Artículo 9.7.2

Diseño y Adopción de Políticas en la implementación de un Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST Los Sujetos Obligados a la implementación de un Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST deberán diseñar y adoptar como mínimo las siguientes políticas: a. Política de entrega y ofrecimiento de regalos o beneficios a terceros El Sujeto Obligado deberá contar con una política que comprenda la entrega de obsequios, entretenimiento y cualquier objeto de valor, el procedimiento tendrá que indicar los montos mínimos y máximo permitidos. Resoluci�n Firma Digital 2025-01-149411 El ofrecimiento, otorgamiento, solicitud o aceptación de dinero, cualquier objeto de valor pecuniario, promesa remuneratoria, dádiva u otro beneficio o utilidad directa o indirectamente para un funcionario público podrá constituir un delito en medio de contratos, negociaciones y transacciones públicas o privadas, de conformidad con lo establecido en el artículo 407 de la Ley 599 de 2000. Circular externa La política deberá contar con controles y sanciones que evidencien cualquiera infracción a los lineamientos establecidos. Los Sujetos Obligados deberán tener en cuenta la normativa establecida en la Ley 599 del año 2000 y la Ley 1474 de 2011, así como las que la modifiquen o sustituyan. b. Política de gastos relacionados con alimentación, hospedaje y viajes. El Sujeto Obligado deberá indicar el procedimiento para recibir y otorgar recursos relacionados con la hospitalidad, alimentos y viajes a colaboradores, contratistas, proveedores y demás personas naturales o jurídicas con las que se relacione. Con el fin de lograr trasparencia en la recepción y entrega de este tipo de gastos, será necesario regular el uso de dinero en efectivo, entrega de tarjetas, bonos o realización de transferencias, entre otros. El procedimiento deberá describir el seguimiento y controles a la recepción y entrega de los recursos antes descritos y el tipo de sanciones que puede acarrear la violación de cualquier lineamiento contemplado. c. Política de contribuciones políticas de cualquier naturaleza El Sujeto Obligado deberá determinar en el diseño de la política la prohibición o el procedimiento para participar con aportes de cualquier tipo en el ejercicio democrático en cuestión. La política tendrá que establecer los procesos de Debida Diligencia a los candidatos, partido o movimiento político a financiar. El Sujeto Obligado deberá incluir en su política el procedimiento interno para que los directivos y colaboradores reporten su participación en la financiación, identificación de potenciales conflictos de interés en la toma de decisiones relacionados con la contratación pública; y formatos de solicitud y entrega de aportes por parte del sujeto obligado43. En todo caso, el Sujeto Obligado deberá dar estricto cumplimiento a las regulaciones legales en materia de aportes y financiación a campañas electorales de cualquier naturaleza. d. Política de donaciones El Sujeto Obligado estará en la obligación de señalar claramente la prohibición o el procedimiento para realizar donaciones benéficas, patrocinios o contribuciones, en dinero o en especie, a personas naturales y jurídicas. Se debe diseñar el formato y trámite con el que debe surtir la solicitud, el área responsable de realizar la Debida Diligencia y su aprobación, los mecanismos de Resoluci�n Firma Digital 2025-01-149411 desembolso, medios de seguimiento a su ejecución, los controles, y las sanciones que se deriven de malas prácticas. 43 COLOMBIA. SECRETARÍA DE TRANSPARENCIA POR COLOMBIA. CIRC24-00000089/GFPU 13130000. (diciembre 6 de 2024). Circular externa Una adecuada Debida Diligencia y controles apropiados son importantes en el caso de las contribuciones benéficas. En general, el Sujeto Obligado deberá asegurarse de la implementación de medidas para prevenir el mal uso de donaciones benéficas y del destino especifico de los dineros o la especie donada, a fin de evitar la materialización de conductas ilícitas44. El Sujeto Obligado que utiliza el crowdfunding para financiarse deberá asegurarse de la licitud de los dineros y activos involucrados, así como su destino con el fin de evitar la materialización de conductas de financiación al terrorismo45. e. Política de lobby o cabildeo El lobby o cabildeo se refiere a la práctica mediante la cual diferentes actores buscan influir sobre quienes toman decisiones públicas en beneficio o representación de sus intereses. Aunque es una práctica legítima en virtud del ejercicio de participación democrática, debe desarrollarse de manera. En muchas ocasiones puede derivar en una desigualdad en la representación de intereses, influencia indebida, competencia desleal, entre otras prácticas irregulares y/o corruptas en donde priman los intereses particulares sobre los colectivos. Así, un Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST deberá plasmar la transparencia en las actividades de lobby y establecer de manera clara, la regulación de este ejercicio. Para efectos del diseño y demás características a considerar en esta política, el Sujeto Obligado deberá tener en cuenta los lineamientos establecidos en la Guía de la OCDE de lobistas, gobiernos y confianza pública46. f. Política de prevención de la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva. La Recomendación 7 de los Estándares del GAFI requiere que los países implementen sanciones financieras dirigidas relacionadas con el financiamiento de la proliferación, formuladas en virtud de las Resoluciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas (RCSNU o resoluciones). De tal manera que los Sujetos Obligados mantendrán alertas en sus operaciones, negocios y transacciones que eviten actividades vinculadas con la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, esto, con el fin de prevenir la proliferación de armas nucleares, químicas y biológicas, sus sistemas vectores, materiales relacionados o bienes de uso dual, bien sea en su fabricación, comercialización o transporte. g. Política en materia de contratación estatal: Resoluci�n Firma Digital 2025-01-149411 44ESTADOS UNIDOS. CRIMINAL DIVISION OF THE U.S./DEPARTMENT OF JUSTICE AND THE ENFORCEMENT DIVISION OF THE U.S. / SECURITIES AND EXCHANGE COMISSION. A resource Guide to the U.S. Foreign Corrupt Practices Act. Second Edition, 2020. 45 GAFI. ABUSO DEL CROWDFUNDING PARA LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. (Octubre, 2023). 46Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico. Lobbyists, Governments and Public Trust: Implementing the OECD principles for transparency and integrity in lobbying. Volumen 3, ISBN 978-92-64- 21422-4, 2014. Circular externa El Sujeto Obligado deberá adoptar e implementar una política de contratación estatal en la que se establezcan de manera expresa las directrices que orientan el relacionamiento con las entidades públicas durante las etapas precontractual, contractual y poscontractual. Dicha política tendrá que garantizar que este relacionamiento se desarrolle bajo principios de transparencia, integridad y legalidad, e incluir de forma explícita la prohibición de ofrecer incentivos indebidos para la obtención de contratos, falsificar documentos, suministrar información inexacta o incompleta, así como de atender o aceptar pretensiones ilegales por parte de la entidad contratante47. h. Código de Ética: Los Sujetos Obligados deberán contar con medidas orientadas a promover y fortalecer una cultura de legalidad e integridad al interior de la organización, para lo cual el Sistema deberá articularse y complementarse con los códigos de integridad, ética o buen gobierno vigentes. En particular, el Sistema deberá garantizar que dichos códigos definan claramente las expectativas de conducta de directivos y colaboradores en relación con el direccionamiento ético de la organización; recojan el sistema de valores que orienta la cultura organizacional; incluyan ejemplos prácticos sobre la forma de actuar frente a conductas antiéticas y dilemas éticos recurrentes en su gestión y su relacionamiento; prevean la evaluación periódica de la percepción de directivos y colaboradores; establezcan la instancia responsable de conocer y tramitar las situaciones contrarias al código, así como los canales para denunciar conductas antiéticas o formular consultas sobre la actuación esperada en determinadas circunstancias; y dispongan de manera obligatoria la participación en espacios de sensibilización y capacitación en materia de ética e integridad48. i. Otras políticas Los sujetos obligados deberán incorporar al Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP Y C/ST aquellas políticas que de acuerdo con la normativa vigente se encuentren descritas en los lineamientos mínimos de Transparencia y Ética Empresarial expedidos por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República de Colombia.