Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.
Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.
Que la fecha del comprobante del gasto corresponda al bienio que se está legalizando.
Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor, según el caso.
Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto. La legalización definitiva de las cajas menores, se hará antes del 29 de diciembre del último año del bienio, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiese lugar. (Decreto 146 de 2013, artículo 14)