Obligaciones de la junta directiva de la sociedad administradora. La junta directiva de la sociedad administradora de fondos de inversión colectiva con respecto a la administración de fondos de inversión colectiva deberá cumplir las siguientes obligaciones
Definir las políticas y procedimientos aplicables al desarrollo de la actividad de administración de fondos de inversión colectiva, y determinar los criterios o condiciones bajo los cuales la sociedad desarrollará todas o algunas de las demás actividades relacionadas con los fondos de inversión colectiva administrados. Para el efecto, la junta directiva deberá definir para cuáles fondos de inversión colectiva o familias de fondos de inversión colectiva la sociedad ejercerá la gestión del portafolio de manera directa, y para cuáles dicha gestión será delegada a un gestor externo en los términos de la presente parte del presente decreto. Así mismo, la junta directiva deberá realizar la designación de la entidad que prestará los servicios de custodia de valores, y de las actividades complementarias a la misma que serán prestadas por parte de la entidad designada como custodio.
Definir los criterios o estándares aplicables a la selección de entidades encargadas de la gestión, y de la custodia de los fondos de inversión colectiva administrados por la sociedad autorizada.
Definir una adecuada estructura organizacional para garantizar el cumplimiento e independencia de las funciones propias de la actividad de administración de fondos de inversión colectiva, así como del personal responsable de las mismas.
Fijar los procedimientos y políticas para determinar el proceso de valoración del portafolio de los fondos de inversión colectiva administrados y de sus participaciones, el cual deberá ser cumplido por la sociedad administradora o por el gestor o el custodio del respectivo fondo de inversión colectiva, según lo establezca el reglamento. La junta directiva deberá fijar medidas de control que permitan vigilar el cumplimiento de las reglas establecidas para la valoración de los fondos de inversión colectiva administrados.
Determinar las políticas necesarias para adoptar medidas de control y reglas de conducta apropiadas y suficientes, que se orienten a evitar que los fondos de inversión colectiva administrados puedan ser utilizados como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes provenientes de actividades ilícitas, para realizar evasión tributaria o para dar apariencia de legalidad a actividades ilícitas o a las transacciones y recursos vinculados con las mismas.
Aprobar los manuales para el control y prevención del lavado de activos, de gobierno corporativo incluyendo el código de conducta, de control interno, y los demás necesarios para el cumplimiento de las normas aplicables.
Establecer políticas en cualquier otro aspecto que tenga relevancia con el adecuado funcionamiento y la correcta administración del fondo de inversión colectiva.
Diseñar políticas, directrices y procedimientos de gobierno corporativo y de control interno, orientadas a administrar los riesgos que puedan afectar a los fondos de inversión colectiva administrados.
Determinar políticas, directrices y procedimientos para garantizar la calidad de la información divulgada al público en general, a los inversionistas y a la Superintendencia Financiera de Colombia.
Establecer políticas y adoptar los mecanismos que sean necesarios para evitar el uso de información privilegiada o reservada y la manipulación de la rentabilidad o del valor de la unidad.
Diseñar y aprobar las políticas para la presentación a las asambleas de inversionistas de toda la información necesaria que permita establecer el estado de los fondos de inversión colectiva administrados, incluyendo como mínimo: los estados financieros básicos de propósito general, la descripción general del portafolio, y la evolución del valor de la participación, del valor del fondo de inversión colectiva y de la participación de cada inversionista dentro del mismo.
Definir las situaciones constitutivas de conflictos de interés, así como las políticas y los procedimientos para su prevención y administración.
Establecer políticas, directrices y procedimientos para el ejercicio de los derechos políticos inherentes a los valores administrados colectivamente, cuando dicha actividad no haya sido delegada voluntariamente en el custodio de dichos valores. Dichas políticas, directrices y procedimientos deberán definir expresamente los casos en que la sociedad administradora podrá abstenerse de participar en las deliberaciones y votaciones, en razón, entre otras, de la poca materialidad de la participación social o de los asuntos a ser decididos.
Fijar las directrices de los programas de capacitación para los funcionarios encargados de las tareas relacionadas con la administración de los fondos de inversión colectiva.
Definir los mecanismos que serán implementados para el seguimiento del cumplimiento de las funciones del personal vinculado contractualmente al gestor externo, en relación con la gestión del fondo de inversión colectiva.
Dictar las políticas y mecanismos para solucionar de manera efectiva y oportuna los problemas detectados y reportados por las áreas involucradas en la actividad de administración del fondo de inversión colectiva, y por el revisor fiscal, sobre asuntos que puedan afectar el adecuado funcionamiento y administración del fondo de inversión colectiva.
Determinar los mecanismos que eviten la aplicación de prácticas discriminatorias o inequitativas entre los inversionistas de un mismo fondo de inversión colectiva.
Determinar el contenido mínimo de los informes que deberá presentar quien ejecute la actividad de gestión de los fondos de inversión colectiva administrados por la sociedad administradora.
Nombrar el gerente del fondo de inversión colectiva y su suplente, cuando haya lugar.
Autorizar al fondo de inversión colectiva realizar emisiones de bonos.
Las demás establecidas a cargo de la junta directiva de la sociedad administradora de fondos de inversión colectiva en otras normas legales o reglamentarias
Cuando no exista gestor externo, la junta directiva de la sociedad administradora de fondos de inversión colectiva deberá cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 3.1.5.1.2 del presente decreto en cuanto a la gestión de fondos de inversión colectiva.
Cuando la sociedad administradora de fondos de inversión colectiva no realice la distribución de los fondos de inversión colectiva por medio del distribuidor especializado, la junta directiva de la sociedad administradora deberá cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 3.1.5.1.3 del presente decreto en cuanto a la distribución de fondos de inversión colectiva.