Se entiende cumplido el deber formal de expedir factura de venta de talonario o de papel y/o de documentos equivalentes de conformidad con lo establecido en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el numeral 17 del artículo 1o de esta resolución y cuando la misma sea entregada al adquiriente, con el cumplimiento de los requisitos a través de los siguientes medios:
Tratándose de adquirientes facturadores electrónicos: Con la entrega al adquiriente, al momento de efectuar la venta o prestación del servicio.
El adquiriente facturador electrónico recibirá la entrega de la factura de venta de talonario o de papel y/o del documento equivalente, así:
Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente en el procedimiento de habilitación en formato digital de representación gráfica, o
De manera física.
Tratándose de adquirientes que no son facturadores electrónicos: Con la entrega al adquiriente, quien señalará el medio por el cual se autoriza la entrega, así:
Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente en formato digital de representación gráfica, o
De manea física.
o. Para efectos de las representaciones gráficas en formato digital, los obligados a facturar deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquiriente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
Las representaciones gráficas en formato digital o físico, deberán contener como mínimo los requisitos del artículo 12 de esta resolución.
Para efectos de lo establecido en el parágrafo del artículo 9o de esta resolución, en caso de que la factura de venta de talonario o de papel se genere a través de sistemas informáticos electrónicos, en la representación gráfica se debe incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en el “Anexo Técnico de la factura electrónica de venta”.
o. El correo electrónico de que trata el literal a) del numeral 1 del presente artículo registrado por el adquiriente en el proceso de habilitación, deberá cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, conforme lo indicado en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
o. La información de la factura de venta de talonario o de papel y/o del documento equivalente, deberá ser remitida, a través del servicio informático electrónico que disponga la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), conforme lo indicado en los artículos 34 y 35 de esta resolución.
o. El sujeto obligado a facturar deberá conservar copia física o electrónica de los documentos equivalentes a la factura de venta, las copias son idóneas para todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes pertinentes.
Cuando se expidan los documentos equivalentes de que tratan los numerales 6, 7 y 12 del artículo 13 de esta resolución, se deberá dar cumplimiento a lo ordenado en el artículo 1.6.1.4.14. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, según corresponda.