º . Requisitos para que se entienda instalada una nueva empresa y para empresas preexistentes. Para efectos de la exención del impuesto de renta prevista en los artículos 2º y 4º de la Ley 608 de 2000 y en los artículos 2º y 4º de este decreto, una nueva empresa, persona jurídica, se entiende instalada cuando, una vez constituida en la zona afectada y protocolizada la escritura en los círculos notariales de la misma zona e inscrita en la Cámara de Comercio que le corresponda, de acuerdo con su domicilio social, tenga dispuestos e instalados los activos para el desarrollo del objeto social, incluida sede administrativa cuando fuere del caso, establecimiento de comercio o lugar de producción o explotación de acuerdo con la actividad de que se trate y localizados físicamente allí sus bienes. Para el efecto, la empresa, en memorial suscrito por el representante legal y dirigido a la Administración de Impuestos Nacionales o de Impuestos y Aduanas Nacionales respectiva, de acuerdo con su domicilio, antes del 31 de enero del año siguiente al primer año gravable en que se pretenda la exención con fundamento en la Ley 608 de 2000, deberá manifestar: - Que la empresa se encuentra instalada en la zona afectada. - La intención de acogerse al beneficio de exención del impuesto sobre la renta y complementarios otorgado por el artículo 2º de la Ley 608 de 2000, detallando la actividad económica a la que se dedica, el monto del capital social y la dirección donde se encuentre ubicada la planta física o el lugar de desarrollo de la actividad económica y el domicilio principal. - Capital autorizado, suscrito y pagado o monto de los activos destinados al desarrollo de la actividad económica en la zona afectada. Deben remitirse, dentro del mismo término, los siguientes documentos: - Copia de la escritura de constitución y certificado de existencia y representación expedido por la Cámara de Comercio respectiva. - Certificación expedida por el alcalde del municipio en el cual desarrolla la actividad, donde conste la instalación física de la empresa en la jurisdicción del respectivo municipio. Dentro del mismo término, los contribuyentes deberán inscribir los libros de contabilidad ante la cámara de comercio o ante la Administración de Impuestos Nacionales respectiva, cuando no estén obligados a registrarla ante la cámara de comercio. Los anteriores requisitos podrán constatarse directamente por la Administración Tributaria. En el caso de empresas preexistentes y para los mismos efectos, en memorial dirigido a la Administración de Impuestos Nacionales o de Impuestos y Aduanas Nacionales correspondiente, a través de su representante legal, si es persona jurídica o el contribuyente, según sea el caso, antes del 31 de enero del año siguiente al primer año gravable en que se pretende la exención con fundamento en la Ley 608 de 2000, deberán manifestar: - Que se encuentra en la fase productiva. - La intención de acogerse al beneficio de exención del impuesto sobre la renta y complementarios otorgado por el artículo 4º de la Ley 608 de 2000, detallando la actividad económica a la que se dedica, el monto del capital social de la empresa unipersonal o patrimonio del contribuyente, según corresponda, su lugar de ubicación, la sede o asiento principal de sus negocios y la dirección. - Capital autorizado, suscrito y pagado o monto de los activos destinados al desarrollo de la actividad económica en la zona afectada, en el caso de empresas preexistentes de personas naturales. - Comprobar, mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal o Contador Público cuando no se está obligado a tener revisor fiscal, que sus ingresos reales operacionales en 1999 disminuyeron en un treinta (30%) o más. Esta certificación deberá igualmente firmarse por el Representante Legal de la empresa o el contribuyente según corresponda. Deben remitirse, dentro del mismo término, los siguientes documentos: - Copia de la escritura de constitución y certificado de existencia y representación o de registro del establecimiento de comercio, expedido por la Cámara de Comercio. - Certificación expedida por el alcalde del municipio en el cual se desarrolla la actividad, donde conste la preexistencia de la empresa al 25 de enero de 1999, su instalación física y el desarrollo de la actividad en la jurisdicción del respectivo municipio. Dentro del mismo término, los contribuyentes deberán inscribir los libros de contabilidad ante la cámara de comercio o ante la Administración de impuestos Nacionales respectiva, cuando no estén obligados a registrarla ante la cámara de comercio. Los anteriores requisitos podrán constatarse directamente por la Administración Tributaria.
La certificación relativa a la instalación física en la zona afectada deberá ser expedida por la autoridad correspondiente, dentro del mes siguiente a la presentación de la solicitud por parte del interesado. En caso de no expedirse dentro del término aquí previsto, se entenderá cumplido el requisito al momento de remitir los demás documentos señalados en el presente artículo, con la afirmación que de esto haga el contribuyente ante la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales, junto con la presentación de la copia de la solicitud debidamente radicada ante la entidad correspondiente. En todo caso, dicha certificación deberá ser remitida por el interesado dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de expedición.
Cuando se trate de nuevas empresas, personas jurídicas, para gozar de la exención no podrá transcurrir un plazo mayor de tres (3) años, entre la fecha de su constitución y la fecha en que empieza la fase productiva.
Empadronamiento de beneficiarios: La Administración de Impuestos Nacionales o de Impuestos y Aduanas Nacionales a la cual pertenezca el contribuyente solicitante de los beneficios establecidos en la Ley 608 de 2000, elaborará un registro de beneficiarios en forma separada, de las nuevas empresas, personas jurídicas, así como las empresas preexistentes al 25 de enero de 1999 y de los socios, accionistas, afiliados o partícipes de las anteriores, en el cual, como mínimo se incorporará la siguiente información
Nombre o razón Social y NIT del contribuyente;
Descripción del objeto social;
Capital autorizado, suscrito y pagado o monto de los activos destinados al desarrollo de la actividad económica en la zona afectada, en el caso de empresas preexistentes de personas naturales;
Relación de accionistas o socios, con indicación del nombre o razón social, NIT, cantidad de acciones o cuotas de interés social y valor aportado por cada uno de ellos. Cuando se realicen reformas estatutarias, por cambios en el objeto social o incrementos de capital, deberán informarse a la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales correspondiente, dentro del mes inmediatamente siguiente a la reforma estatutaria para la actualización de este registro.
Cuando no se presenten y/o cumplan oportunamente los documentos y requisitos exigidos en este artículo, la Administración de Impuestos o de Impuestos y Aduanas correspondiente deberá verificar y revisar la situación integral de la empresa que pretende el beneficio, en el menor tiempo posible al conocimiento de la omisión o incumplimiento.