De la Vicepresidencia Financiero Administrativa
Administrar los recursos económicos y financieros de la empresa e implantar los programas de control financiero y fiscal requeridos para el correcto uso y manejo de los fondos de la empresa.
Fijar las políticas y orientar el manejo y utilización de los recursos financieros en forma coordinada con las demás dependencias de la empresa.
Establecer políticas para la prestación de los servicios administrativos y la administración de los materiales, propiedad, planta y equipo a nivel nacional.
Preparar y gestionar la aprobación del anteproyecto de presupuesto, sus modificaciones y ajustes y evaluar su ejecución, una vez aprobado.
Establecer y actualizar los indicadores de gestión para evaluar los servicios administrativos a nivel nacional, evaluar sus resultados y tomar las acciones que aseguren la correcta prestación de los servicios.
Evaluar los resultados de las inversiones financieras realizadas y tomar las acciones que permitan mantener los grados de rentabilidad esperados por la empresa.
Gestionar la consecución de recursos de crédito tanto internos como externos y responder por su registro y el cumplimiento de las obligaciones de pago adquiridas.
Fijar los criterios de evaluación económica y evaluar económica y financieramente las ofertas de contratación que requiera realizar la empresa.
Controlar la ejecución financiera de los contratos Joint Venture, en forma coordinada con la Vicepresidencia Técnico Operativa.
Evaluar las mejores condiciones de inversión de los excedentes de tesorería de la empresa y controlar sus rendimientos.
Definir y dirigir las políticas sobre modalidades de importación, nacionalización, transporte y pago de equipos y elementos que la empresa requiere y coordinar con la Vicepresidencia Técnico Operativa la aplicación de las mismas.
Responder por el trámite, registro, pago y seguimiento de la deuda.
Dirigir y coordinar las operaciones de comercio exterior de la empresa.
Establecer, en forma conjunta con las vicepresidencias Comercial y de Planeación los sistemas de evaluación de costos y fijación de tarifas para cada nivel administrativo y servicios que presta la empresa.
Fijar las políticas en la ejecución de los procesos de facturación y recaudo de los ingresos de la empresa.
Garantizar la prestación de los servicios generales, administración inmobiliaria, mantenimiento de propiedad, planta y equipo, y seguridad en la administración central.
Asegurar el cumplimiento del programa de seguros de la empresa, a nivel nacional.
Las demás que le sean asignadas por autoridad competente y que se relacionen con la naturaleza de la dependencia. De la División de Programación, Control y Evaluación Financiera 1. Planificar, coordinar y asesorar los estudios para la formulación de estrategias y acciones de orden económico para mejorar la productividad de la empresa. 2. Elaborar los estudios de financiamiento exterior e interior y las proyecciones del servicio de la deuda. 3. Evaluar financieramente los proyectos de inversión que deben ser aprobados por la Presidencia de la empresa. 4. Evaluar las mejores condiciones de financiamiento de corto plazo y coordinar con el área de tesorería la determinación de las mejores condiciones de pago. 5. Proponer modelos para la evaluación de las condiciones financieras de los proyectos que involucren diversas formas de financiación. 6. Coordinar con la Vicepresidencia de Planeación, la definición del presupuesto de inversión y dirigir y coordinar la elaboración y presentación del presupuesto de la empresa, sus modificaciones y ajustes. 7. Supervisar y controlar administrativamente el desarrollo de las actividades y procesos de presupuesto, de acuerdo con las normas administrativas y fiscales vigentes. 8. Coordinar y controlar la ejecución presupuestal de la empresa, elaborar y presentar los informes presupuestales con la periodicidad que requieran los entes externos y en la forma prescrita por las normas, y desarrollar sistemas de evaluación y control sobre la ejecución presupuestal. 9. Definir, mantener y controlar los elementos fundamentales del costo en cada uno de los servicios que presta la empresa y diseñar los procedimientos que permitan evaluar los costos de los nuevos servicios y su contabilización. 10. Determinar los parámetros que permitan a la Administración evaluar la productividad de los diferentes servicios frente a los recursos generados y sus costos incurridos. 11. Las demás que le sean asignadas por autoridad competente y que se relacionen con la naturaleza de la dependencia De la División de Tesorería 1. Evaluar las condiciones del mercado y efectuar las inversiones de acuerdo con la política de la empresa, los plazos de disponibilidad, las condiciones de seguridad y las mejores tasas de rentabilidad existentes en el mercado. 2. Proyectar el flujo de fondos y recursos de liquidez de la empresa y optimizar su utilización. 3. Asesorar y controlar la operación de las tesorerías a nivel país. 4. Gestionar y responder por el trámite y pago de los compromisos adquiridos por la empresa en la Administración Central, así como controlar y ubicar los recursos para los pagos que corresponde realizar a las Gerencias Departamentales. 5. Gestionar y tramitar, de acuerdo con las normas establecidas por la Dirección de Presupuesto Nacional y el Banco de la República, la apertura y cierre de las cuentas en bancos y corporaciones a nombre de la empresa. 6. Analizar el mercado de capitales y recomendar a la empresa las mejores condiciones financieras para el trámite de créditos y pagos internacionales. 7. Tramitar, registrar y controlar el servicio de la deuda interna y externa de la empresa. 8. Gestionar y responder por la preparación y presentación de los requisitos indispensables para la celebración de convenios de empréstito por parte de la empresa y controlar su pago. 9. Responder por la adecuada aplicación de la normatividad vigente en materia aduanera, cambiaria y de endeudamiento externo e interno. 10. Proponer a la Vicepresidencia Financiera pautas para la negociación y establecimiento de convenios con entidades financieras y velar por la ejecución de los mismos. 11. Responder por el trámite, control y análisis de los documentos de pago en moneda extranjera que debe realizar la empresa. 12. Responder por el registro, control y giro de las cajas menores de la empresa. 13. Rendir a los organismos fiscalizadores y demás instancias gubernamentales o de la empresa, los informes y estudios requeridos en el manejo de la Tesorería. 14. Las demás que le sean asignadas por autoridad competente y que se relacionen con la naturaleza de la dependencia. De la División de Contabilidad 1. Responder por la consolidación, análisis y presentación de los estados financieros de la empresa. 2. Establecer sistemas de registro y control contable que permitan la consolidación y conciliación de cuentas con las telefónicas de terceros y asociadas. 3. Definir los sistemas de registro y control contable de las operaciones en moneda extranjera. 4. Brindar la asesoría que en materia de registro y control contable y fiscal, requieran las gerencias y oficinas. 5. Coordinar el proceso de incorporación y verificación de los registros contables para garantizar que se efectúen de acuerdo con las normas y principios generales de contabilidad. 6. Consolidar la información tributaria de la empresa y presentarla ante los organismos gubernamentales correspondientes. 7. Coordinar con las tesorerías departamentales el trámite oportuno de los pagos de las obligaciones tributarias. 8. Intervenir en forma coordinada con el área Jurídica en el manejo de los procesos fiscales contra Telecom, en cualquiera de las instancias. 9. Coordinar y controlar la adecuada liquidación, presentación y cumplimiento de las obligaciones tributarias a nivel departamental y municipal. 10. Desarrollar y difundir los instructivos, circulares y demás mecanismos que regulen los procedimientos orientados a dar cumplimiento a las obligaciones fiscales de la empresa. 11. Atender los asuntos fiscales relacionados con el comercio exterior, así como los conceptos tributarios que involucran los giros al exterior. 12. Asesorar, supervisar y controlar la correcta aplicación de las normas sustanciales y procedimientos en materia tributaria, aduanera y cambiaria. 13. Las demás que le sean asignadas por autoridad competente y que se relacionen con la naturaleza de la dependencia. De la División de Facturación y Cobranzas 1. Definir los procedimientos para el reconocimiento de cargos de acceso a otros operadores, en forma coordinada con la Gerencia de Corresponsalías e Interconexión. 2. Establecer en forma conjunta con las demás áreas involucradas en el proceso de facturación, la ejecución y cumplimiento de los calendarios o ciclos de facturación que debe tener la empresa. 3. Coordinar con la Vicepresidencia Técnico Operativa los procedimientos de facturación y recaudo de los servicios en los convenios de asociación a riesgo compartido. 4. Asesorar y supervisar a nivel nacional las actividades de facturación y cobranzas, así como dar a conocer los instructivos, normas y procedimientos referentes al área. 5. Realizar gestión de cobro y tramitar multas, indemnizaciones y otros cargos a contratistas y terceros, responder por la elaboración de las correspondientes cuentas de cobro y su trámite ante el área Jurídica para los cobros prejudiciales y judiciales. 6. Coordinar el adecuado registro, seguimiento, recuperación y control de cartera nacional e internacional de la empresa y responder por su recuperación. 7. Efectuar el cobro de las participaciones y demás servicios a las conectantes internacionales y controlar el pago de los servicios facturados a la empresa por el uso de la red internacional. 8. Coordinar con la Vicepresidencia Técnico Operativa la administración del sistema de facturación y responder por el proceso de recuperación de inconsistencias financieras a cargo de las gerencias departamentales. 9. Ejecutar las políticas y procedimientos de facturación y recaudo que deba adoptar la empresa y coordinar con la Gerencia de Corresponsalías e Interconexión la adopción de los mismos para el adecuado control de los ingresos provenientes de los operadores que tengan suscritos contratos de interconexión con la empresa. 10. Controlar la adecuada aplicación de tarifas de los diferentes servicios. 11. Brindar apoyo a las gerencias departamentales y oficinas, en todo lo relacionado con la facturación, liquidación, cobro y recaudo de los diferentes servicios que presta la empresa. 12. Coordinar todo lo relacionado con las conciliaciones con otros operadores, socios y convenios que deba realizar la empresa. 13. Rendir a los organismos fiscalizadores y demás instancias gubernamentales o de la empresa, los informes y estudios requeridos en el manejo de la facturación y el recaudo. 14. Las demás que le sean asignadas por autoridad competente y que se relacionen con la naturaleza de la dependencia. De la División de Administración de Bienes y Servicios Administrativos 1. Asesorar y coordinar a nivel nacional, la aplicación de políticas y procesos para la administración de los materiales, propiedad, planta y equipo, y para la prestación de los servicios administrativos, y la vigilancia y seguridad de los mismos. 2. Programar, ejecutar y controlar las actividades y procesos de los servicios de aseo y transporte en el nivel central. 3. Responder por el sistema administración de documentos en el nivel central. 4. Adelantar los trámites que demanden los procesos de administración inmobiliaria y mantenimiento de la propiedad, planta y equipo en el nivel central. 5. Atender lo relacionado con la adquisición, venta, titulación y escrituración de bienes inmuebles. 6. Organizar, controlar, evaluar y ejecutar los procesos relacionados con la seguridad de las personas y bienes, vigilancia y servicios necesarios, tendientes a preservar la continuidad del servicio. 7. Responder por la programación y ejecución de las actividades de protocolo que requiera la Presidencia de la empresa para el desarrollo de su gestión. 8. Realizar oportunamente el proceso de compra y suministro de materiales, planta y equipo de uso administrativo para las dependencias del nivel central y responder por los procesos de codificación, recibo, verificación, almacenamiento, empaque y distribución de materiales, planta y equipos. 9. Administrar el sistema de información para el control de inventarios de materiales, propiedad, planta y equipo. 10. Conciliar con la División de Contabilidad el valor de los inventarios de la propiedad, planta y equipo. 11. Realizar estudios y presentar recomendaciones sobre los requerimientos de seguros para la empresa, tramitar su contratación y mantener el inventario actualizado sobre el estado de cada una de las pólizas y administrar el programa de seguros a nivel nacional. 12. Las demás que le sean asignadas por autoridad competente y que se relacionen con la naturaleza de la dependencia.