Subdirección de Abastecimiento . Son funciones de la Subdirección de Abastecimiento las siguientes
Apoyar técnicamente a las Regionales y Sede de la Dirección General en la elaboración de los planes de compras de bienes y servicios y realizar su consolidación y análisis.
Analizar y determinar la óptima cobertura del abastecimiento, alcance geográfico y periodicidad de las entregas según el tipo de requerimiento que presentan las Unidades de Servicio y Apoyo.
Estudiar las condiciones técnicas, los precios o tarifas de referencia y las condiciones de pago de los bienes y servicios a adquirir para establecer un Presupuesto de Compras.
Preparar y adelantar el Plan de Compras para los bienes y servicios requeridos de acuerdo con el Presupuesto de Compras aprobado.
Realizar el seguimiento a la ejecución del plan de compras y conceptuar sobre las modificaciones al mismo.
Coordinar el trámite de los procesos de selección, contratos o convenios que se definan por la Dirección General.
Analizar y recomendar la mejor alternativa para la adjudicación del contrato de acuerdo con el objeto y el pliego de condiciones establecido por la Dirección de Logística y Abastecimiento Estratégico y el área solicitante.
Realizar el análisis que permita establecer el procedimiento más favorable para la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización (subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios, una vez se expida la reglamentación correspondiente, o adquisición a través de bolsas de productos).
Verificar que la necesidad que se pretende satisfacer con el contrato o convenio esté incorporada dentro del plan de contratación aprobado.
Verificar que la respectiva contratación cuente con las autorizaciones, estudios, diseños, licencias, permisos y aprobaciones requeridas para su ejecución, con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato, según el caso.
Efectuar recomendaciones para racionalizar los recursos del contrato o convenio y, procurar economías de escala frente al proceso o contrato y frente a las demás contrataciones que adelante el Instituto.
Realizar el análisis de la disponibilidad de recursos, la forma de pago y su correspondencia con el valor al que se estima contratar.
Liderar el proceso de selección de proveedores teniendo en cuenta las políticas y los conceptos emitidos por la Dirección de Logística y Abastecimiento Estratégico.
Realizar la verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes y valorar la información allegada con las expresiones de interés a partir de los criterios señalados en el aviso de convocatoria pública y emitir sus recomendaciones.
Realizar el proceso de verificación de los requisitos habilitantes y evaluación de propuestas de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones o invitación a ofertar y a la normatividad vigente.
Elaborar y justificar los factores de selección de manera precisa, objetiva y medible que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente.
Coordinar la realización de las evaluaciones a las propuestas que se presenten dentro de los procesos de selección contractual, contratos o convenios que se definan.
Presentar y sustentar ante el Comité de Abastecimiento Estratégico el resultado de la evaluación y efectuar las recomendaciones que permitan la selección objetiva del contratista.
Comparar, junto con el área que tiene la necesidad, la(s) oferta(s) presentada(s) en los procesos de selección con las condiciones y precios de mercado.
Adelantar los trámites necesarios para la firma y perfeccionamiento de los contratos en conjunto con la Oficina Asesora Jurídica para asegurar el cumplimiento de las normas vigentes.
Custodiar y garantizar la integridad de los documentos que hagan parte del expediente de contratación.
Asistir a las audiencias que se adelanten en desarrollo del proceso contractual.
Proyectar, junto con el área que tiene la necesidad, los requerimientos de explicaciones o aclaraciones a los proponentes cuando se requieran en los procesos de selección.
Coordinar con la Oficina Asesora Jurídica la publicación de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de selección en el Secop o página web del Instituto, según corresponda.
Remitir documentación de los contratos para su ejecución y seguimiento a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad.
Mantener actualizado el portal de contratación de la Entidad.
Diseñar y aplicar metodologías, mecanismos e instrumentos para el mejoramiento continuo de los procesos en materia de producción, compra y distribución de alimentos de alto valor nutricional, con el apoyo de la Subdirección de Mejoramiento Organizacional.
Elaborar las fichas técnicas para cada bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización de conformidad con las normas aplicables.
Asesorar a la Entidad en los procesos contractuales que se definan.
Diseñar e implementar informes de evaluación paramerizados que calculen de manera global y automática los resultados.
Preparar el informe de lista corta o multiusos que servirá para adoptar la decisión que las integre.
Emitir su concepto en relación con la oferta técnica y la oferta económica.
Coordinar la realización de la subasta inversa, cuando a ello hubiere lugar.
Recomendar al ordenador del gasto el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada.
Proyectar los actos administrativos que se requieran para el logro de los fines de la contratación.
Elaborar la programación de metas sociales y financieras de la dependencia de acuerdo a las orientaciones impartidas por la Subdirección de Programación.
Coordinar con la Subdirección de Evaluación la inclusión de los indicadores más adecuados para medir la gestión del área.
Participar en la elaboración del Plan de Compras y definir las necesidades de contratación del Area.
Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.