Reglas y Características . El sistema para el recaudo de los aportes de los vinculados al Servicio Social Complementario de Beneficios Económicos Periódicos (BEPS) deberá tener, cuando menos, las siguientes características
Será un sistema que admita operadores tradicionales y alternativos de recaudo que permita el acceso voluntario a todos los vinculados.
Las entidades involucradas en la operación de este sistema deberán abstenerse de incurrir en prácticas comerciales restrictivas del libre mercado y deberán desarrollar su actividad con sujeción a las reglas y prácticas de la buena fe comercial.
Deberá permitir la interconexión de los operadores de recaudo con el sistema transaccional de Colpensiones, de manera segura y de modo que se pueda acceder al mismo en un contexto de absoluta transparencia.
Deberá garantizar la confidencialidad y seguridad de la información suministrada, para lo cual deberán establecerse mecanismos de confirmación de la información recibida y su conciliación con los recaudos recibidos, así como las responsabilidades que corresponden a cada uno de los actores en el proceso.
Deberá garantizar el flujo y recepción segura de la información, a los vinculados y a Colpensiones, para lo cual se establecerá un procedimiento inicial de ingreso al Sistema de Recaudo del Servicio Social Complementario de Beneficios Económicos Periódicos (BEPS), que garantice la correcta y segura identificación de los involucrados.
Deberá garantizar las transferencias diarias de los dineros recaudados a las cuentas y entidades bancadas que Colpensiones defina para el manejo de los recursos por parte de la administradora en el Servicio Social Complementario de Beneficios Económicos Periódicos (BEPS).
Colpensiones suscribirá acuerdos de servicio que indiquen expresamente, entre otros aspectos que se estimen necesarios, las características de operación del sistema, las obligaciones establecidas para cada uno de los actores, el costo de las transacciones financieras y el instrumento, tecnología o sistema de pago para realizarlas. Además, se señalarán los aspectos inherentes a la seguridad física e informática, las validaciones que se realizarán y los planes de contingencia y continuidad del negocio que se utilizarán, el término para la transferencia de los recursos y de la información y las sanciones por su incumplimiento. En todo caso la responsabilidad del recaudo está a cargo de Colpensiones. (Decreto número 2087 de 2014, artículo 3°).