Procedimiento del Depósito Legal. El depósito· legal se deberá efectuar, observando lo siguiente
Para las obras impresas publicadas en Bogotá, D. C., y para los documentos electrónicos fijados en soportes como memorias USB, CD, entre otros, el responsable del depósito deberá entregar cuatro (4) ejemplares, así: dos (2) ejemplares a la Biblioteca Nacional de Colombia, un (1) ejemplar a la Biblioteca Central de la Universidad Nacional de Colombia y un (1) ejemplar a la Biblioteca del Congreso. Si la obra objeto de depósito legal, ha sido publicada en un lugar diferente a Bogotá, D. C., el responsable del depósito deberá entregar cinco (5) ejemplares: dos (2) ejemplares a la Biblioteca Nacional de Colombia, un (1) ejemplar a la Biblioteca Central de la Universidad Nacional de Colombia y dos (2) ejemplares a la biblioteca departamental o la que haga sus veces, donde tenga asiento principal el respectivo editor, productor o titular de licencias, derechos de autor y derechos conexos. Se exceptúa la entrega de textos escolares a las bibliotecas departamentales.
Para el caso de obras publicadas en el modelo de impresión bajo demanda nacional, el editor deberá realizar el depósito legal de las mismas, entregando dos (2) ejemplares impresos de la obra a la Biblioteca Nacional de Colombia.
Tratándose de obras publicadas únicamente en el extranjero, cuyo editor esté domiciliado o establecido en el país, este deberá realizar el depósito legal entregando dos (2) ejemplares impresos de la obra y, para el caso en que la obra sea digital, se entregará una copia a la Biblioteca Nacional de Colombia.
Si el precio de venta al público de la obra impresa o del documento electrónico fijado en soportes como memoria USB, CD, entre otros soportes, supera el 20% del salario mínimo mensual legal vigente en el país, y la publicación es en cantidades menores a quinientos (500) ejemplares, se deberá entregar solo un (1) ejemplar, con destino a la Biblioteca Nacional de Colombia.
Para el caso de obras digitales
El responsable del depósito legal deberá entregar a la Biblioteca Nacional de Colombia una (1) copia digital legible, según el protocolo definido por el Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes a través de la Biblioteca Nacional de Colombia. Si se trata de material que circule en internet u otras redes de comunicación, sin importar la localización del servidor o servidores, a partir de los cuales se difunden, la Biblioteca Nacional de Colombia y las bibliotecas departamentales, tendrán la potestad de seleccionar y recolectar los contenidos, para la conformación de colecciones digitales patrimoniales para su depósito legal, según el protocolo definido por el Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes a través de la Biblioteca Nacional de Colombia. Lo anterior se realizará una vez venza el plazo de entrega estipulado en el artículo 28, Capítulo III de la Ley 1915 de 2018.
En el caso de obras digitales que cuenten con algún tipo de restricción que impida su reproducción para fines de preservación y de consulta en terminales especializadas de la Biblioteca Nacional de Colombia, el editor o productor, según requerimiento, facilitará una copia digital íntegra y legible, sin restricciones de acceso ni medidas tecnológicas que impidan la reproducción de la obra, según los fines anteriormente señalados, o realizará la entrega a través de redes de comunicación o en otro soporte, según sea el caso, con el fin de que la Biblioteca Nacional pueda cumplir con su obligación de salvaguardar el patrimonio bibliográfico y documental digital colombiano, y estas puedan ser consultadas en el futuro, sin tiempo de caducidad, según el protocolo definido por el Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes a través de la Biblioteca Nacional de Colombia, para la conformación de colecciones patrimoniales digitales y lo dispuesto en la legislación en materia de derecho de autor vigente.
Una vez la Biblioteca Nacional de Colombia identifique una obra digital que sea objeto de depósito legal, que no cuente con fecha de publicación, se procederá a realizar la copia de preservación para consulta en terminales especializadas en la Biblioteca Nacional de Colombia.
Para el caso de las obras digitales, el responsable del depósito legal deberá entregar a la Biblioteca Nacional de Colombia mediante el mecanismo establecido para tal fin, la información para la entrega de la obra, así como los documentos creados para dar cuenta del funcionamiento de las mismas, cuando se requiera, para su preservación y consulta.
Para el caso de las publicaciones oficiales digitales objeto de depósito legal, que circulen en internet u otras redes de comunicación, la Biblioteca Nacional de Colombia tendrá la potestad de reproducir, con fines de preservación y acceso, la información que considere de interés para el patrimonio de la nación, una vez haya sido publicada, condición que no exime al responsable del depósito legal de realizar la entrega de las obras, según el protocolo definido por el Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes a través de la Biblioteca Nacional de Colombia.
Para el caso de obras de acceso abierto, objeto de depósito legal, la Biblioteca Nacional de Colombia podrá preservar, los datos y metadatos, y ponerlos a disposición una vez los identifique, atendiendo siempre el licenciamiento de atribución de la obra. Los datos podrán ser usados, reutilizados y redistribuidos libremente.
Tratándose de obras audiovisuales, grabaciones sonoras o fonogramas, que circulen en soportes físicos, el productor deberá entregar dos (2) ejemplares a la Biblioteca Nacional de Colombia y dos (2) ejemplares a la biblioteca departamental donde tenga asiento principal, cuando la obra haya sido publicada en un lugar diferente a Bogotá, D. C. Para las obras cinematográficas se entregará una (1) copia idéntica a la original a la Biblioteca Nacional de Colombia, según el protocolo definido para este trámite.
En el caso de obras cinematográficas que hayan obtenido Certificado de Producto Nacional (CPN), el depósito legal se llevará a cabo mediante entrega a la Biblioteca Nacional de Colombia o a la entidad especializada que mediante convenio se determine, en consonancia con lo previsto en el artículo 2.8.1.1.7 del presente decreto, de uno (1) de los elementos de tiraje o de una (1) copia idéntica de la obra original, en adecuadas condiciones técnicas de sonido e imagen. Su propietario podrá utilizar el elemento de tiraje para realizar actividades de duplicación o intervención, siempre que garantice su reintegro, sin deterioro alguno. De conformidad con lo dispuesto anteriormente, el depósito legal de las obras cinematográficas nacionales comprenderá, igualmente, la entrega de los afiches, fotografías, sinopsis y ficha técnica, anuncios de prensa y comentarios de prensa de la película, por lo menos en la cantidad de un (1) ejemplar de cada uno de los documentos elaborados.
Para el caso de obras publicadas con material complementario, bien sea en múltiples formatos o tecnologías, el editor o productor deberá entregar dichos materiales como objeto de depósito legal, junto con la obra principal.
Para el caso de una misma obra publicada en diversos formatos físicos y digitales, el responsable de la obra deberá hacer el depósito de estas publicaciones en sus diferentes versiones.
La Biblioteca Nacional de Colombia y las demás bibliotecas depositarias, podrán solicitar al depositante el cambio de los ejemplares o copias digitales entregados en calidad de depósito legal, cuando no se encuentren en condiciones adecuadas de integridad, legibilidad y funcionamiento, para su preservación y acceso. La obra se solicitará en el mismo soporte o formato en el que se publicó, y el depositante tendrá 30 días calendario para su entrega, posterior a la correspondiente solicitud.
En caso de que sean entregados más de los ejemplares requeridos por el depósito legal, las bibliotecas depositarias podrán establecer la destinación de dichos ejemplares.
Para el caso de la Biblioteca Central de la Universidad Nacional de Colombia y de la Biblioteca del Congreso, que promueven el acceso a la producción nacional recibida por depósito legal, estas podrán remitir a otras instituciones, a título gratuito y con fines educativos y culturales, obras recibidas por este concepto, observando la legislación autoral vigente. Las obras deberán ser usadas por las entidades receptoras, bajo las mismas condiciones en las que fueron entregadas.