Información y cuenta de control. Las sociedades administradoras de los Fondos de Pensiones de que trata la Ley 100 de 1993, las sociedades administradoras de Fondos Privados de Pensiones en general, las sociedades administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantías, las administradoras de fondos de que trata el Decreto 2513 de 1987 y las compañías de seguros que expidan seguros privados de pensiones o paguen pensiones de renta vitalicia con cargo a los aportes recibidos, deberán llevar la cuenta en pesos de control para cada afiliado denominada “Retenciones contingentes por retiros de saldos”, en donde se registrará el valor no retenido inicialmente al monto de los aportes voluntarios, el cual se retendrá al momento de su retiro cuando no se den los supuestos previstos en el inciso 2° del artículo 16 del presente decreto. Para tal efecto, tratándose de trabajadores vinculados por una relación laboral o legal y reglamentaria, el respectivo empleador informará a la sociedad administradora correspondiente, al momento de la consignación del aporte, el monto de la diferencia entre la suma que se hubiere retenido en caso de no haberse realizado el aporte y la efectivamente retenida al trabajador. El cálculo se hará sobre los ingresos laborales gravables, una vez disminuidos los conceptos a que se refiere el artículo 387 del Estatuto Tributario cuando sean procedentes. Así mismo, las sociedades administradoras o las compañías de seguros que expidan seguros privados de pensiones, deberán llevar un control histórico y actualizado de la cuenta individual de cada afiliado, que permita determinar en cualquier momento, para los efectos del presente decreto, la siguiente información
El valor diario de la unidad del respectivo fondo o seguro;
El valor diario de los aportes voluntarios en pesos y en unidades que conforman el saldo final de la cuenta, desagregando el número de unidades que corresponden a cada día de historia de la cuenta individual, de acuerdo con los aportes y retiros realizados;
El valor a pesos históricos de los aportes voluntarios realizados con sus respectivas unidades.
Cuando se realicen retiros de aportes voluntarios, el afiliado determinará las unidades objeto de retiro, de conformidad con esta información.
A los trabajadores independientes que efectúen directamente aportes de ingresos que estando sometidos a retención en la fuente, ésta no se les hubiere practicado, corresponderá a la sociedad administradora respectiva realizar el cálculo de acuerdo con el concepto que dio origen al ingreso según la información que se consigne en el respectivo formulario y registrarlo en la cuenta de control a que se refiere el presente artículo.
Para los efectos previstos en el presente artículo, los afiliados al sistema que no estén vinculados mediante contrato de trabajo o como servidores públicos, cuando efectúen directamente los aportes a los fondos deberán anexar para el efecto copia del certificado de retención en la fuente en el caso en que ésta se haya efectuado.
En el caso de traslado de cuentas individuales entre un fondo o seguro de pensiones y otro fondo o seguro, el fondo o seguro de origen informará al fondo o seguro receptor, la historia completa de la cuenta trasladada, con el propósito de que el fondo o seguro receptor registre en sus archivos dicha información, manteniendo la antigüedad y demás características de los aportes efectuados en el fondo o seguro de origen.