vinculación, evaluación del desempeño, calificación de servicios, incentivos, inducción, capacitación, reportes al registro público de la carrera administrativa, retiro del servicio, bienestar social y liquidación de sueldos, prestaciones sociales y descuentos del recurso humano que esté o haya estado al servicio del Departamento.
Dirigir, ejecutar, coordinar, evaluar y controlar el desarrollo de los planes, programas, proyectos y actividades del Departamento relacionados con los aspectos. administrativos, presupuestales, financieros, contables, de tesorería, de recursos físicos del Departamento y la correcta prestación de los servicios administrativos.
Presentar propuestas y participar en el proceso de elaboración del proyecto de presupuesto de funcionamiento e inversión de las áreas a su cargo, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, de acuerdo con las pautas trazadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Departamento Nacional de Planeación.
Someter a consideración y aprobación del Director del Departamento, los actos relacionados con la administración del personal de la entidad.
Elaborar y mantener actualizado el manual específico de funciones y el reglamento interno del Departamento.
Adelantar el proceso de selección del representante de los empleados en la Comisión de Personal.
Dirigir, coordinar y controlar la ejecución de los planes, programas, proyectos y actividades relacionados con las funciones de esta Dirección, que corresponda adelantar a las Direcciones Territoriales, en especial los procesos de vinculación, evaluación del desempeño, calificación de servicios, incentivos, inducción, capacitación, reportes al registro público de la carrera administrativa, retiro del servicio, bienestar social, y liquidación de sueldos, prestaciones sociales y descuentos del recurso humano que esté o haya estado al servicio del Departamento.
Dirigir, coordinar y controlar la ejecución de los planes, programas, proyectos y actividades relacionados con las funciones de esta División que corresponda adelantar a las Direcciones Territoriales, en especial los aspectos administrativos, presupuestales, financieros, contables, de tesorería, de recursos físicos del Departamento y la correcta prestación de los servicios administrativos.
Administrar el presupuesto asignado al Departamento y tramitar en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas las adiciones, traslados y demás modificaciones, al igual que el programa anual de caja, de conformidad con la Ley Orgánica de Presupuesto y la Ley Anual de Presupuesto.
Dirigir, coordinar y controlar que los registros contables se efectúen de acuerdo con las normas que para tal efecto prescriba la Contaduría General de la Nación y presentar periódicamente el análisis de la situación financiera y de la ejecución presupuestal para el conocimiento y consideración del Director del Departamento.
Coordinar y controlar la expedición de los certificados de disponibilidad presupuestal, para la formalización de los actos administrativos que tengan incidencia presupuestal.
Elaborar para la remisión a la Dirección General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda, debidamente detalladas y sustentadas, las solicitudes de reserva presupuestal que deban hacerse en el balance del Tesoro de la Nación, así mismo, la relación de las cuentas por pagar que se constituyan cada año.
Coordinar y controlar las actividades relacionadas con la adquisición, almacenamiento y suministro de los elementos, materiales y equipos que requieran las diferentes, dependencias.
Elaborar el plan anual de compras, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, y de acuerdo con los requerimientos de las dependencias.
Coordinar y controlar las actividades del archivo general de documentos y la prestación del servicio de correspondencia y mensajería.
Coordinar y controlar la prestación de los servicios generales, de mantenimiento, vigilancia, aseo, transporte y los demás que se requieran para el correcto funcionamiento del Departamento.
Diseñar e implementar mecanismos de control interno que garanticen un adecuado autocontrol sobre las funciones y actividades que desarrolla la dependencia.
Diseñar e implementar índices e indicadores de gestión, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, que garanticen el adecuado funcionamiento del mecanismo de control y evaluación de la gestión de la dependencia.
Presentar los informes que le sean solicitados sobre el desarrollo de sus funciones.
Las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.