Funciones de la Subdirección Administrativa y Financiera. Son funciones de la Subdirección Administrativa y Financiera, las siguientes
Participar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto.
Consolidar el programa anual de caja mensualizado del Ministerio y sus fondos, de acuerdo con las programaciones presentadas por las dependencias.
Elaborar el plan de compras y adelantar las actuaciones tendientes a su cumplimiento.
Planear, programar, controlar y supervisar los procedimientos de almacenamiento, aseguramiento, suministro, custodia, distribución y baja de los bienes necesarios para el buen funcionamiento del Ministerio y sus fondos.
Coordinar, supervisar y controlar el sistema de gestión documental de la entidad.
Coordinar y supervisar el funcionamiento y mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles puestos a disposición del Ministerio o sus fondos, a cualquier título.
Coordinar, planear, y controlar las actividades relacionadas con los asuntos financieros de la entidad.
Gestionar, aplicar y controlar los recursos financieros asignados al Ministerio, al Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana -Fonsecon, al Fondo de Protección de Justicia y al Fondo Nacional para la Lucha contra la Trata de Personas.
Garantizar la correcta ejecución, contabilización y rendición de informes fiscales, presupuestales, contables y de tesorería, y patrimoniales del Ministerio y sus fondos.
Elaborar el balance del Ministerio y sus fondos, y presentarlos de acuerdo con las normas vigentes a la Contaduría General de la Nación y al Departamento Nacional de Planeación.
Efectuar los pagos de las obligaciones de la entidad de conformidad con las normas legales vigentes.
Garantizar la sostenibilidad del sistema contable de los estados financieros del Ministerio y sus fondos, en cumplimiento de la normatividad emitida por la Contaduría General de la Nación.
Hacer seguimiento y controlar la ejecución de los recursos del Ministerio y del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia y los demás fondos, y la de los recursos entregados en administración a terceros.
Realizar las evaluaciones financieras a las propuestas presentadas en los procesos de contratación del Ministerio y del Fondo de Participación y del Fortalecimiento de la Democracia.
Aplicar y realizar las operaciones en los sistemas de información establecidos para el cierre de cada vigencia.
Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional y la observancia de sus recomendaciones en el ámbito de su competencia.
Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.
Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia. CAPÍTULO III Fondos como Sistema de Manejo Especial de Cuentas