Oficina de Control Interno . Son funciones de la Oficina de Control Interno
Evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al Registrador Nacional las recomendaciones para mejorarlo.
Medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la evaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
Vigilar que los servicios a cargo de la Registraduría Nacional se presenten de acuerdo con las normas legales vigentes y rendir a la administración de la entidad un informe semestral sobre el particular.
Asesorar y apoyar a los directivos en el desarrollo y mejoramiento del Sistema de Control Interno a través del cumplimiento de sus funciones en cuanto a función asesora o de acompañamiento, función evaluadora, fomento de la cultura de autocontrol y relación con los organismos externos.
Evaluar el proceso de planeación, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, considerando la identificación de las variables intervinientes en dicho proceso, su comportamiento y su respectivo análisis, a fin de formular recomendaciones de ajuste o mejoramiento al proceso, garantizar que se realice sobre soportes y criterios válidos y visibles.
Evaluar que estén claramente definidos los niveles de autoridad y responsabilidad y que todas las acciones desarrolladas por la entidad se enmarquen dentro de este contexto.
Evaluar los procesos misionales y de apoyo, adoptados y utilizados por la entidad con el fin de determinar su coherencia con los objetivos y resultados comunes e inherentes a la misión institucional.
Asesorar y acompañar a las dependencias en la definición y establecimiento de mecanismos de control en los procesos y procedimientos para garantizar la adecuada protección de los recursos, la eficiencia y eficacia en las actividades, la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y el cumplimiento de las funciones y objetivo institucionales.
Evaluar el sistema de control interno de la entidad, con énfasis en la existencia, funcionamiento y coherencia de los componentes y elementos que lo conforman y presentar informes a la Dirección y al Comité de Coordinación de Control Interno de la entidad, con el propósito de que allí se evalúen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema.
Asesorar al Registrador Nacional en la definición y aplicación de políticas, normas, planes y programas de control interno para la entidad.
Diseñar planes, métodos, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación del Sistema de Control Interno para la Registraduría Nacional del Estado Civil y el Fondo Rotatorio.
Realizar las evaluaciones de Control Interno a las dependencias y procesos de la Registraduría y demás unidades administrativas.
Planear y programar coordinadamente con los responsables del área procesos, las auditorías internas a realizar y dirigir, coordinar y controlar su ejecución.
Verificar que se implanten las recomendaciones de las auditorías y evaluaciones de control interno realizadas y mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado de control interno de las dependencias a su cargo.
Inducir en la Registraduría Nacional la cultura y responsabilidad del control interno.
Organizar y coordinar la ejecución del control previo administrativo a los contratos, de conformidad con las normas vigentes.
Verificar que las transacciones y demás actos administrativos hayan sido autorizados por personas que tengan la debida competencia.
Velar por el establecimiento y aplicación del sistema de control y evaluación de gestión en todas las dependencias y áreas de la Registraduría.
Realizar la evaluación y seguimiento a las investigaciones disciplinarias que adelante la Registraduría.
Evaluar y verificar la evaluación de los mecanismos de participación ciudadana.
Informar al Registrador Nacional sobre los resultados de las evaluaciones a la gestión de las dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil, del Fondo Rotatorio y demás unidades administrativas.
Presentar informes sobre austeridad en el gasto a los organismos de control, en coordinación con la Oficina de Control Disciplinario.