º. Apruébase el Acuerdo número 0003 del 21 de enero de 1994, emanado del Consejo Directivo de la Unidad Universitaria del Sur de Bogotá, cuyo texto es el siguiente: ACUERDO NUMERO 0003 DE 1994 (enero 21) por el cual se fija la Estructura Interna de la Unidad Universitaria del Sur de Bogotá y se determinan las funciones de sus dependencias. El Consejo Directivo de la Unidad Universitaria del Sur de Bogotá, Unisur, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias, en especial las conferidas por el artículo 65 de la Ley 30 de 1992, ACUERDA: Artículo 1º. La Estructura Interna de la Unidad Universitaria del Sur de Bogotá, será la siguiente: CAPITULO I De la Estructura
Consejo Directivo
Rectoría 2.1 Secretaría General 2.2 Oficina de Planeación 2.3 Oficina de Control Interno 2.4 Oficina de Informática y Comunicaciones
Consejo Académico
Vicerrectoría Académica 4.1 Facultad de Ciencias Administrativas 4.1.1 Consejo de Facultad 4.2 Facultad de Ciencias Agrarias 4.2.1 Consejo de Facultad 4.3 Facultad de Ciencias Básicas e Ingenieria 4.3.1 Consejo de Facultad 4.4 Facultad de Ciencias Sociales y Humanas 4.4.1 Consejo de Facultad
Vicerrectoría de Educación Comunitaria y Desarrollo Regional 5.1 División de Formación Comunitaria 5.2 División de Proyectos Comunitarios 5.3 División de Desarrollo Educativo Regional 5.3.1 Centro Nacional de Educación a Distancia, Cened 5.3.2 Centros Regionales de Educación a Distancia, CREAD
Vicerrectoría Administrativa 6.1 División de Recursos Humanos 6.2 División Financiera
Organo de Asesoría y Coordinación 7.1 Comisión de Personal
El Consejo Directivo determinará el funcionamiento y conformación de los Centros Regionales de Educación a Distancia, CREAD, que considere necesarios, de acuerdo con los programas y proyectos de la Institución. CAPITULO II DE LAS FUNCIONES Consejo Directivo, Rector, Consejo Académico y Consejos de Facultad Artículo 2º. El Consejo Directivo, el Rector, el Consejo Académico y los Consejos de Facultad cumplirán las funciones señaladas en el Estatuto General y demás disposiciones legales y reglamentarias vigentes. SECRETARIA GENERAL Artículo 3º. Son funciones de la Secretaría General
Actuar como Secretario en los Consejos Directivos y Académico así, como elaborar y refrendar las actas, los acuerdos y demás actos expedidos por estos.
Refrendar las resoluciones expedidas por el Rector;
Expedir conjuntamente con el Rector y el Decano respectivo las correspondientes actas de grado, así como custodiar su archivo y certificar sobre la existencia de las mismas;
Efectuar seguimiento y control sobre el cumplimiento de la programación y decisiones que se tomen en los Consejos Directivo y Académico;
Dar fe sobre la autenticidad de los documentos que expida la Institución;
Notificar en los términos legales y reglamentarios, las actos que expida el Rector y los de los Consejos y Comités de las cuales sea Secretario;
Asistir y asesorar a la Rectoría y demás dependencias de la Institucion en el trámite y solución de todos los asuntos jurídicos y legales que se presenten;
Coordinar las actividades relacionadas con la ejecución y control de los contratos y convenios que suscriba la Institución;
Dirigir y controlar las actividades de archivo y correspondencia de la Institución;
Presentar informes periódicos a la Rectoría sobre el desarrollo de sus actividades;
Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia. OFICINA DE PLANEACION Artículo 4º. Son funciones de la Oficina de Planeación. a) Asesorar a la Rectoría en la formulación y evaluación de las políticas, planes, programas y proyectos institucionales; b) Elaborar y presentar el Presupuesto Anual de la Institución; c) Elaborar y presentar el Plan General de Desarrollo de la Institución; d) Controlar y evaluar periódicamente la ejecución de los planes y programas de la Institución proponiendo los ajustes que se consideren necesarios; e) Dirigir los procesos de información y procesamiento de datos necesarios para la toma de decisiones en beneficio del desarrollo institucional; f) Asesorar a la Rectoría en la adopción de procesos y procedimientos para agilizar y mejorar la eficiencia en sus aspectos técnicos y administrativos; g) Presentar informes periódicos a la Rectoría sobre el desarrollo de sus actividades; h) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia. OFICINA DE CONTROL INTERNO Artículo 5º. Son funciones de la Oficina de Control Interno: a) planificar, dirigir, organizar y evaluar permanentemente los procesos de verificación y evaluación del sistema de control interno en la Institución; b) Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la Institución y recomendar sus ajustes; c) Asesorar a las directivas y demás dependencias, en la estructuración y aplicación de los mecanismos de control interno, necesarios para el logro de los objetivos institucionales; d) Verificar y controlar los sistemas, procedimientos y controles utilizados en el manejo de los recursos y bienes de la Institución, con el fin de garantizar su efectividad; e) Velar porque todas las actividades académicas, administrativas, financieras y de información estén dirigidas al logro de los objetivos y metas de la Institución y que contribuyan al mejoramiento continuo en el cumplimiento de su misión; f) presentar informes periódicos a la Rectoría sobre el desarrollo de sus actividades; g) Las demás funciones que le sean asignadas por la Ley y las que correspondan a la naturaleza de la dependencia. OFICINA DE INFORMATICA Y COMUNICACIONES Artículo 6º. Son funciones de la Oficina de Informática y Comunicaciones: a) Asesorar a la Rectoría en la formulación de políticas, metodologías y estrategias informáticas de comunicación, producción de materiales educativos, desarrollo y mantenimiento de sistemas de información de la Institución; b) Diseñar e implementar el Sistema de Información y la Red de Sistemas de la Institución, proponiendo las áreas de desarrollo prioritario, mantener y administrar las bases de datos derivadas de estos sistemas de información; c) Asesorar a la Rectoría, en la celebración de contratos, acuerdos, convenios y demás actos necesarios para la prestación de los servicios internos y/o externos de telecomunicaciones requeridos por la Institución, para el fomento y divulgación de la metodología de la educación Abierta y a Distancia; d) Asesorar a las facultades, en el diseño de políticas y estrategias para la divulgación, desarrollo, difusión y comunicación de paquetes instruccionales (audiovisuales, multimediales y software educativo); e) Responder por las políticas de seguridad y control necesarios para garantizar la eficacia, eficiencia y confiabilidad de los recursos informáticos de la Institución; f) Participar en los procesos de definición de requerimientos, licitación, adquisición y puesta en marcha de nuevas instalaciones de soporte lógico (software) y físico (hardware), estándares y metodologías en informática, comunicación, multimedia, audiovisuales y sistemas de información; g) Conformar bancos de datos con instituciones educativas públicas y privadas, nacionales y extranjeras que puedan contribuir al logro de las metas del Plan de Desarrollo Científico y Tecnológico, en materia de informática, telecomunicaciones y multimedia, identificando los materiales disponibles, para su selección, adaptación, producción y distribución; h) Crear mecanismos para la utilización de los medios de comunicación (radio, televisión, etc.), para impartir conocimientos de carácter científico, técnico, social y humano; i) Formular normas y procedimientos para coordinar el desarrollo de medios educativos, la calidad de los servicios y en especial la relacionada con el diseño, producción y mantenimiento de la infraestructura computacional y multimedial; j) Diseñar, elaborar y adaptar contenidos para la producción de audio-apoyos educativos, de la Institución y asumir el control y supervisión de la producción técnica: k) Presentar informes periódicos a la Rectoría sobre el desarrollo de sus actividades; l) las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia. VICERRECTORIA ACADEMICA Artículo 7º. Son funciones de la Vicerrectoría Académica. a) Asesorar a la Rectoría en la formulación, dirección, ejecución y evaluación de las políticas académicas; b) Proponer, en coordinación con las facultades al Consejo Académico la creación, modificación o supresión de programas académicos; c) Desarrollar procesos de seguimiento y evaluación de los programas académicos y planes de estudio respectivos en procura de mejoramiento de la calidad y eficiencia de estos; d) Velar por el cumplimiento de los acuerdos y disposiciones que adopten el Consejo Directivo, la Rectoría y el Consejo Académico sobre los asuntos académicos y de investigación; e) Promover, coordinar y desarrollar proyectos de investigación y difundir sus resultados; f) Establecer criterios y dirigir los procesos para la selección, capacitación, promoción y evaluación del personal académico; g) Coordinar y orientar la evaluación permanente de los sistemas y estrategias empleados en el proceso de enseñanza aprendizaje; h) Dirigir y orientar la producción de materiales audiovisuales y educativos en coordinación con las facultades; i) Presentar informes periódicos a la Rectoría y al Consejo Académico sobre el desarrollo de sus actividades; j) Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia. FACULTADES Artículo 8º. Son funciones de las Facultades según su especialidad: a) Elaborar en coordinación con la Oficina de Planeación y Vicerrectoría Académica, los planes de desarrollo de la Facultad; b) Administrar los programas académicos en concordancia con las políticas y objetivos de la Institución, velando por el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias vigentes; c) Promover y coordinar las actividades académicas de investigación y de extensión acordes con la naturaleza de los programas académicos que ofrece la Facultad; d) Organizar y estructurar en coordinación con la Vicerrectoría Académica, los diseños curriculares y los planes de estudio; e) Organizar y desarrollar los procesos de registro y control académico de los estudiantes; f) Diseñar, desarrollar y evaluar programas de educación permanente; g) Elaborar, con la asesoría de la Oficina de Planeación, el proyecto de presupuesto anual y hacer un estricto control del mismo; h) Diseñar y desarrollar los procesos de producción, validación y edición de material educativo (módulos, guías, audiovisuales, etc.); planificar las necesidades y velar por su oportuna entrega a los Centros Regionales y al Centro Nacional de Educación a Distancia; i) Diseñar y desarrollar los sistemas de evaluación académica acordes con los programas que desarrolla la facultad; j) Diseñar y desarrollar sistemas de seguimiento y evaluación de proyectos de desarrollo empresarial y tecnológico; k) Definir sistemas de seguimiento y evaluación de los proyectos de investigación en la facultad, de acuerdo a las líneas de investigación que hayan sido definidas;
Presentar informes periódicos de actividades, que conforme a los reglamentos internos le corresponda;
Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia. VICERRECTORIA DE EDUCACION COMUNITARIA Y DESARROLLO REGIONAL Artículo 9º. Son funciones de la Vicerrectoría de Educación Comunitaria y Desarrollo Regional: a) Asesorar a la Rectoría en la formulación, ejecución y evaluación de políticas específicas relacionadas con la función social de la Institución, la participación comunitaria y el desarrollo educativo regional; b) Planificar, ejecutar y evaluar diferentes proyectos comunitarios e interinstitucionales que contribuyan a la realización de la misión de la Universidad y a la prestación de servicios a la comunidad; c) Orientar y evaluar el diseño y la producción de microcurrículos y materiales educativos, para apoyar los procesos de aprendizaje independiente y de autogestión formativa del líderes comunitarios, dirigentes solidarios y agentes educativos; d) Dirigir y supervisar los procesos de innovación pedagógica y organizacional, necesarios para la prestación de servicios educativos, técnicos y académicos que la Institución pueda ofrecer a la población de los municipios y ciudades menores que los requieran; e) Dirigir y supervisar el diseño y la aplicación de estrategias organizacionales y comunitarias, para el desarrollo y la consolidación de la gestión universitaria en las regiones a través de los Centros Regionales de Educación a Distancia, CREAD; f) Definir y orientar el desarrollo de estrategias de promoción, organización y consolidación de formas asociativas de participación social y productiva, que dinamicen la interacción entre la Institución y la comunidad y contribuyan a articular los programas educativos con los sectores básicos de la actividad regional; g) Orientar la sistematización científica de las experiencias de trabajo con la comunidad, así como su publicación y aprovechamiento institucional, de manera que contribuya a la consolidación de la identidad de la Universidad; h) Definir y aplicar criterios para el desarrollo de los procesos de cooperación y concertación interinstitucional, así como la búsqueda de fuentes de financiamiento de las actividades institucionales relacionados con los procesos de formación comunitaria y desarrollo regional; i) Diseñar, orientar y evaluar mecanismos de capacitación para el personal directivo y administrativo de los Centros Regionales de Educación a Distancia, CREAD, y del Centro Nacional de Educación a Distancia, CENED; j) Responder por los procesos de planificación, dirección, registro y control de las actividades, proyectos y recursos de la Vicerrectoría, así como por los informes evaluativos de la gestión, de acuerdo con las orientaciones e instrucciones de la Rectoría; k) Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia. DIVISION DE FORMACION COMUNITARIA Artículo 10. Son funciones de la División de Formación Comunitaria: a) Diseñar, desarrollar y supervisar la elaboración de materiales de autoaprendizaje para la formulación, preparación, ejecución y evaluación de programas en formación comunitaria; b) Promover, organizar y desarrollar con organismos públicos y privados, la realización de cursos de educación comunitaria en las diferentes regiones del país; c) Concertar con entidades públicas y privadas la realización, participación y financiación de proyectos de investigación en formación comunitaria; d) Diseñar y organizar mecanismos y estrategias para la promoción y consolidación de estructuras de participación y desarrollo comunitario a nivel local y regional; e) Evaluar periódicamente los avances y logros de la División y presentar los respectivos informes a la Vicerrectoría; f) Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia. DIVISION DE PROYECTOS COMUNITARIOS Artículo 11. Son funciones de la División de Proyectos Comunitarios: a) Diseñar, desarrollar y evaluar estrategias de investigación para la generación y ejecución de proyectos comunitarios, que apoyen y fortalezcan la participación ciudadana y el desarrollo local y regional; b) Diseñar, desarrollar y evaluar proyectos educativos tendientes al fomento y desarrollo de la economía solidaria, así como de otras formas asociativas de producción; c) Concertar con entidades públicas y privadas la realización, participación y financiación de proyectos de desarrollo educativo local y regional; d) Evaluar los avances y logros de la División y presentar los respectivos informes a la Vicerrectoría; e) Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia. DIVISION DE DESARROLLO EDUCATIVO Y REGIONAL Artículo 12. Son funciones de la División de Desarrollo Educativo Regional: a) Dirigir y supervisar el diseño y aplicación de estrategias organizacionales para el desarrollo y consolidación de la gestión gerencial del Centro Nacional de Educación a Distancia, CENED, y de los Centros Regionales de Educación a Distancia, CREAD; b) Coordinar con las diferentes dependencias de la Institución los mecanismos de comunicación e información que permitan a los directores de CREAD planificar, ejecutar y evaluar la gestión académica, administrativa y comunitaria de los centros regionales; c) Diseñar, desarrollar los procesos de inducción, asesoría y seguimiento a los directores de CREAD y a los coordinadores, tutores y estudiantes del CENED, de conformidad con las políticas institucionales; d) Coordinar la programación, ejecución y desarrollo de los eventos de formación y capacitación del personal directivo de los Centros de Educación a Distancia; e) Participar en el diseño y puesta en marcha de proyectos de investigación relacionados con el desarrollo de procesos organizacionales y de validación de experiencias pedagógicas aplicados a la educación a distancia; f) Diseñar, desarrollar y evaluar los mecanismos de capacitación de personal directivo y administrativo de los Centros de Educación a Distancia; g) Presentar informes periódicos a la Vicerrectoría sobre el desarrollo de sus actividades; h) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia. CENTRO NACIONAL DE EDUCACION A DISTANCIA, CENED Artículo 13. Son funciones del Centro Nacional de Educación a Distancia, CENED: a) Atender a la población estudiantil que por razones geográficas no pueden desplazarse a los centros regionales, de acuerdo con las políticas establecidas por la Institución; b) Programar y ejecutar el desarrollo de los procesos académicos-administrativos establecidos por la Vicerrectoría y las facultades, para el cumplimiento del currículo de los programas de formación universitaria; c) Planificar, desarrollar y evaluar los procesos de inducción, asesoría y seguimiento a la población estudiantil del Centro Nacional; d) Coordinar con las facultades los mecanismos académicos pedagógicos y el suministro de los materiales educativos y demás insumos académicos que se requieran para facilitar el desarrollo de los procesos de aprendizaje independiente y autodirigido; e) Diseñar y desarrollar el sistema de inscripción, matrícula, apoyo pedagógico y control administrativo, de los estudiantes que ingresen a la Institución a través del Centro; f) Generar y promover el desarrollo de proyectos de investigación para la adecuación curricular, la identificación de proyectos de desarrollo empresarial y tecnológicos pertinentes a las necesidades regionales y para el mejoramiento de las estrategias de autoaprendizaje; g) Participar en el diseño y desarrollo de procesos de investigación evaluativa de la gestión académico-administrativa y comunitaria, con el fin de introducir los ajustes requeridos para garantizar el logro de sus objetivos y perfeccionamiento del sistema educativo a distancia; h) Presentar informes periódicos de actividades sobre la gestión realizada con destino a la Vicerrectoría; i) Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia; CENTROS REGIONALES DE EDUCACION A DISTANCIA, CREAD Artículo 14. Son funciones de los Centros Regionales de Educación a Distancia, CREAD: a) Planificar, ejecutar y evaluar los procesos correspondientes a las diferentes áreas de trabajo, para la prestación del servicio educativo que la Institución ofrece en la región, a través de los programas de educación formal y no formal, de acuerdo con las políticas institucionales; b) Crear condiciones para la óptima utilización de los recursos convencionales y no convencionales del Centro Regional de Educación a Distancia, CREAD, y del entorno, de tal manera que posibiliten la interacción entre la universidad y la comunidad y el normal desarrollo de los programas académicos que se ofrecen; c) Generar espacios de reflexión e interacción formativa, creativa, productiva y cultural, que motiven a los estudiantes y a la comunidad educativa, para la búsqueda, de la excelencia académica, la formación integral de las personas y el compromiso social con el desarrollo regional; d) Diseñar, ejecutar y evaluar los procesos de administración de estudiantes de educación formal y no formal, con el fin de legalizar su vinculación a la Universidad e informar de manera permanente sobre su evolución académica, mediante el registro y control individual; e) Generar y promover el desarrollo de proyectos de investigación para la adecuación curricular, la identificación de proyectos de desarrollo empresarial y tecnológicos pertinentes a las necesidades regionales y para el mejoramiento de las estrategias de autoaprendizaje; f) Programar y ejecutar el desarrollo de los diferentes momentos constitutivos del proceso académico-pedagógico establecido por la Vicerrectoría y las Facultades para el desarrollo curricular de cada uno de los programas de formación universitaria; g) Promover la identificación y ejecución de proyectos de investigación social y comunitaria, que sirvan de base para el diseño y realización de eventos formativos, para la participación en programas de desarrollo local y regional; h) Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia. VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Artículo 15. Son funciones de la Vicerrectoría Administrativa: a) Asesorar a la Rectoría en la formulación, dirección, ejecución y evaluación de las políticas administrativas y financieras; b) Dirigir, coordinar y controlar la administración de los recursos humanos, la prestación de los servicios administrativos y las actividades presupuestales y financieras de la Institución, conforme a las normas legales y reglamentarias vigentes; c) Dirigir y supervisar los procesos de almacenamiento, custodia y distribución de los elementos necesarios para el adecuado funcionamiento de la Institución; d) Dirigir y supervisar los procesos de manejo y actualización de los inventarios de muebles y enseres de la Institucion; e) Preparar anualmente los programas de mantenimiento y compras, dándoles cumplimiento oportuno; f) Presentar informes periódicos a la Rectoría sobre el desarrollo de sus actividades; g) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia. DIVISION DE RECURSOS HUMANOS Artículo 16. Son funciones de la División de Recursos Humanos: a) organizar, coordinar y evaluar los procesos de selección, clasificación, registro y desarrollo del personal de la Institución; b) Orientar, coordinar y controlar las actividades relacionadas con el ingreso, permanencia y retiro del servicio concerniente a la carrera administrativa; c) Elaborar y desarrollar los programas de bienestar social y de capacitación del personal, en coordinación con las diferentes dependencias; d) Preparar las providencias sobre nombramientos, remociones y demás situaciones administrativas del personal y expedir las certificaciones que le correspondan; e) Reportar anualmente las cesantías del personal de planta al Fondo Nacional del Ahorro; f) Elaborar las nóminas correspondientes al personal de planta y de contrato de la Institución; g) Custodiar, conservar y actualizar las hojas de vida del personal de planta y de contrato; h) Presentar informes periódicos a la Vicerrectoría Administrativa sobre el desarrollo de sus actividades; i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia: DIVISION FINANCIERA Artículo 17. Son funciones de la División Financiera: a) Coordinar y controlar las actividades financieras, presupuestales y contables de la Institución de acuerdo con las normas legales y reglamentarias vigentes; b) Participar en la preparación del proyecto anual de presupuesto de la Institución; c) Elaborar y analizar los balances, estados de ingresos y egresos y demás informes financieros y presentarlos oportunamente; d) Elaborar, analizar y presentar los estados financieros de la Institución para la toma de decisiones; e) Rendir los informes y cuentas que requieran la Contraloría General de la República y otros organismos públicos; f) Efectuar los estudios para establecer los costos en la prestación de los servicios de la Institución; g) Presentar a la Vicerrectoría Administrativa los informes financieros y los relacionados con su actividad; h) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia. ORGANO DE ASESORIA Y COORDINACION COMISION DE PERSONAL Artículo 18. La Comisión de Personal se integrará y cumplirá sus funciones de conformidad con las disposiciones vigentes sobre el particular. Artículo 19. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su aprobación por Decreto del Gobierno Nacional y deroga al Acuerdo número 012 del 20 de febrero de 1990. Comuníquese y cúmplase. Presidenta, (Fdo.) Magdalena Mantilla Cortés Secretaria, (Fdo.) Betty Góngora Pedraza.