Funciones de la Subdirección de Gestión Contractual . Son funciones de la Subdirección de Gestión Contractual las siguientes
Asesorar a las dependencias de la entidad y a los supervisores de contratos en el análisis jurídico de las etapas precontractual, contractual y poscontractual, de conformidad con la normativa, procedimientos y manuales vigentes establecidos para el efecto.
Gestionar la planeación de compras públicas, así como el seguimiento y control del Plan Anual de Adquisiciones (PAA), en articulación con la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales, la Subdirección Financiera y la Subdirección Administrativa garantizando su adecuada ejecución.
Adelantar los trámites correspondientes a la selección de contratistas en cada una de las modalidades de selección, conforme a la normativa vigente y a los procedimientos internos, en función de las necesidades identificadas y justificadas por las dependencias.
Estructurar los diferentes documentos requeridos en los procesos de contratación dependiendo de cada modalidad, aplicando la normativa vigente, atendiendo los requerimientos de las dependencias o supervisores y garantizando el cumplimiento de los principios de la contratación y la función pública.
Preparar y presentar a aprobación del ordenador del gasto, los documentos inherentes a cada etapa contractual, garantizando claridad, legalidad y pertinencia, de conformidad con los estudios previos y demás documentos propios de la planeación contractual.
Realizar la verificación jurídica de los requisitos y documentos habilitantes de los oferentes, mediante la participación en los Comités Asesores Evaluadores de los procesos de selección que adelante el Ministerio.
Consolidar los informes de verificación jurídica, financiera y técnica de los requisitos y documentos habilitantes y de evaluación y calificación técnica y financiera, que por competencia deban adelantar las dependencias respectivas, en desarrollo de los procesos de selección de contratistas.
Presentar a consideración del Comité Asesor de Contratación las solicitudes de procesos contractuales, así como de modificaciones de los mismos, de conformidad con la regulación interna del Comité.
Proyectar los actos administrativos requeridos en las diferentes etapas del proceso de contratación (precontractual, contractual y poscontractual); así mismo, proyectar los actos administrativos que resuelven los recursos que se interpongan en contra de los mismos.
Tramitar y adelantar las diferentes audiencias de las etapas precontractual, contractual y poscontractual a que haya lugar, sin que ello implique la ordenación del gasto y/o la toma de decisiones por parte del Ministerio.
Verificar la documentación presentada’ y estructurar todos los actos contractuales incluyendo las modificaciones de los contratos y convenios, conforme a las normas legales vigentes.
Realizar las gestiones tendientes a la obtención de la firma de los contratos, y de los documentos requeridos para su ejecución y legalización.
Gestionar y administrar, junto con los supervisores de contrato, toda la información contractual y las herramientas tecnológicas para la contratación pública, garantizando su accesibilidad y eficiencia, así como proporcionar a los peticionarios la información requerida sobre la contratación de la entidad.
Apoyar desde el punto de vista jurídico, en la revisión de los trámites tendientes a la suscripción de cartas de intención y memorandos de entendimiento o de intención, bilaterales o multilaterales, que el Ministerio pretenda celebrar con personas extranjeras de derecho público u organismos de derecho internacional que conlleven o no ejecución de recursos, con base en las solicitudes y necesidades de las diferentes dependencias, previo trámite ante el ordenador del gasto.
Realizar la publicación en el Sistema Electrónico de Contratación Pública y en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, todos los actos propios de la etapa precontractual, contractual y poscontractual de los procesos de selección de contratistas que adelante el Ministerio. Los alusivos a la ejecución de los contratos seguirá estando en cabeza de cada supervisor contractual correspondiente.
Asesorar y apoyar a las dependencias que así lo soliciten, en los aspectos de orden jurídico asociados a la ejecución y liquidación de contratos y convenios, así como en los procesos sancionatorios contractuales, de conformidad con la normativa, manuales, procedimientos vigentes.
Recibir, gestionar y tramitar para aprobación del ordenador del gasto, las solicitudes de adiciones, modificaciones, prórrogas, cesiones, suspensiones, liquidaciones, imposición de sanciones, multas, ejercicio de facultades exorbitantes y demás requerimientos propios de la ejecución y liquidación de los contratos en que sea parte el Ministerio, con base en las solicitudes de las dependencias responsables o supervisores, y dentro de los términos legales establecidos.
Proyectar las respuestas a consultas y derechos de petición relacionados con los procesos contractuales, sin perjuicio de la obligación que les asiste a los supervisores de los contratos del Ministerio.
Expedir las certificaciones de contratos y convenios que sean solicitados.
Gestionar la liquidación de los contratos suscritos por la entidad, en coordinación con los supervisores designados, conforme a las solicitudes elevadas por estos últimos dentro de los plazos y condiciones establecidos en la normativa aplicable.
Recomendar al ordenador del gasto con base en los informes presentados por el supervisor y/o interventor contractual, las medidas preventivas o correctivas que aseguren la ejecución idónea del contrato y prevengan su incumplimiento.
Realizar las acciones tendientes al cumplimiento de los requisitos de ejecución y aprobación de los contratos, sin perjuicio de las actividades que les compete desarrollar a los supervisores contractuales.
Apoyar el desarrollo y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional, garantizando la implementación efectiva de sus recomendaciones dentro del ámbito de su competencia.
Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.