Modificación del Capítulo 2, del Título IV de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1069 de 2015. El Capítulo 2 del Título IV, de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia, quedará así:
“CAPÍTULO 2
DE LOS MÉTODOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS
Sección 1
Disposiciones generales
Artículo 2.2.4.2.1.1 Objeto y ámbito de aplicación. El presente capítulo tiene por objeto reglamentar lo relacionado con el Sistema Nacional de Conciliación, los requisitos que deben cumplir las entidades interesadas en la creación de Centros de Conciliación o Arbitraje y en la obtención de aval para impartir formación en conciliación extrajudicial en derecho; las obligaciones a cargo de los Centros, incluyendo los que sean creados por los Notarios; el marco tarifario para los servicios de conciliación y arbitraje; el manejo de la información relacionada con los trámites conciliatorios; el Programa de Formación que deben cursar y aprobar los conciliadores extrajudiciales en derecho, los notarios y los funcionarios públicos habilitados para conciliar; las funciones de inspección, vigilancia y control del Ministerio de Justicia y del Derecho y lo relacionado con los Programas Nacional y Local de Justicia en Equidad, la implementación, fortalecimiento y evaluación de este mecanismo alternativo de solución de conflictos. Lo anterior conforme al artículo 15 de la Ley 489 de 1998, los artículos 25 y 50, 51 y 52 de la Ley 1563 de 2012, el artículo 454 del Código General del Proceso y los artículos 6°, 8°, 22, 45, 78, 81, 141, y 143 de la Ley 2220 de 2022.
Sección 2
Del Sistema Nacional de Conciliación
Artículo 2.2.4.2.2.1. Principios del Sistema Nacional de Conciliación. Los principios que rigen el Sistema Nacional de Conciliación serán los establecidos para la función administrativa como son los de debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad, así como los siguientes:
Principio de Colaboración Armónica: Implica que las instancias del Sistema deben cooperar para el adecuado cumplimiento de los objetivos y propósitos del Sistema.
Principio de Cobertura Universal: Implica que todas las personas residentes en el territorio nacional podrán acceder a la conciliación, sin importar su condición o lugar de residencia.
Principio de Concurrencia: Implica que la Nación acompañará a las entidades territoriales en el desarrollo de los objetivos señalados para la conciliación en la Ley 2220 de 2022 y el Sistema Nacional de Conciliación será el medio para materializar dicha atención.
Principio de Solidaridad: Establece que en los distintos niveles de desarrollo del sistema y por medio del trabajo coordinado entre sus diferentes órganos, se prestará la debida colaboración a los componentes para que puedan cumplir con las funciones asignadas por la Ley 2220 de 2022.
Principio de Enfoque Diferencial: El Sistema Nacional de Conciliación reconocerá la existencia de poblaciones con características particulares en razón a su edad, etnia, raza, género, orientación sexual y personas con discapacidad.
Artículo 2.2.4.2.2.2. Instancias del Sistema Nacional de Conciliación. En el marco de la necesaria articulación y coordinación, el Sistema Nacional de Conciliación organizará su funcionamiento a través de las siguientes instancias de operación y desarrollo técnico:
Órgano Rector: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 134 de la Ley 2220 de 2022, el órgano rector del Sistema será el Ministerio de Justicia y del Derecho.
Instancia de operación: De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 135 de la Ley 2220 de 2022, el Consejo Nacional de Conciliación es el órgano operativo del Sistema Nacional de Conciliación y fungirá como una instancia de operación, coordinación y planificación de las acciones para la promoción, el fortalecimiento y desarrollo de la conciliación.
Instancias de desarrollo técnico: Son Mesas Técnicas de apoyo a la coordinación y articulación de esfuerzos institucionales, de acciones puntuales alrededor de la promoción, fortalecimiento y desarrollo de la conciliación.
Las Mesas Técnicas se conformarán y regularán por el Consejo Nacional de Conciliación y estarán compuestas por los integrantes del Sistema cuya participación se considere idónea por el mencionado Consejo.
Artículo 2.2.4.2.2.3. Selección de los representantes del Consejo Nacional de Conciliación. Los representantes indicados en los numerales 4, 5, 6, 7 y 8 del artículo 135 de la Ley 2220 de 2022, ejercerán sus funciones ad honorem y serán seleccionados por el(la) Ministro(a) de Justicia y del Derecho, para un periodo de dos (2) años de la siguiente manera:
Publicación de convocatoria. El Ministerio de Justicia y del Derecho cada dos años, en el mes de agosto, realizará y publicará en su página web la convocatoria que contendrá los requisitos de inscripción y el cronograma correspondiente.
Inscripción de candidatos. La inscripción de candidatos se llevará a cabo a través del link publicado en la convocatoria, diligenciando el formulario y adjuntando copia de los documentos allí establecidos.
Verificación de requisitos. El Ministerio de Justicia y del Derecho verificará el cumplimiento de requisitos de los inscritos.
Publicación de candidatos. La publicación de candidatos que cumplan con los requisitos se realizará en la página web del Ministerio de Justicia y del Derecho.
Reclamaciones. Las reclamaciones a que haya lugar podrán ser presentadas únicamente a través del correo electrónico dispuesto para tal fin en la convocatoria.
Listas definitivas de candidatos. Una vez resueltas las reclamaciones, si las hubiere, se publicarán las listas definitivas de candidatos a través de la página web del Ministerio de Justicia y del derecho.
Designación. El(la) Ministro(a) de Justicia y del Derecho escogerá los representantes de las listas definitivas.
Las personas que pretendan inscribirse deben ser ciudadanos colombianos, profesionales, pertenecer a centros de conciliación de entidades sin ánimo de lucro, de entidades públicas o de los consultorios jurídicos de las instituciones de educación superior, a puntos de atención de la conciliación en equidad o a programas locales de justicia en equidad, los cuales deberán estar registrados en los sistemas de información correspondientes.
Artículo 2.2.4.2.2.4. Funciones del Consejo Nacional de Conciliación.
Serán funciones del Consejo Nacional de Conciliación:
Diseñar planes de acción y planes estratégicos con el fin de dar cumplimiento a los objetivos del Sistema Nacional de Conciliación.
Ajustar, socializar y hacer seguimiento a los planes de acción y planes estratégicos ya mencionados.
Realizar recomendaciones sobre las propuestas en materia de política pública, estrategias, planes, programas o proyectos provenientes de agentes o instancias del Sistema Nacional de Conciliación.
Crear instrumentos de coordinación para el cumplimiento de las políticas públicas de acceso a la justicia a través de la conciliación.
Hacer recomendaciones al Ministerio de Justicia y del Derecho sobre la creación de programas de conciliación.
Desarrollar la articulación del Sistema Nacional de Conciliación con los Sistemas Locales de Justicia para efectos de coordinar los planes estratégicos de cada uno de ellos.
Expedir su propio reglamento.
Las demás que le correspondan por su naturaleza, para dar cumplimiento al objeto para el que fue creado.
Para el cumplimiento de sus funciones, el Consejo Nacional de Conciliación podrá convocar como invitados a representantes o delegados de otras entidades, así como a representantes de las instancias de desarrollo técnico, en los casos en que se requiera. Los invitados tendrán voz, pero no voto.
Sección 3
Creación de Centros
Artículo 2.2.4.2.3.1. Personas facultadas para solicitar la creación de Centros de Conciliación. Podrán solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho, la autorización para la creación de Centros de Conciliación, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en este capítulo, las entidades promotoras definidas como tales en el artículo 16 de la Ley 2220 de 2022.
Artículo 2.2.4.2.3.2. Personas facultadas para solicitar la creación de Centros de Arbitraje. Podrán solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la autorización para la creación de Centros de Arbitraje, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 50 de la Ley 1563 de 2012, las personas jurídicas sin ánimo de lucro y las entidades públicas.
Artículo 2.2.4.2.3.3. Contenido y anexos de la solicitud de creación de centros. Los interesados en la creación de centros que ofrezcan los servicios de conciliación y/o arbitraje deberán presentar al Ministerio de Justicia y del Derecho una solicitud suscrita por el representante legal del solicitante en la que se manifieste expresamente su interés de crear el centro, se indique el nombre, domicilio y el área de cobertura territorial de este. A la solicitud se deberá anexar:
Certificado de existencia y representación legal del solicitante, salvo en relación con la Nación, los departamentos y los municipios y las demás entidades creadas por la Constitución y la ley.
Fotografías, planos y folio de matrícula inmobiliaria o contrato de arrendamiento del inmueble donde funcionará el centro, que evidencien que cuenta con instalaciones que, como mínimo, deben satisfacer las siguientes características:
Área de espera.
Área de atención al usuario.
Área para el desarrollo de los procesos de administración internos del centro.
Área para el desarrollo de los trámites de los servicios autorizados, independiente del área destinada a los procesos de administración internos del centro, que garantice la privacidad, confidencialidad y accesibilidad según la legislación vigente.
Espacio para el almacenamiento de la documentación generada por los trámites, que garantice su conservación, seguridad y confidencialidad.
El proyecto de reglamento del centro, en los términos del numeral 3 del artículo 18 de la Ley 2220 de 2022.
Los documentos que acrediten la existencia de recursos financieros necesarios para la dotación y puesta en funcionamiento del centro, así como para su adecuada operación. Cuando el interesado en la creación del centro sea una entidad pública, debe aportar el proyecto de inversión respectivo o la información que permita establecer que el presupuesto de funcionamiento de la entidad cubrirá la
totalidad de los gastos generados por el futuro centro.
Diagnóstico de conflictividad y tipología de conflicto de la zona en la cual tendrá influencia el centro.
Los casos en los cuales prestará el servicio voluntariamente y de forma gratuita.
El diseño de las herramientas tecnológicas, hardware y software que se compromete a garantizar para la operación y modernización del servicio.
El Ministerio de Justicia y del Derecho podrá requerir al solicitante para que complete o adicione la documentación presentada con la solicitud.
Si se trata de una persona jurídica sin ánimo de lucro, su objeto social deberá tener relación con los mecanismos alternativos de solución de conflictos.
El proyecto de reglamento de los centros de entidades públicas e Instituciones de Educación Superior deberá contener la atención priorizada de usuarios de especial protección constitucional.
Cuando se trate de creación de centros de conciliación por parte de las notarías la solicitud deberá estar suscrita por el (la) notario (a), quien debe anexar el acto de nombramiento y la respectiva posesión junto con los documentos establecidos en los numerales 2,3,4,5,6 y 7 del presente artículo.
Artículo 2.2.4.2.3.4. Condiciones Especiales para la creación de Centros de Conciliación en Municipios PDET. Acorde con lo señalado en el parágrafo del artículo 19 de la Ley 2220 de 2022, se establecen las siguientes condiciones especiales respecto al cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo anterior para la autorización de centros de conciliación en los municipios señalados en el Decreto Ley 893 de 2017:
No será necesario que se presente el diseño de herramientas tecnológicas, hardware y software mencionados en el numeral 7 del artículo anterior, salvo que se pretenda prestar el servicio de conciliación en forma virtual o por medios electrónicos.
En las solicitudes que se presenten para estos efectos, no se exigirá la presentación del Diagnóstico de Conflictividad referido en el numeral 5 del artículo 2.2.4.2.3.3.
ARTÍCULO 2.2.4.2.3.5. Reglamento del Centro. Conforme a lo dispuesto en los artículos 50, 51, 117 de la Ley 1563 de 2012, 6, 8, 15, 18, 20, 22 y 48 de la Ley 2220 de 2022, cuando se pretenda prestar los servicios de conciliación, arbitraje, amigable composición y mediación penal, el respectivo Reglamento deberá contemplar como mínimo, los siguientes aspectos:
La estructura administrativa del Centro.
Las funciones del director.
Las políticas y parámetros del Centro, que garanticen la calidad de la prestación del servicio y la idoneidad de sus conciliadores, árbitros, secretarios, amigables componedores y mediadores penales.
Los procedimientos de conciliación, arbitraje, amigable composición y mediación penal, que garanticen el debido proceso.
Para quienes presten el servicio de arbitraje, el procedimiento breve y sumario mediante el cual se aplicará el arbitraje social.
Un código interno de ética al que deberán someterse todos los conciliadores, árbitros, secretarios, amigables componedores y mediadores penales, inscritos en la lista oficial del centro, con el cual se garantice la transparencia e imparcialidad del servicio.
Los requisitos de inclusión en la lista de conciliadores, árbitros, secretarios, amigables componedores y mediadores penales, así como las causales y el procedimiento de exclusión de estas.
La forma de designación de los conciliadores, árbitros, amigables componedores y mediadores penales, cuando el Centro deba hacerlo, conforme a lo establecido en la ley y el presente decreto.
Los criterios y protocolos de atención inclusiva con enfoque diferencial que permitan cumplir con el principio de garantía de acceso a la justicia.
Las funciones del personal profesional, administrativo y de apoyo con el que cuente el centro.
Los mecanismos de información al público en general, sobre los servicios para los que está autorizado el centro.
En los casos en que se preste el servicio de conciliación, de arbitraje, de amigable composición y de mediación penal de manera virtual o por medios electrónicos, la descripción de las herramientas tecnológicas y las correspondientes reglas de procedimiento.
En los casos que se preste el servicio de mediación penal, el reglamento deberá comprender el procedimiento aplicable conforme al convenio suscrito para esos efectos con la Fiscalía General de la Nación y la normatividad vigente.
Las tarifas aplicables en cada uno de los servicios que preste el Centro y la proporción de dicha tarifa que le corresponde al operador.
Los criterios que se aplicarán para la prestación del servicio de manera gratuita en la conciliación, arbitraje, amigable composición y mediación penal.
Las tarifas correspondientes a las diligencias de remate cuando el Centro sea comisionado para esos efectos, conforme a lo señalado en el artículo 454 del Código General del Proceso.
Las funciones de los judicantes y de los practicantes.
La estrategia general para generar espacios de participación de la comunidad y de promoción y divulgación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos.
Los centros podrán modificar sus reglamentos previa aprobación de la propuesta de modificación por parte del Ministerio de Justicia y del Derecho.
El Reglamento o su modificación solo entrará a regir cuando el Ministerio de Justicia y del Derecho haya impartido la aprobación de que trata el presente capítulo y el mismo sea publicado por el centro en el Sistema de información dispuesto para esto. Los trámites serán cobijados por el reglamento vigente al momento de la radicación de la solicitud de conciliación.
Artículo 2.2.4.2.3.6. Procedimiento para la autorización de creación de Centros. El procedimiento para la autorización de Centros se regirá por las normas contempladas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en los términos contemplados en el artículo 34 de dicho cuerpo normativo. La Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho decidirá sobre la solicitud de autorización para la creación de centros, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su radicación.
Si la solicitud satisface los requisitos exigidos para la creación de centros, el Ministerio de Justicia y del Derecho expedirá resolución de autorización y registrará los datos del Centro en el Sistema de Información dispuesto para esos efectos.
Si la solicitud no satisface los requisitos exigidos en el artículo 2.2.4.2.3.3, el Ministerio de Justicia y del Derecho, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su radicación, requerirá al solicitante para que subsane los defectos que ésta presente, en el plazo máximo de un (1) mes. A partir de este momento, y hasta el día siguiente a la fecha en que se subsane, se entenderá suspendido el término para decidir sobre la solicitud. De no subsanarse, mediante acto motivado se decretará el desistimiento y se dispondrá el archivo del expediente, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales.
El Ministerio de Justicia y del Derecho emitirá la resolución de rechazo cuando la solicitud para la creación de un centro sea realizada por personas distintas a las señaladas en el artículo 50 de la Ley 1563 de 2012 para los centros de arbitraje, y el artículo 17 de la Ley 2220 de 2022, para los centros de conciliación.
Contra las decisiones de archivo por desistimiento tácito adoptadas por la Dirección de Métodos Alternativos del Ministerio de Justicia y del Derecho procede el recurso de reposición, de conformidad con lo previsto en el artículo 17 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Contra las demás decisiones adoptadas por la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho en este trámite, proceden los recursos de reposición y apelación de conformidad con lo previsto en el artículo 74 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Artículo 2.2.4.2.3.7. Modificaciones en las condiciones de funcionamiento del Centro. La entidad está obligada a mantener las condiciones de funcionamiento del Centro que fueron autorizadas por el Ministerio de Justicia y del Derecho. La modificación que se pretenda realizar de las condiciones establecidas en. los numerales 2, 3, 6 y 7 del artículo 2.2.4.2.3.3., debe ser previamente aprobada por la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho, a través del procedimiento establecido en el artículo 2.2.4.2.3.6.
Conforme a lo establecido en el parágrafo 1° del artículo 18 de la Ley 2220 de 2022, el centro deberá desarrollar sus actividades en el marco del respectivo ámbito territorial para el cual fue autorizada su creación. Sí desea ampliar la cobertura territorial de sus servicios, la entidad promotora deberá acreditar nuevamente el cumplimiento de los requisitos del artículo 2.2.4.2.3.3, ante el Ministerio de Justicia y del Derecho. El centro podrá prestar sus servicios con la nueva cobertura territorial, una vez cuente con la respectiva aprobación por parte del ministerio.
El Ministerio de Justicia y del Derecho podrá autorizar la ampliación del ámbito territorial de los Centros de manera temporal, cuando el propósito sea la prestación de jornadas de carácter social organizadas directamente por éstos o por el Gobierno nacional. Para el trámite de esta autorización bastará con el envío de una solicitud dirigida a la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos, que deberá contener las condiciones de tiempo, modo y lugar en la que se prestarán los servicios.
Artículo 2.2.4.2.3.8. Dirección de los centros de conciliación de las Notarías. En los centros de conciliación de las Notarías, el Notario asumirá la función de director con la responsabilidad que le ha sido conferida para esos efectos por los artículos 24, 25, 26 y 27 del Estatuto de Conciliación.
El notario podrá especificar en el respectivo reglamento a quién le confiere, dentro de la estructura interna del centro, el manejo administrativo con funciones de coordinador, quién deberá ser profesional del derecho y no hacer parte de la lista de conciliadores de éste. De no hacerlo, tales funciones serán asumidas por el notario.
El Ministerio de Justicia y del Derecho tendrá la función de control, inspección y vigilancia de los centros de conciliación de las notarías. La Superintendencia de Notariado y Registro, conservará sus funciones de control, inspección y vigilancia de la función notarial.
Sección 4
Centros de Conciliación y/o Arbitraje
Artículo 2.2.4.2.4.1. Obligaciones de los centros. Los centros deberán cumplir, entre otras, con las siguientes obligaciones:
Aplicar el reglamento del centro con el fin de garantizar la calidad de los servicios prestados.
Implementar acciones de promoción y divulgación del reglamento interno dirigidas a los funcionarios, conciliadores, operadores, árbitros, amigables componedores, mediadores penales y usuarios, a través de las estrategias formativas y herramientas tecnológicas que considere idóneas.
Contar con una sede dotada de los elementos administrativos y técnicos necesarios para servir de apoyo a los procedimientos autorizados y mantenerlos durante la prestación de los servicios, según lo establecido en la norma técnica aplicable.
Mantener la sala de audiencias con capacidad de atender a la totalidad de las partes en términos de privacidad, comodidad, iluminación, ventilación, asepsia y accesibilidad, a fin de garantizar un espacio idóneo que permita la comunicación directa entre las partes.
Conformar una lista de conciliadores, árbitros, amigables componedores y operadores que sea visible o de fácil consulta para los usuarios del centro.
Designar al conciliador, árbitro, mediador penal y amigable componedor de la lista del centro cuando corresponda.
Publicar en un lugar visible y accesible a los usuarios, las tarifas autorizadas para la prestación del servicio, de acuerdo con los lineamientos vigentes sobre la materia.
Fijar la proporción que corresponderá a los operadores de las tarifas que se cobren por los servicios prestados, de acuerdo con lo establecido en el presente decreto.
Organizar un archivo de actas, constancias y todos los documentos relacionados con los servicios prestados, estos deben ser gestionados de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente y tener en cuenta, como mínimo:
La identificación de la información y el medio en el que se conservará.
ii) El control de la documentación, asegurando que la misma sea fácilmente identificable y trazable, que permanezca legible y sea consultable únicamente por el personal autorizado.
iii) Contar con protocolos y controles para almacenar, proteger, recuperar la información y definir el tiempo de retención y de disposición final de la documentación derivada de los servicios prestados por el centro.
Reportar la información requerida por el Ministerio de Justicia y del Derecho a través del medio dispuesto para ello. Para el efecto, se otorgará el término máximo e improrrogable de quince (15) días calendario. En el caso de los requerimientos de que trata el artículo 2.2.4.2.12.4., se contará con el término de treinta (30) días calendario para presentar las constancias, documentos e información que demuestre que se han efectuado los ajustes solicitados.
Velar por la debida conservación de las actas de conciliación, constancias y demás documentos que hagan parte de los procedimientos respectivos, en concordancia con los parámetros establecidos por la Ley 594 del 2000, Decreto Ley 2106 de 2019 o aquellas que las modifiquen o sustituyan y las disposiciones especiales del presente Decreto Reglamentario.
Dar trámite a las quejas que se presenten contra la actuación de los operadores de sus listas y trasladarlas a la autoridad disciplinaria correspondiente cuando a ello hubiere lugar, garantizando el debido proceso, la imparcialidad y doble instancia.
Excluir de sus listas a los operadores cuando corresponda respetando el debido proceso.
Realizar por lo menos una vez al año campañas de promoción del mecanismo de resolución de conflictos en el área de influencia u operación del centro y adjuntar la respectiva evidencia en el Sistema de Información dispuesto por el Ministerio de Justicia y del Derecho para estos efectos.
Realizar los reportes correspondientes en la plataforma dispuesta para esto por el Ministerio de Justicia y del Derecho, entre otras, actas de conciliación, constancias, acuerdos de apoyo, directivas anticipadas y demás documentos que hagan parte de los procedimientos respectivos.
Las demás que le imponga la ley y las normas reglamentarias correspondientes.
Los centros que presten el servicio de conciliación deberán, además, cumplir con las siguientes obligaciones:
Registrar ante el Ministerio de Justicia y del Derecho, dentro de los tres (3) días siguientes a su recibo, las actas de conciliación y/o constancias, que cumplan con los requisitos formales establecidos en la ley, certificando la calidad de conciliador inscrito, a través del Sistema de Información dispuesto para estos efectos.
Pronunciarse respecto de los impedimentos y recusaciones a que hubiere lugar, de acuerdo con lo establecido en la ley o en el reglamento interno del centro.
Construir e implementar su propio programa de educación continuada en materia de mecanismos alternativos de solución de conflictos, que incluya como mínimo los módulos de actualización normativa y fortalecimiento de habilidades blandas para el desarrollo de los encuentros de resolución de conflictos y la atención al usuario.
Los centros que presten el servicio de arbitraje deberán cumplir con la siguiente obligación:
Realizar la consignación del porcentaje establecido en los artículos 21 y 22 de la Ley 1743 de 2014 a favor del Consejo Superior de la Judicatura, con destino al Fondo para la Modernización, Descongestión y Bienestar de la Administración de Justicia.
Artículo 2.2.4.2.4.2. Obligaciones de los Directores de los Centros. Se considerarán como funciones del director(a) del centro, aquellas que sean definidas por la ley, el reglamento y el manual de funciones que haya sido determinado para esos efectos por parte de la entidad promotora. Así mismo deberá cumplir con las siguientes obligaciones:
Hacer seguimiento permanente a los procesos tramitados por los operadores inscritos en sus listas, con respeto de su autonomía funcional, a fin de velar por la materialización de la misión y visión del Centro.
Planear las actividades relacionadas con la prestación de cada uno de los servicios autorizados, con el fin de asegurar la sostenibilidad financiera del centro y la generación de las herramientas innovadoras.
Coordinar la actualización continua, técnica y normativa a los operadores y personal del centro.
Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a cada uno de los servicios autorizados.
Hacer seguimiento al reparto de las solicitudes allegadas al centro, garantizando el cumplimiento de la normativa vigente sobre la materia.
Asistir a los espacios convocados por el Ministerio de Justicia y del Derecho o delegar a quien se considere.
Cumplir con los requerimientos que haga el Ministerio de Justicia y del Derecho o cualquier otra autoridad administrativa o judicial.
Hacer seguimiento al cumplimiento de las normas disciplinarias vigentes y generar las acciones que se deriven de las mismas.
Actuar como superior jerárquico de la estructura administrativa interna del centro.
Adelantar los trámites previstos a su cargo en el reglamento interno del centro respecto de las listas de operadores.
Gestionar los recursos físicos y humanos que sean necesarios para el funcionamiento del centro.
Ejecutar las acciones con el fin de dar cumplimiento a los convenios celebrados con entidades públicas.
Realizar los reportes correspondientes en la plataforma dispuesta para esto por el Ministerio de Justicia y del Derecho.
Garantizar que se realice la consignación del porcentaje establecido por el artículo 21 de la Ley 1743 de 2014, a favor del Consejo Superior de la Judicatura al Fondo para la Modernización, Descongestión y Bienestar de la Administración de Justicia.
Artículo 2.2.4.2.4.3. Listas de conciliadores, árbitros, amigables componedores. Los Centros deberán tener listas de conciliadores, árbitros amigables componedores, clasificadas por especialidad, según corresponda, de acuerdo con el perfil que el mismo Centro determine para cada uno. En la conformación de las listas deberá verificarse, como mínimo, lo siguiente:
Que se cumpla con los requisitos legales establecidos por la normativa vigente;
Que la hoja de vida se ajuste al perfil y a las competencias determinadas por el Centro.
Por lo menos cada tres (3) años los Centros de Conciliación revisarán y actualizarán sus listas con base en la idoneidad y desempeño de sus integrantes, con la posibilidad de realizar exclusión de estos por las causales establecidas en su reglamento.
Cuando se trate de estudiantes conciliadores, el centro debe mantener los registros de la formación académica, experiencia y otros que identifique como necesarios para el proceso educativo.
Artículo 2.2.4.2.4.4. Códigos de identificación. Los Centros y los operadores deberán adoptar los códigos de identificación asignados por el Ministerio de Justicia y del Derecho, que son generados por el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición.
Artículo 2.2.4.2.4.5. Educación continuada. Los Centros deberán organizar sus propios programas de educación continuada en materia de mecanismos alternativos de solución de conflictos, dirigido a los operadores inscritos en sus listas.
Sección 5
Función social de los Centros
Artículo 2.2.4.2.5.1. Casos gratuitos. Para efecto de lo dispuesto en el artículo 117 de la Ley 1563 de 2012 y en los artículos 8 y 20 de la Ley 2022 de 2022, los centros de entidades privadas sin ánimo de lucro y de notarias, al igual que los notarios, deberán atender gratuitamente un número determinado de casos de conciliación y arbitraje, que no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) de los que hayan sido atendidos por el centro o el notario en el año inmediatamente anterior respecto de cada uno de estos mecanismos.
Los árbitros y los conciliadores tendrán la obligación de prestar gratuitamente sus servicios en los términos a los que se refiere el presente artículo.
La atención gratuita de los Centros, cuando se pretenda realizar a través de jornadas de conciliación o arbitraje social, se coordinará con el Ministerio de Justicia y del Derecho. Para tal propósito, el Centro deberá informar al Ministerio de Justicia y del Derecho el lugar, día, horario, condiciones en que serán atendidos, al igual que el número estimado de operadores que participarán en la atención de los mismos y el número de casos que se esperan atender. Adicionalmente los Centros deberán presentar un informe anual en enero de cada vigencia al Ministerio de Justicia y del Derecho, con el consolidado de los casos gratuitos efectivamente atendidos en el año anterior.
Recibidas las solicitudes para las jornadas gratuitas, el centro o el notario deberán dar prelación en la atención a aquellas presentadas por familias beneficiadas por la estrategia del Gobierno nacional para la superación de la pobreza extrema o por sujetos de especial protección constitucional.
En caso de no lograr cumplir con el porcentaje mínimo establecido debido a la falta de demanda de los respectivos servicios, el centro deberá presentar al Ministerio de Justicia y del Derecho la respectiva justificación acompañada de las pruebas correspondientes de las actividades realizadas encaminadas a la consecución de este fin.
En desarrollo de su función social, podrán apoyar a los operadores de la justicia comunitaria en el desarrollo de sus funciones, brindando espacios para la realización de encuentros, capacitándolos o generando actividades de difusión.
Artículo 2.2.4.2.5.2. Parámetros para la prestación del servicio en los centros de conciliación de entidades públicas y universitarios. Con el fin de promover condiciones de igualdad real y efectiva en el acceso a la justicia a través de la conciliación en los Centros de Entidades Públicas y Universitarios, se deberá dar prelación a las personas que se encuentren en condición de especial protección constitucional.
Los Centros de Conciliación de Entidades Públicas podrán fijar en sus reglamentos las condiciones de atención para las personas cuya condición de persona de especial protección constitucional no se encuentre acreditada.
Los casos que se presenten ante los centros de conciliación de los consultorios jurídicos de las Instituciones de Educación Superior no podrán superar la cuantía de cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 52 de la Ley 2220 de 2022, las solicitudes que se realicen en los centros de conciliación de entidades públicas y de las Instituciones de Educación Superior, deberán contener una estimación razonada de la cuantía, que deberá registrarse en el sistema de información del Ministerio de Justicia y del Derecho, salvo que la disputa verse sobre derechos no cuantificables; circunstancia que deberá estar justificada en la solicitud correspondiente.
Tanto los centros de conciliación de las entidades públicas, como los de los centros de conciliación de los consultorios jurídicos, deberán incluir dentro de sus reglamentos y sus indicadores de gestión, la búsqueda de atención creciente de las personas que se encuentren en condición de especial protección constitucional.
Sección 6
Régimen tarifario
Subsección 1
Conciliación
Artículo 2.2.4.2.6.1.1 Tarifas máximas para los centros de conciliación y los notarios. Conforme a lo dispuesto en los artículos 8°, 21, 22 y 27 de la Ley 2220 de 2022, las tarifas máximas por el servicio de conciliación, que podrán cobrar los centros de conciliación de entidades sin ánimo de lucro y de notarias, así como los notarios no podrán superar los siguientes montos:
La tarifa máxima permitida para la prestación del servicio de conciliación será de tres mil doscientos treinta y seis coma cero siete (3.236,07) unidades de Valor Básico (UVB).
Los centros deberán tener en cuenta que el valor de la UVB se actualizará, conforme al inciso segundo del artículo 313 de la Ley 2294 de 2023 por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, mediante resolución, antes del primero (1°) de enero de cada año.
La tarifa será liquidada y cobrada al solicitante en el momento de presentar la solicitud de conciliación sobre la mayor pretensión. Las tarifas de conciliación no dependen del resultado de la misma.
En el evento en que la parte convocada no asista a la audiencia de conciliación o el asunto al que se refiere la solicitud no sea conciliable, el centro devolverá al convocante como mínimo el setenta por ciento (70%) de la tarifa cancelada, de acuerdo con lo establecido en el respectivo Reglamento Interno. En caso de segunda convocatoria, el porcentaje mínimo de devolución será del sesenta por ciento (60%) de la tarifa cancelada, según lo disponga el Reglamento. No habrá devoluciones por otros conceptos que no sean fijados en el presente decreto.
En caso de que no sea posible hacer la estimación razonada por parte del solicitante, ordenada en el numeral 5 del artículo 52 de la Ley 2220 de 2022 o se trate en un asunto sin cuantía, el valor del trámite será de 89,88 unidades de Valor Básico (UVB). No obstante, si en desarrollo de la conciliación se determina la cuantía de las pretensiones, se deberá reliquidar la tarifa conforme a dicha estimación y si es del caso, proceder con las devoluciones correspondientes.
Cuando la solicitud sea presentada de común acuerdo por dos o más partes, se sumará, separadamente, la totalidad de las pretensiones de cada una de ellas, y la tarifa se liquidará con base en la mayor.
Artículo 2.2.4.2.6.1.2. Reliquidación de Tarifas. Cuando la cuantía de la pretensión del asunto sometido a conciliación sea aumentada en el desarrollo del proceso conciliatorio, se podrá reliquidar la tarifa sobre el monto ajustado, conforme a lo establecido en el artículo anterior.
Si las partes en conflicto y el conciliador, de mutuo acuerdo realizan más de cuatro (4) encuentros de la audiencia de conciliación, podrá cobrarse por cada encuentro adicional hasta un diez por ciento (10%) más sobre la tarifa fijada por el centro de acuerdo con la cuantía de la pretensión, que se liquidará conforme a lo establecido en el presente artículo.
Artículo 2.2.4.2.6.1.3. Proporción de la Tarifa Los centros de conciliación de entidades sin ánimo de lucro fijarán, en su reglamento interno, la proporción de la tarifa que le corresponderá al conciliador.
En ningún caso el conciliador podrá recibir directamente pago alguno por cuenta de las partes. Cuando el trámite conciliatorio sea adelantado por un conciliador autorizado para la realización de audiencias por fuera de las instalaciones del centro, el convocante cancelará la totalidad de la tarifa ante el respectivo centro de conciliación.
Subsección 2
Arbitraje
Artículo 2.2.4.2.6.2.1 Honorarios de los árbitros. Conforme a lo dispuesto en los artículos 26 y 51 de la Ley 1563 de 2012, para la fijación de los honorarios de cada árbitro, los Centros de Arbitraje tendrán en cuenta los siguientes topes máximos:
Los honorarios del secretario serán la mitad de los de un árbitro.
En caso de árbitro único, los topes establecidos por el mencionado acto administrativo podrán incrementarse hasta en un cincuenta por ciento (50%).
Independientemente de la cuantía del proceso, los honorarios de cada árbitro no podrán superar el valor señalado en el artículo 26 de la Ley 1563 de 2012.
Los gastos del Centro de Arbitraje corresponderán al cincuenta por ciento (50%) de los honorarios de un árbitro y en todo caso no podrán ser superiores al cincuenta por ciento (50%) del monto fijado en el artículo 26 de la Ley 1563 de 2012.
Las anteriores cifras no comprenden las que adicionalmente decrete el Tribunal o el árbitro único por concepto de costas y agencias en derecho.
Artículo 2.2.4.2.6.2.2 Pago inicial Con la presentación de cualquier convocatoria a Tribunal Arbitral, la parte convocante deberá cancelar a favor del centro, los siguientes valores:
Si es un trámite de menor cuantía, el equivalente a ciento siete con ochenta y seis Unidades de Valor Básico UVB (107,86 UVB).
Si es un trámite de mayor cuantía o cuantía indeterminada, el equivalente a doscientos quince con setenta y seis Unidades de Valor Básico (215,76 UVB).
Estos valores se imputarán a los gastos administrativos que decrete el Tribunal. En los casos donde el Tribunal no pueda asumir sus funciones se reembolsarán dichos recursos.
Artículo 2.2.4.2.6.2.3 Fijación de Tarifas Fracasada en todo o en parte la conciliación, en la misma audiencia el tribunal o el árbitro único fijará los honorarios y gastos mediante auto susceptible de recurso de reposición, que será resuelto inmediatamente. Para la fijación, tomará en cuenta la cuantía de las pretensiones de la demanda, determinada de conformidad con el Código General del Proceso. Si hubiere demanda de reconvención, tomará como base la de la cuantía mayor.
Lo anterior, sin perjuicio de que las partes, antes del nombramiento de los árbitros, acuerden los honorarios y así se lo comuniquen junto con su designación.
Cuando no fuere posible determinar la cuantía de las pretensiones, los árbitros tendrán como suma límite para fijar los honorarios de cada uno, la cuantía de cincuenta y tres mil novecientos treinta y cuatro con setenta y un (53.934,71) Unidades de Valor Básico (UVB).
Artículo 2.2.4.2.6.2.4 Tarifasen caso de conciliación Cuando el proceso de arbitraje culmine por conciliación, se cancelará el monto establecido para los trámites conciliatorios.
Sección 7
Manejo de la Información
Artículo 2.2.4.2.7.1. Reporte de Información. Los Centros deberán registrar en el Sistema de Información establecido por el Ministerio de Justicia y del Derecho, los datos relacionados con los conciliadores, árbitros, secretarios de tribunal arbitral, amigables componedores, estudiantes capacitados y los trámites que se adelanten ante el Centro.
La información sobre los mencionados trámites deberá ser registrada a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes a aquel en que se asume conocimiento del caso.
Los servidores públicos habilitados para conciliar, los notarios y los defensores del consumidor financiero, deberán registrar en el Sistema de Información establecido por el Ministerio de Justicia y del Derecho, los trámites que se adelanten ante ellos.
Artículo 2.2.4.2.7.2. Actas y Constancias. Los centros, notarios, defensores del consumidor financiero y servidores públicos habilitados por ley para conciliar deberán reportar en el Sistema de Información establecido por el Ministerio de Justicia y del Derecho, las actas dentro de los tres (3) y las constancias dentro de los cuatro (4) días siguientes a su recibo o elaboración, según corresponda.
Las actas, constancias y demás documentos que hagan parte del procedimiento conciliatorio podrán conservarse a través de medios electrónicos o magnéticos, de acuerdo con el artículo 16 del Decreto Ley 2106 de 2019.
Artículo 2.2.4.2.7.3. Gestión Documental. Los Centros de conciliación y arbitraje, notarios y servidores públicos habilitados para conciliar garantizarán la custodia, conservación y disponibilidad de la documentación relacionada con la prestación de sus servicios, de acuerdo con lo establecido la Ley General de Archivo, ya sea de forma física o electrónica.
Artículo 2.2.4.2.7.4. Deterioro. Los documentos físicos que se deterioren serán archivados y sustituidos por una reproducción exacta de ellos, con anotación del hecho y su oportunidad, la cual será suscrita por el Director del Centro o la del funcionario o notario conciliador, de acuerdo con lo establecido en la Ley General de Archivo.
Artículo 2.2.4.2.7.5. Pérdida. En caso de pérdida de algún documento, se procederá a su reconstrucción con base en los duplicados, originales o documentos auténticos que se encuentren en poder de las partes, del propio Centro, del conciliador, del funcionario o del notario, según sea el caso de acuerdo con lo establecido en la Ley General de Archivo.
Artículo 2.2.4.2.7.6. Traslado y Remisión de Información. En el evento en que se revoque la autorización de funcionamiento de un centro, éste remitirá la totalidad de su archivo documental al centro que el Ministerio de Justicia y del Derecho designe, mediante acto administrativo, para su custodia y manejo.
Artículo 2.2.4.2.7.7. Criterios de Calidad. Los Centros de conciliación deberán implementar y satisfacer los requisitos generales del servicio contemplados en la Norma Técnica de Calidad 5906 de 2012 o aquella que la modifique o sustituya. Los Centros voluntariamente se someterán a los procesos de certificación de calidad basados en la Norma Técnica.
Artículo 2.2.4.2.7.8. Sujeción a Inspección, Control y Vigilancia. Los Centros avalados por el Ministerio de Justicia y del Derecho para prestar servicios de conciliación, arbitraje, aquellos relacionados con los procedimientos de insolvencia de persona natural y las entidades avaladas para impartir formación en conciliación extrajudicial deberán incluir en sus elementos de promoción y divulgación y en su papelería, la mención de que están sujetos a inspección, control y vigilancia del Ministerio de Justicia y del Derecho.
Sección 8
Programa de Formación en Conciliación Extrajudicial en Derecho
Artículo 2.2.4.2.8.1. Criterios para la Formación de Conciliadores Extrajudiciales en Derecho. El Ministerio de Justicia y del Derecho mediante acto administrativo fijará los criterios para el contenido mínimo de los Programas de Capacitación y de Formación en Conciliación Extrajudicial en Derecho y establecerá los requisitos y el procedimiento para el otorgamiento del Aval que autorice la formación de conciliadores en esta materia.
Sección 9
De la Judicatura y la Práctica Profesional en Conciliación.
Artículo 2.2.4.2.9.1. Condiciones y Tiempo de duración de la Judicatura en conciliación. De acuerdo con lo establecido en el artículo 48 de la Ley 2220 de 2022, los estudiantes de las facultades de derecho que hayan terminado las materias del pénsum académico podrán realizar la judicatura en centros de conciliación, casas de justicia y programas locales de justicia en equidad.
Cuando la judicatura se realice en una casa de justicia, en un centro de conciliación de entidades públicas o en un programa local de justicia en equidad, tendrá una duración de siete (7) meses.
Cuando la judicatura se realice en centros de conciliación de entidades sin ánimo de lucro y de notarios, podrá tener una duración de nueve (9) meses y ser ad honorem o una duración de un (1) año y será remunerada.
En caso de igualdad de puntaje en la lista de elegibles en un concurso de méritos público, haber realizado la judicatura en una casa de justicia, en un centro de conciliación de entidades públicas o en un programa local de justicia en equidad será un criterio de desempate.
Los estudiantes de las facultades de derecho que hayan terminado las materias del pénsum académico y que obtengan licencia provisional para el ejercicio de la profesión, podrán realizar su judicatura como abogados conciliadores en los centros de conciliación de los consultorios jurídicos de las Instituciones de Educación Superior, siempre que hayan realizado el curso de formación en conciliación en derecho, de acuerdo con lo establecido por el Consejo Superior de la Judicatura.
Artículo 2.2.4.2.9.2. Formación de Estudiantes para Judicatura en Conciliación. Quienes durante la judicatura se desempeñen como conciliadores, deberán haber cursado el correspondiente proceso de formación, conforme a la resolución que el Ministerio de Justicia y del Derecho expida para esos efectos. Esta condición también deberán cumplirla quienes hayan obtenido licencia provisional para el ejercicio de la profesión.
Artículo 2.2.4.2.9.3. Listados de Estudiantes para Judicatura en Conciliación. Las Facultades de Derecho de las Instituciones de Educación Superior podrán mantener en sus páginas web listados actualizados de los estudiantes que cuenten con capacidades demostradas en materias relacionadas con conciliación o justicia comunitaria, para que estas sean utilizadas por los centros de conciliación de entidades sin ánimo de lucro, de notarios o de entidades públicas, casas de justicia y programas locales de justicia en equidad en la selección de sus judicantes.
Artículo 2.2.4.2.9.4. Práctica en conciliación. A efectos de realizar su práctica en los consultorios jurídicos de las Instituciones de Educación Superior, los estudiantes de derecho deberán cumplir con una formación previa en conocimientos en conciliación. Para ello, con anterioridad a la práctica, deberán cursar y aprobar la formación respectiva, de conformidad con los requisitos establecidos por la Institución de Educación Superior y el Ministerio de Justicia y del Derecho quien expedirá el acto administrativo correspondiente.
De Conformidad con lo establecido en el artículo 49 de la Ley 2220 de 2022 los estudiantes de último año de psicología, trabajo social, sicopedagogía, comunicación social y carreras afines a la resolución de conflictos, podrán hacer sus prácticas en conciliación apoyando la labor del Conciliador y el desarrollo de las audiencias, ya sea en centros de conciliación, en entidades públicas que cuenten con servidores públicos habilitados para conciliar o en programas locales de justicia en equidad, con las que debe existir el respectivo convenio.
Sección 10
Uso de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en los Centros
Artículo 2.2.4.2.10.1. Utilización de medios electrónicos. Los Centros y notarios utilizarán medios electrónicos en todas las actuaciones y sus propios sistemas de información, sin que para ello se requiera autorización previa.
Artículo 2.2.4.2.10.2. Prestación de los servicios de los Centros por medios virtuales o electrónicos. La prestación de los servicios de los centros y de los notarios en forma virtual o por medios electrónicos, se dará con respeto de la decisión de las partes en ese sentido.
Los Centros y notarios deberán garantizar la adecuada conservación de los archivos derivados de los trámites, en cumplimiento de los parámetros establecidos para tal fin por el presente capítulo.
Los Centros y notarios que ofrezcan sus servicios de manera virtual o electrónica igualmente deberán garantizar el servicio presencial.
Artículo 2.2.4.2.10.3. Notificaciones por medios electrónicos. Las providencias y decisiones, memoriales, traslados, actas, constancias y en general todas las comunicaciones intercambiadas entre las partes y el tercero neutral, en el curso de las actuaciones de los procedimientos para los cuales fue autorizado el centro, podrán comunicarse o notificarse por cualquier medio electrónico, en los términos dispuestos en la Ley.
Artículo 2.2.4.2.10.4. De las Listas de Conciliadores y árbitros para la conciliación y el arbitraje de manera virtual. Los Centros que ofrezcan el servicio de arbitraje y conciliación de manera virtual o por medios electrónicos podrán hacer uso de sus listas, sin necesidad de contar con una lista especial para el efecto.
Artículo 2.2.4.2.10.5. Audiencias. Las audiencias de arbitraje y conciliación de manera virtual o por medios electrónicos se realizarán a través de videoconferencia, teleconferencia o por cualquier otro medio de comunicación, según lo determine el Conciliador o el tribunal. Los Centros y notarios dispondrán lo pertinente para la grabación y conservación de las audiencias que se surtan a través de estos medios.
Artículo 2.2.4.2.10.6. Procedimiento de conciliación por medios virtuales o electrónicos. La Conciliación por medios virtuales se regirá además de lo señalado en el artículo anterior, por lo previsto en el parágrafo 1° del artículo 4° y el artículo 6° de la Ley 2220 de 2022.
Para la prestación de la conciliación por medios virtuales o electrónicos, los centros de conciliación incluirán en su reglamento el procedimiento para su funcionamiento, el cual deberá garantizar que el tratamiento de los datos cumpla con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 o aquella que la sustituya, modifique o adicione.
En el momento que las partes manifiesten su voluntad de participar en el proceso conciliatorio en forma virtual o por medios electrónicos, deberán indicar que cuentan con la idoneidad y los medios tecnológicos necesarios o si pueden acceder a través de las alcaldías, las personerías municipales y demás entidades públicas habilitadas por la Constitución y la Ley, que se encuentren en disponibilidad de facilitar el acceso en sus sedes a las actuaciones virtuales. Los centros de conciliación también podrán a solicitud de las partes, facilitar los medios tecnológicos correspondientes.
Las partes podrán hacer la manifestación anterior en la solicitud o en el momento de iniciar la audiencia de conciliación, ante el requerimiento que realice al respecto el Conciliador.
Cuando en el trámite conciliatorio, participen personas con discapacidad, los medios tecnológicos dispuestos para esos casos deberán ser idóneos, seguros y accesibles.
Cuando las partes decidan realizar la audiencia de conciliación por medios digitales o electrónicos, los documentos correspondientes al trámite conciliatorio se deberán digitalizar. Los Centros deberán propender por la automatización de estos trámites.
Artículo 2.2.4.2.10.7 Condiciones para la prestación de los servicios de conciliación por medios virtuales. Las condiciones que deberán cumplir los centros de conciliación y notarios, para prestar el servicio de conciliación virtual serán las siguientes:
I. Garantizar la capacidad en infraestructura tecnológica que asegure la prestación del servicio de conciliación por medios virtuales o electrónicos, además del recurso humano capacitado para la adecuada prestación del servicio.
II. Información disponible al público en la correspondiente página web que contenga como mínimo los siguientes ítems:
A. La forma en que el centro presta el servicio de conciliación por medios virtuales o electrónicos,
B. Los protocolos de atención,
C. Formularios,
D. El reglamento interno del centro,
E. Los requisitos mínimos necesarios,
F. Las direcciones electrónicas o los vínculos respectivos.
La información publicada deberá contar con los parámetros de calidad, veracidad, oportunidad, confiabilidad y fácil comprensión además de atender las características de la población a la que se pretende llegar.
Sección 11
De los Procedimientos de Conciliación en los Centros de Conciliación
Subsección 1
Procedimiento Conciliatorio
Artículo 2.2.4.2.11.1.1. Procedimiento. Para el procedimiento de los casos de conciliación que se tramiten en los Centros de Conciliación, se deberá tener en cuenta lo señalado en el Título II de la Ley 2220 de 2022 y de manera complementaria, el reglamento previsto para este tipo de actuaciones previamente autorizado por el Ministerio de Justicia y del Derecho. De todos modos, este reglamento también deberá comprender dentro de su estructura, la aplicación de los principios señalados en el artículo 4 de la referida Ley.
El procedimiento de conciliación se podrá realizar en forma presencial, digital o electrónica o mixta, para lo cual las partes deberán manifestar en la solicitud de conciliación, o una vez citadas, la forma en que comparecerán.
Artículo 2.2.4.2.11.1.2. Designación del Conciliador. Cuando el Conciliador sea designado por el Centro, dicha designación se hará según lo establecido en el correspondiente reglamento.
Artículo 2.2.4.2.11.1.3. Deberes, obligaciones y atribuciones del Conciliador. El Conciliador designado para llevar el caso deberá cumplir con sus deberes, obligaciones y hacer un correcto uso de las atribuciones conferidas, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 29, 30 y 32 de la Ley 2220 de 2022. También deberá tener en cuenta los impedimentos y recusaciones establecidos en el artículo 33, así como la inhabilidad especial contemplada en el artículo 34 de la mencionada Ley.
Artículo 2.2.4.2.11.1.4. Lugar de desarrollo de la conciliación. Independientemente de la forma como se designe al Conciliador, este no podrá citar a las partes a audiencia de conciliación por fuera de las instalaciones del Centro.
Lo establecido en el presente artículo no aplica cuando se realiza la audiencia de conciliación por medios virtuales, como tampoco para los casos excepcionales previamente autorizados por el director del centro.
Lo anterior, no aplicará para las audiencias de conciliación que puedan darse con ocasión de los daños materiales en accidentes de tránsito, de que trata el artículo 143 de la Ley 769 de 2002, cuya atención podrá realizarse en el lugar de los hechos, según se determine en el protocolo de atención del respectivo centro.
Artículo 2.2.4.2.11.1.5. De la solicitud de conciliación ante los Centros de Conciliación. En la presentación de la solicitud correspondiente, que podrá hacerse en forma verbal o escrita, individual o conjunta, física o electrónica, se deberán cumplir los requisitos señalados en el artículo 52 de la Ley 2220 de 2022. El solicitante deberá estimar razonadamente la cuantía, por lo que no se recibirán solicitudes con cuantías indeterminadas, salvo que la disputa verse sobre derechos no cuantificables, circunstancia que deberá estar expresamente señalada y justificada.
En las solicitudes enviadas por correo electrónico o presentadas por otros medios virtuales, el requisito de la firma se entenderá cumplido, conforme lo establece la Ley 527 de 1999 o la norma que la modifique, sustituya o complemente. En estos casos bastará la identificación suministrada por el solicitante.
Si la solicitud es presentada por medio de apoderado, el poder podrá ser aportado por medio físico o electrónico, conforme a lo dispuesto para esos efectos por el Código General del Proceso.
Podrán presentarse solicitudes a nombre de otra persona de la que no se tenga poder, bajo las condiciones previstas por el Código General del Proceso, para el agente oficioso. En estos casos no será necesario prestar caución alguna. Si el interesado no ratifica esta solicitud, dentro de los diez (10) días siguientes a su radicación, se entenderá como no presentada.
Las pruebas podrán aportarse con la solicitud de conciliación, teniendo en cuenta los requisitos consagrados en los artículos 243 y siguientes del Código General del Proceso. Las pruebas aportadas serán tomadas como un respaldo para eventuales fórmulas de arreglo que se presenten en la audiencia de conciliación. Sin embargo, su falta de presentación en el procedimiento conciliatorio no impedirá que sean presentadas posteriormente, en un eventual proceso judicial.
En caso de retiro de la solicitud o de no cumplimiento del requerimiento del Conciliador para completarla o aclararla, esta se tendrá como no presentada.
Artículo 2.2.4.2.11.1.6. Análisis de la solicitud. Una vez recibida la solicitud y realizada la designación del Conciliador, este procederá a revisarla y establecer si cuenta con la competencia e información suficiente, para convocar a las partes. De no tener competencia, así lo declarará.
Si el Conciliador considera que se necesita información adicional o que no se cumple con alguno de los requisitos del artículo 52 de la Ley 2220 de 2022, requerirá al solicitante para que este dé respuesta dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, so pena de declarar la falta de interés en la solicitud, procediendo a su devolución. Lo anterior no impedirá presentarla nuevamente.
Si el Conciliador encuentra que la solicitud está relacionada con un asunto que no es conciliable, procederá a expedir la correspondiente constancia, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su presentación. Si durante el trámite de la audiencia se observare esta circunstancia, el operador procederá igualmente a emitirla. En todo caso, se deberán devolver los documentos aportados a los interesados.
De acuerdo con lo previsto en el artículo 34 de la Ley 2220 de 2022, ni el Centro ni sus operadores podrán asumir el trámite de solicitudes de conciliación en las cuales exista un interés directo por parte del centro o sus funcionarios.
Artículo 2.2.4.2.11.1.7. Convocatoria. En caso de que la solicitud cuente con el lleno de los requisitos y el asunto al que se refiera sea conciliable, el Conciliador procederá a programar en coordinación con el centro, la fecha y hora de la audiencia y a convocar a las partes, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud o de la corrección.
La convocatoria a la audiencia se comunicará a las partes por el medio más expedito y deberá contener el objeto de la conciliación, las consecuencias legales de la inasistencia a la misma, la modalidad de audiencia, así como los requerimientos de información y documentos que se consideren necesarios. En caso de que la modalidad de audiencia sea virtual o electrónica, se informará a las partes la manera cómo se realizará la correspondiente conexión.
Las partes tendrán el deber de suministrar las direcciones electrónicas para realizar las comunicaciones necesarias dentro del procedimiento. Estas direcciones podrán corresponder a las consignadas en el Registro Mercantil o en el contrato o negocio jurídico sobre el cual se va a tratar el trámite conciliatorio. Si ello no es posible, las comunicaciones se harán a aquellas indicadas en la solicitud de conciliación.
El Conciliador deberá, por solicitud de las partes o de acuerdo con su criterio, citar a quienes considere que deben asistir a la audiencia de conciliación, incluidos expertos en la materia de la controversia objeto de conciliación, quienes deberán ser terceros imparciales y cuya intervención se limitará a los aportes requeridos sobre su experticia.
Artículo 2.2.4.2.11.1.8. Asistencia y representación en la audiencia de conciliación. Las partes deberán asistir a la audiencia de conciliación y podrán hacerlo junto con sus apoderados cuando así lo consideren conveniente.
En aquellos eventos en los que el domicilio de alguna de las partes no se encuentre en el municipio o distrito donde se vaya a celebrar la audiencia, se encuentre por fuera del territorio nacional o cuando ocurran circunstancias que configuren fuerza mayor o caso fortuito, podrá solicitarse al Conciliador que la audiencia de conciliación se celebre con la sola comparecencia del apoderado de la parte, debidamente facultado para conciliar.
Cuando existan circunstancias que hayan impedido a las partes o a una de ellas acudir a la audiencia, deberán informarlo por escrito dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que debió celebrarse la misma, circunstancia en la cual, si el Conciliador lo considera, podrá reprogramar la audiencia.
Artículo 2.2.4.2.11.1.9. Desarrollo de la audiencia de conciliación. La audiencia se llevará a cabo con la presencia de las partes quienes pueden asistir junto con sus apoderados y demás convocados por el Conciliador, en el día y hora señalados. El Conciliador dirigirá la audiencia teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
Otorgar a las partes un margen de tiempo de espera para su llegada, conforme a lo señalado en el reglamento interno del centro.
Hacer las presentaciones personales de rigor y constatar la identificación de las partes y, de haberlos, sus apoderados.
Realizar la instalación de la audiencia, brindar a las partes la información relacionada con las facultades del Conciliador, el objeto de la audiencia y las reglas que se seguirán.
Orientar a las partes para que determinen con claridad los hechos y las pretensiones alegadas para facilitar la consecución del acuerdo.
Proponer las fórmulas de arreglo que considere procedentes para la solución de la controversia, en caso de ser necesario.
Logrado el acuerdo, se levantará el acta de conciliación, teniendo en cuenta lo previsto en el artículo 64 de la Ley 2220 de 2022.
Si no fuere posible la celebración del acuerdo, se expedirá inmediatamente la constancia de no acuerdo, de conformidad con el numeral 2 del artículo 65 de la Ley 2220 de 2022.
La audiencia deberá celebrarse dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de admisión de la solicitud.
La audiencia de conciliación será susceptible de suspensión a petición de las partes de mutuo acuerdo. También lo será, cuando el Conciliador considere que: i) no se estén dando las condiciones para el normal desarrollo de la audiencia, ii) haya elementos de juicio respecto de la existencia de ánimo conciliatorio, iii) sea necesario revisar, de acuerdo con la información suministrada en la audiencia, si el asunto es conciliable, iv) existan problemas de conexión o con los equipos tecnológicos dispuestos para realizar la diligencia o, v) que sea necesario para el buen desarrollo de la audiencia de conciliación.
Artículo 2.2.4.2.11.1.10. Desarrollo de la audiencia de conciliación de manera virtual o por medios electrónicos. Cuando la audiencia se realice de manera virtual o por medios electrónicos, además de lo ya señalado en el presente capítulo, deberán cumplirse los siguientes requisitos adicionales:
a. Las partes deberán manifestar en la solicitud de conciliación o una vez citadas, la forma en que actuarán y si se acogen a la modalidad virtual o mixta, certificando que cuentan con la idoneidad y los medios tecnológicos necesarios o si pueden acceder a través de las alcaldías, las personerías municipales y demás entidades públicas habilitadas por la Constitución y la ley, que se encuentren en disponibilidad de facilitar el acceso en sus sedes a las actuaciones virtuales.
b. Las partes deberán manifestar que cuentan con: una cuenta de correo electrónico válida o con mensajería instantánea de constante revisión, capacidad tecnológica de voz y datos, así como sistema de videoconferencias.
La audiencia virtual o por medios electrónicos se realizará por los canales autorizados y dispuestos por el Centro para tales efectos.
Las audiencias que se realicen de manera virtual, electrónica o mixta deberán ser grabadas en audio, video o por cualquier medio que garantice su integridad, pero solo se podrá grabar la identificación de los intervinientes y la parte final en la que se leerá el acta contentiva del acuerdo o la constancia de no acuerdo, así como la aceptación expresa de las partes sobre el contenido de dichos documentos.
El Conciliador informará a los intervinientes sobre la grabación de la audiencia, de lo cual se dejará la respectiva constancia. Esta hará parte del expediente electrónico.
Las audiencias virtuales o por medios electrónicos serán susceptibles de suspensión por las circunstancias previstas en el parágrafo 2° del artículo 2.2.4.2.11.1.9.
Artículo 2.2.4.2.11.1.11. Acta de conciliación. En caso de lograrse acuerdo parcial o total en la audiencia de conciliación, el Conciliador procederá a levantar la correspondiente acta, conforme a lo señalado en el artículo 64 de la Ley 2220 de 2022. De realizarse por escrito, el acta de conciliación surtirá sus efectos jurídicos a partir de la firma de las partes y del Conciliador o si consta por cualquier otro medio desde la aceptación expresa de las partes.
El acta de conciliación se entenderá como un documento público, en el cual el Conciliador dará fe de la decisión que han tomado las partes de poner fin a la controversia presentada por medio del respectivo acuerdo conciliatorio. Lo anterior, en los términos establecidos en el inciso primero del artículo 3° de la Ley 2220 de 2022.
El acta de conciliación contentiva del acuerdo con obligaciones claras, expresas y exigibles prestará mérito ejecutivo y tendrá carácter de cosa juzgada, se entenderá que es equivalente a una sentencia judicial.
Las partes podrán solicitar copia del acta de conciliación.
Cuando el acuerdo ha sido el resultado de una audiencia realizada por medios virtuales, en la firma del acta de conciliación se aplicará lo establecido en la Ley 527 de 1999 y en los artículos 2.2.2.47.1 y siguientes del Decreto número 1074 de 2015 o las normas que los modifiquen, sustituyan o complementen.
De conformidad con lo establecido en el parágrafo 2° del artículo 64 de la Ley 2220 de 2022, las etas de conciliación y su contenido no requerirán ser elevadas a escritura pública, salvo expresa disposición de las partes.
Artículo 2.2.4.2.11.1.12. Constancias. El Conciliador expedirá constancia al interesado en la que se indicará la fecha de presentación de la solicitud, la fecha en que se celebró o debió celebrarse la audiencia y expresará sucintamente el asunto objeto de conciliación, en los eventos previstos en el artículo 65 de la Ley 2220 de 2022. En todo caso, junto con la constancia, se devolverán los documentos originales aportados por los interesados de manera física. Para estos efectos, se deberá tener en cuenta:
En la constancia que se expida por inasistencia de alguna de las partes a la audiencia de conciliación, el Conciliador deberá precisar si se recibió justificación dentro de los tres (3) días siguientes y si se reprogramó la misma. De ser procedente, la constancia deberá entregarse al interesado al cuarto (4) día siguiente a la fecha en que debió realizarse la audiencia.
La constancia de no acuerdo se entregará a los interesados, inmediatamente finalice la audiencia de conciliación.
La constancia de asunto no conciliable se entregará a los interesados, dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la presentación de la solicitud si dicha circunstancia se advirtió en ella o al finalizar la audiencia, cuando la misma se haya advertido en el transcurso de esta.
Artículo 2.2.4.2.11.1.13. Aclaración de actas y constancias. De conformidad con lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 4 de la Ley 2220 de 2022, de oficio o a solicitud de parte, el Conciliador podrá aclarar la respectiva acta o constancia, cuando la misma tenga errores aritméticos, caligráficos, tipográficos, de digitación, problemas de legibilidad, errores por omisión, cambio de palabras o alteración de estas. Esta aclaración podrá hacerla mediante un documento explicativo que irá anexo al acta o constancia original y por ningún motivo la aclaración podrá cambiar o dar alcance al contenido material del acuerdo.
Artículo 2.2.4.2.11.1.14. Archivo de actas y constancias. El Conciliador deberá remitir las actas y constancias al Centro dentro de los cuatro (4) días siguientes a la expedición de las mismas, a la audiencia o la finalización del procedimiento. En el caso que el procedimiento se haya realizado por medios virtuales, esta entrega deberá hacerse dentro de los dos (2) días siguientes.
Artículo 2.2.4.2.11.1.15. Término para el procedimiento de conciliación. Conforme a lo dispuesto en el artículo 60 de la Ley 2220 de 2022, el procedimiento de conciliación, desde su inicio con la presentación de la solicitud, hasta su terminación con la elaboración de la correspondiente acta o constancia, deberá surtirse en un lapso máximo de tres (3) meses. Las partes podrán prorrogar ese término, por mutuo acuerdo, hasta por tres (3) meses más.
En todo caso, deberá tenerse en cuenta que de acuerdo con lo previsto en el artículo 56 de la Ley 2220 de 2022, la presentación de la solicitud de conciliación suspenderá el término de prescripción o de caducidad, hasta la finalización de este procedimiento, con la suscripción de la respectiva acta o constancia, o hasta que se venza el término de tres (3) meses, o de su prórroga, lo que ocurra primero. Esta suspensión operará por una sola vez y será improrrogable.
Artículo 2.2.4.2.11.1.16. Acuerdos en materia de alimentos. Los Centros incluirán en su reglamento, la necesidad de consignar en las actas, cuando se celebren acuerdos sobre alimentos, las consecuencias previstas en la Ley 2097 de 2021.
En los casos que se presente mora a la que hace referencia la Ley 2097 de 2021 y cuando la obligación haya quedado comprendida en un acta de conciliación celebrada en un centro de conciliación, el acreedor podrá seguir el procedimiento establecido en el parágrafo 4°, del artículo 3° de la misma Ley.
Subsección 2
Conciliación Preprocesal y Mediación Penal en Centros de Conciliación
Artículo 2.2.4.2.11.2.1 Ámbito de aplicación. Los Centros de Conciliación podrán prestar los servicios de conciliación preprocesal y mediación penal en los términos establecidos para su desarrollo en el Libro VI del Código de Procedimiento Penal y conforme a las disposiciones señaladas en el presente capítulo.
La Conciliación preprocesal se realizará conforme a lo señalado en el artículo 522 de la Ley 906 de 2004 y se ceñirá en lo pertinente, a lo establecido en la Ley 2220 de 2022.
La Mediación penal se llevará a cabo bajo las condiciones dispuestas en el Capítulo III del Libro VI de la Ley 906 de 2004 y se realizará de acuerdo con los parámetros establecidos para estos efectos por la Fiscalía General de la Nación.
Artículo 2.2.4.2.11.2.2. Modificación de reglamento. Los Centros de Conciliación que pretendan prestar los servicios de conciliación preprocesal y mediación penal deberán modificar para esos efectos su reglamento y solicitar la aprobación en los términos establecidos en el artículo 2.2.4.2.3.5. del presente Decreto”.