Secretaría General . Son funciones de la Secretaría General las siguientes
Dirigir, ejecutar y controlar las políticas y los programas relacionados con la administración, los trámites internos del Icetex, el desarrollo y administración del Talento Humano, la promoción del clima organizacional, y del proceso de toma de decisiones, el fomento de estímulos e incentivos para el mejoramiento continuo, la adquisición de bienes y servicios, la conservación y mantenimiento de sus bienes, mediante planes, programas, métodos y procedimientos de gestión administrativa.
Dirigir y controlar la elaboración y ejecución del plan de formación y capacitación del Recurso Humano, de Salud Ocupacional y de Bienestar Social para los funcionarios y coordinar el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables para la selección, reclutamiento y administración de personal.
Coordinar la ejecución de los procesos de selección, vinculación, remuneración, promoción, evaluación del desempeño, situaciones administrativas, carrera administrativa, retiro y jubilación del personal del Instituto de acuerdo con las normas vigentes.
Coordinar el proceso de liquidación de salarios, prestaciones sociales, aportes legales y parafiscales de conformidad con las normas y políticas internas y acorde con el régimen salarial y prestacional que le aplique al personal de la Entidad.
Coordinar la elaboración y actualización del Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales de acuerdo a las normas vigentes sobre la materia.
Coordinar con la Oficina Asesora de Planeación el diagnóstico general del Icetex y de conformidad con los resultados obtenidos, presentar las propuestas tendientes a mejorar la calidad de los servicios y el cumplimiento de las funciones, optimizar el uso de los recursos disponibles, modernizar y tecnificar la Entidad en coordinación con la Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología.
Conocer y fallar en primera y única instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra funcionarios de la Entidad de acuerdo con las normas legales vigentes.
Ejercer la función de Secretaría de la Junta Directiva, elaborar las actas, llevar los libros de actas, autorizar sus copias, comunicar y certificar sus decisiones, y custodiar las actas y demás actos administrativos que expida la Junta Directiva.
Organizar bajo las directrices impartidas por la Presidencia de la Entidad, la presentación de los asuntos que se sometan a consideración y aprobación de la Junta Directiva, coordinando con las áreas de acuerdo con su competencia funcional, la sustentación legal, técnica y financiera de los temas a tratar en cada sesión.
Coordinar bajo las directrices impartidas por la Presidencia de la Entidad, las acciones internas encaminadas al cumplimiento de las decisiones adoptadas por la Junta Directiva.
Proponer políticas de identificación y administración del riesgo legal y operacional para mitigar la exposición al riesgo, en las operaciones, procesos, procedimientos y actividades que se ejecuten en el área, de acuerdo con su competencia funcional.
Dirigir y controlar los procesos de contratación en sus etapas precontractual, contractual y de liquidación, con base en las especificaciones técnicas presentadas por las áreas, de acuerdo con el plan de acción y conforme a las disposiciones legales aplicables a la Entidad.
Celebrar los contratos y convenios de acuerdo con la delegación que le confiera el Presidente del Icetex, en la forma, términos y condiciones señalados por las disposiciones legales.
Revisar y aprobar las pólizas de los contratos suscritos por el Icetex, llevar el registro de estas garantías contractuales, controlar su vencimiento y renovación.
Dirigir y efectuar seguimiento y control a los informes que sobre la actividad contractual debe rendir la Entidad a las diferentes autoridades, organismos o entidades.
Proponer políticas, mecanismos, procedimientos, proyectos y estrategias tendientes a la adecuada utilización y custodia de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Entidad.
Dirigir, controlar y proponer políticas, planes y proyectos para los servicios administrativos y el apoyo logístico requerido en la Entidad.
Ejecutar y administrar el proceso de gestión documental de la Entidad e implementar mecanismos para la custodia de los archivos.
Coordinar las acciones necesarias para el desarrollo y mantenimiento de la estructura organizacional, así como para las modificaciones de la planta de personal del Icetex.
Efectuar las notificaciones de los actos administrativos que expida la Presidencia y comunicar las decisiones a las correspondientes entidades del Estado o a las Dependencias del Icetex, de acuerdo con la delegación que se expida para el efecto.
Coordinar, con la Vicepresidencia Financiera y la Oficina Asesora de Planeación, la elaboración del proyecto de presupuesto anual en lo relacionado con los programas de inversión y funcionamiento de su competencia.
Coordinar y dirigir la ejecución y desarrollo de las actividades inherentes a los procesos de inventarios y almacén, adquisiciones, suministros, correspondencia, reparaciones locativas, mantenimiento de equipos de oficina, aseo, cafetería y vigilancia.
Elaborar en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación, el plan de desarrollo administrativo de la Entidad de acuerdo con las políticas, lineamientos e instrucciones del Ministerio de Educación Nacional y de la Presidencia de la Entidad.
Coordinar internamente las acciones para dar cumplimento a las disposiciones legales y reglamentarias sobre el sistema de desarrollo administrativo, sobre gobierno corporativo y velar por su implementación.
Coordinar con la Vicepresidencia Financiera la ejecución presupuestal de las partidas destinadas para el cumplimiento y ejecución de las operaciones de la Entidad en el marco de las funciones de la Dependencia.
Coordinar con las demás Dependencias del Icetex las acciones necesarias para el cumplimiento de las funciones de la Entidad, bajo las directrices impartidas por la Presidencia.
Ejercer las demás funciones que señalen la ley, los reglamentos y las que correspondan de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.