°. Modifíquense los siguientes artículos del Libro 2, Parte 2, Título 3, Capítulo 4, Sección 1 del Decreto número 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, que quedarán así: Artículo 2.2.3.4.1.1. Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado . El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI es el único sistema de gestión de información del Estado para el seguimiento de las actividades y procesos inherentes a la actividad arbitral, judicial y extrajudicial del Estado, ante las autoridades nacionales e internacionales, en consecuencia, es la fuente oficial de la información sobre la actividad litigiosa del Estado. El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI es fuente de aprovechamiento estadístico para los productores de estadísticas oficiales en el marco de la aplicación del Sistema Estadístico Nacional conforme a la Ley 2335 de 2023 y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. Cualquier información que las entidades reporten sobre su actividad litigiosa a las demás instituciones que tienen obligación o competencia para recaudar información sobre la materia, o a los(as) ciudadanos(as) en general, deberá coincidir con la información contenida en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI. Artículo 2.2.3.4.1.2. Objetivo . El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI tendrá como objetivo impulsar la adecuada gestión del riesgo fiscal asociado a la actividad judicial, extrajudicial y arbitral del Estado, mediante el monitoreo y gestión de los procesos y casos que se deriven de aquella actividad, sin perjuicio de la función constitucional y legal atribuida a la Contraloría General de la República. El Sistema brindará mecanismos focalizados para generar conocimiento, formular políticas de prevención del daño antijurídico, crear estrategias de defensa jurídica y diseñar políticas para la adecuada gestión del ciclo de defensa jurídica. Artículo 2.2.3.4.1.3. Ámbito de aplicación . El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI deberá ser utilizado y alimentado por las entidades y organismos estatales del orden nacional, cualquiera sea su naturaleza y régimen jurídico y por aquellas entidades privadas del mismo orden que administren recursos públicos. Las entidades del orden territorial podrán hacer uso y alimentar la información del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI para el monitoreo y gestión de su actividad litigiosa. Para esto, deberán adecuarse a los lineamientos establecidos en este Decreto, a los requerimientos técnicos del Sistema y a las directrices establecidas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
Las Fiduciarias constituidas con recursos públicos deberán utilizar y reportar su actividad litigiosa al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
Las Fiduciarias que administren patrimonios constituidos con recursos públicos deberán garantizar el uso y reporte de información litigiosa al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
Las entidades fiduciarias que actúen como liquidadoras de entidades públicas del orden nacional o de entidades administradas con recursos públicos, de las que tratan los artículos 25 y 35, inciso final del Decreto Ley 254 de 2000, modificados por los artículos 13 y 19 de la Ley 1105 de 2006, respectivamente, así como las voceras de patrimonios autónomos derivados de procesos de liquidación de este tipo de entidades, deberán reportar la información de las actuaciones judiciales, extrajudiciales y arbitrales de la entidad objeto de la liquidación directamente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado- eKOGUI. Artículo 2.2.3.4.1.4 Lineamientos para el control, administración y dirección del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI . Los lineamientos generales para el control, administración y dirección del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, serán definidos por el Consejo Directivo de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y tendrán carácter vinculante para las entidades y organismos que deben reportar información al sistema eKOGUI. Artículo 2.2.3.4.1.5. Protocolos, lineamientos e instructivos . Los protocolos, lineamientos e instructivos para la implementación y uso adecuado del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, serán fijados por la Dirección de Gestión de Información de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y tendrán carácter vinculante para las entidades y organismos que reportan información al sistema eKOGUI. Artículo 2.2.3.4.1.6. Usuarios del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI . Para efectos de lo establecido en el presente capítulo, son usuarios del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, los(as) funcionarios(as) que ocupen los siguientes cargos o designaciones
Jefe de Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces,
Administrador(a) del Sistema en la entidad,
Abogados(as) que representen a la entidad,
Secretario(a) Técnico(a) del Comité de Conciliación,
Jefe de Oficina Financiera o quien haga sus veces,
Operador Financiero o el rol que haga sus veces en la gestión de las distintas etapas del ciclo financiero de las conciliaciones, procesos judiciales y trámites arbitrales,
Jefe de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.
Los(as) servidores(as) públicos(as), o el personal que sea designado por la entidad, que de acuerdo con este decreto deban actualizar la información del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, cuando omitan hacerlo o lo hagan de forma irregular serán responsables, de conformidad con las normas disciplinarias vigentes. Los usuarios que sean asignados en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI a estos roles tienen un carácter personal e intransferible. El (la) administrador(a) designado(a) en la entidad será responsable de otorgar y retirar los permisos de manera oportuna cuando existan novedades administrativas.
La Agencia de Defensa Jurídica del Estado podrá crear y disponer los roles de usuarios adicionales que se consideren necesarios para apoyar la gestión de las entidades en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI. Artículo 2.2.3.4.1.7. Responsabilidades del rol de Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la entidad o quien haga sus veces en eKOGUI . Le corresponde al (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI
Garantizar el registro oportuno y la actualización permanente de la información de la actividad litigiosa de la entidad en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, que realicen los(as) abogados(as) que ejerzan la representación judicial de la entidad, de conformidad con los lineamientos, protocolos e instructivos emitidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
Monitorear periódicamente la situación litigiosa de su entidad.
Liderar la aplicación de los lineamientos e instructivos que expida la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado para la implementación y uso adecuado del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
Fomentar en los usuarios de la entidad el uso efectivo de las herramientas del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
Fomentar en los usuarios de la entidad la capacitación en las herramientas del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI. Artículo 2.2.3.4.1.8. Responsabilidad del (la) representante legal de la entidad y designación del administrador de la información reportada en Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI . Los(as) representantes legales de las entidades que reportan información al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI deberán, en el marco de sus competencias relacionadas con el direccionamiento estratégico de la entidad, propender por el registro oportuno y la actualización permanente de la información relacionada con las actuaciones y estado de los procesos que reportan. Para estos efectos deberán adoptar mecanismos internos y designar un administrador del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI. El nombre del (la) servidor(a) o colaborador designado(a) será informado a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. En el evento que se omita esta información, para todos los efectos legales se entenderá que la responsabilidad y funciones atribuidas al (la) administrador(a) del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI son del (la) representante legal de la entidad y, en consecuencia, se le habilitará como usuario del Sistema. Cuando se presente cambio de administradores, el (la) representante legal informará a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado dentro de los 10 días hábiles siguientes a su designación.
Los(as) representantes legales de las entidades y organismos del orden nacional con sedes a nivel territorial deberán designar un administrador local para cada una de las sedes, quien cumplirá con iguales funciones que el (la) administrador(a) del nivel central o de la sede principal. Artículo 2.2.3.4.1.9. Responsabilidades del rol de administrador(a) de eKOGUI en la entidad . Le corresponde al (la) administrador(a) del Sistema Único de Gestión e Información de Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI
Servir de canal de comunicación entre la Agencia y los usuarios de la entidad del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
Gestionar con los usuarios de la entidad del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, las solicitudes de verificación, corrección e incorporación de información que realice la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en los plazos que esta establezca.
Remitir, una vez notificada la entidad, a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado las piezas procesales de las conciliaciones, los procesos judiciales y arbitrales en los que las pretensiones superen la cifra que defina el Consejo Directivo de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
Capacitar a los usuarios de la entidad en el uso funcional y manejo adecuado de Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, de conformidad con los lineamientos, instructivos y herramientas en general que para el efecto expida la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
Fomentar el uso efectivo de las herramientas del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI por los usuarios de la entidad.
Activar e inactivar dentro del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, a los usuarios de la entidad correspondientes a los diferentes roles establecidos y mantener actualizada esta información.
Asignar y reasignar, cuando a ello hubiere lugar, las conciliaciones, procesos judiciales y arbitrales dentro del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, de conformidad con las instrucciones impartidas por el (la) representante legal de la Entidad o el (la) Jefe de la Oficina Jurídica o quien haga sus veces.
Hacer seguimiento permanente a la actualización de conciliaciones, procesos judiciales y arbitrales, que realicen los(as) abogados(as) que ejerzan la representación judicial de la entidad, en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI y generar un reporte trimestral al (la) jefe Jurídico, con los resultados del seguimiento realizado. Artículo 2.2.3.4.1.10. Responsabilidades del rol de abogados(as) que representen a la entidad en eKOGUI. Le corresponde a los(as) abogados(as) que representen a la entidad frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI: 1. Registrar en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI las conciliaciones extrajudiciales admitidas por la Procuraduría General de la Nación, los procesos judiciales, las conciliaciones judiciales y los trámites arbitrales a su cargo. 2. Validar la información de conciliaciones, procesos judiciales y trámites arbitrales a su cargo, que haya sido registrada en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI por otras entidades, e informar a la Agencia dentro de los quince (15) días siguientes al ingreso de la información, cualquier inconsistencia identificada para su corrección. 3. Actualizar dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación, las actuaciones y decisiones proferidas dentro de las conciliaciones, procesos judiciales y trámites arbitrales a su cargo. En el mismo término se deberá incluir la información referente a allanamientos a la demanda o transacciones que se hayan efectuado en los respectivos procesos, cuya procedencia haya sido resultado de la autorización establecida en el artículo 176 de la Ley 1437 de 2011. 4. Diligenciar y actualizar las fichas que se presentarán para estudio en los comités de conciliación, según los instructivos que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado expida para tal fin. 5. Calificar el riesgo en cada uno de los procesos judiciales y trámites arbitrales a su cargo con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial o laudo arbitral en estos, de conformidad con la metodología que determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. 6. Incorporar el valor de la provisión contable de los procesos judiciales o trámites arbitrales a su cargo con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial o laudo arbitral en el proceso, de conformidad con la metodología que se establezca para tal fin. 7. Calificar el riesgo e incorporar el valor de la provisión contable para cada una de las conciliaciones extrajudiciales, en el módulo habilitado en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI para tal fin. 8. Hacer uso de las herramientas dispuestas en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI para fortalecer y apoyar la capacidad de prevención y defensa jurídica.
Cuando la representación extrajudicial y judicial sea adelantada por abogados(as) externos(as) a la entidad, el cumplimiento de las responsabilidades asignadas a los(as) apoderados(as) en el presente artículo, se deberá incluir como obligación en el contrato respectivo.
Las oficinas jurídicas o quien haga sus veces deberán solicitar informes periódicos sobre la información registrada en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI a los(as) abogados(as) externos(as) que ejerzan la representación extrajudicial y judicial de la entidad, con el fin de hacer seguimiento al estado de sus procesos.
La información registrada en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI deberá coincidir con la información reportada por los despachos judiciales. Las entidades no podrán emitir lineamientos o directrices que contradigan este deber. Artículo 2.2.3.4.1.11. Responsabilidades de quien ejerza la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación en eKOGUI . Le corresponde a quien ejerza la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación de la entidad pública frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI
Convocar a los miembros permanentes y los demás invitados(as) del Comité de Conciliación a las sesiones ordinarias y extraordinarias a través del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
Registrar en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI el orden del día para cada sesión del comité, así como las actas de cada sesión.
Verificar que en las decisiones del Comité de Conciliación se haga uso de las herramientas de generación de conocimiento y de estrategias de defensa jurídica que se encuentran en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
Registrar la Política de Prevención del Daño Antijurídico aprobada por el Comité de Conciliación o quien haga sus veces en la entidad pública y registrar el seguimiento del cumplimiento de las acciones propuestas en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
Para el caso de las entidades territoriales, el registro de la Política de Prevención del Daño Antijurídico en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado e-KOGUI se realizará atendiendo criterios de progresividad y gradualidad. Artículo 2.2.3.4.1.12. Responsabilidades del Jefe Financiero(a) o quien haga sus veces en eKOGUI . Le corresponde al (la) Jefe Financiero(a) o quien haga sus veces frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI
Garantizar que la información financiera asociada a la gestión del pago de sentencias, laudos y conciliaciones se registre en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI y se encuentre actualizada.
Retroalimentar al (la) Jefe de la Oficina Jurídica sobre la gestión realizada en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, por los(as) abogados(as) en el registro de la calificación de riesgo y provisión contable de procesos judiciales, conciliaciones y trámites arbitrales activos en los que la entidad actúe en calidad de demandada.
Vigilar que la entidad tenga registrados los datos relacionados con el ciclo financiero de los procesos judiciales, trámites arbitrales y conciliaciones, en los módulos habilitados en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI para tal fin. Artículo 2.2.3.4.1.13. Responsabilidades comunes para los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI . Le corresponde a todos los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI: 1. Asistir a las jornadas de capacitación y acompañamiento que convoque la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o el (la) administrador(a) de la entidad sobre el uso y alcance del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI. 2. Consultar los materiales y tomar las capacitaciones relacionadas con su rol y aprobar las evaluaciones que publique o convoque la Agencia en la página del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI. 3. Salvaguardar, en el marco de sus competencias, la confidencialidad de la información contenida en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI y adoptar las medidas efectivas para la protección de datos personales de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto número 1377 de 2013 o las normas que lo compilen, adicionen, sustituyan o modifiquen.
Dentro del marco de sus competencias funcionales, los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, son los(as) responsables directos(as) de la veracidad, la calidad y la completitud de la información que reporten en este. Artículo 2.2.3.4.1.14 . Responsabilidades del rol de Jefe de Control Interno o quien haga sus veces en eKOGUI . El (la) funcionario(a) de que trata el artículo 10 de la Ley 87 de 1993 o la norma que la modifique, sustituya o adicione, o quien haga sus veces frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI será responsable de
Verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente capítulo a través de los procedimientos internos que se establezcan y de conformidad con el protocolo establecido por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, y enviar semestralmente la certificación del resultado de la verificación efectuada en los formatos definidos.
Socializar con el (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y el (la) representante legal de la entidad el resultado de la verificación mencionada en el numeral anterior, con el fin de que se adopten las medidas necesarias para asegurar la calidad y completitud de la información de usuarios, conciliaciones, procesos judiciales y trámites arbitrales en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
En el caso de las entidades privadas que administran recursos públicos y/o las fiduciarias, quienes también deben utilizar y alimentar la información de los procesos judiciales en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, la verificación de que trata el presente artículo estará a cargo de la unidad u oficina de control interno o de auditoría interna o quien haga sus veces. Artículo 2.2.3.4.1.15. Infraestructura tecnológica . Los(as) representantes legales de las entidades destinatarias de este capítulo deberán tomar las acciones que se requieran para que al interior de la entidad se cuente con los medios tecnológicos y de comunicación necesarios para acceder al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI. Artículo 2.2.3.4.1.16. Restricción para las entidades públicas del orden nacional en el desarrollo y/o adquisición de nuevos sistemas de información litigiosa . Las entidades públicas del orden nacional no podrán desarrollar ni adquirir sistemas de información que, de manera parcial o total, tengan el mismo objeto del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI. Si al interior de las entidades a las que se refiere este capítulo se encuentran operando sistemas de información para la defensa jurídica, la entidad deberá implementar mecanismos de interoperabilidad para el uso efectivo, alimentación y actualización del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, sin perjuicio de la obligación de garantizar la completitud e integridad de la información que se registra en este. La existencia y operación de sistemas de información de defensa jurídica al interior de las entidades a las que se refiere este capítulo, no las exime de usar y alimentar el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.