Recibida la solicitud, el notario verificará si los requisitos y anexos están completos y ajustados a la ley, en cuyo caso, dará inicio al trámite y ordenará
La fijación de un edicto por el término de 10 días hábiles en lugar público de la notaría.
La publicación del edicto se hará un día domingo en uno de los periódicos de mayor circulación en la capital de la República y en un periódico de amplia circulación en el último domicilio conocido del ausente y en una radiodifusora con sintonía en ese lugar, que contenga
La identificación de la persona cuya declaración de ausencia se persigue, el lugar de su último domicilio conocido y el nombre completo del o los solicitantes del trámite.
La prevención a quienes tengan noticias del ausente para que lo informen a la notaría por medio de documento que hará parte de la actuación.
La información con cargo a los interesados, de la iniciación del trámite al Ministerio Público, las Autoridades de Emigración, la Policía Nacional, la Registraduría Nacional del Estado Civil y Medicina Legal, con el fin de que dentro de los 10 días hábiles siguientes al recibo de la comunicación le indiquen al notario, si ya conocían el caso, si adelantaron algún trámite o investigación y si conocen el paradero o saben del fallecimiento del ausente. Si el ausente es menor se le informará al Defensor de Familia y si es incapaz mayor se le informará al personero distrital o municipal, de su última residencia, para que intervengan dentro del término de 10 días hábiles. Si las autoridades antes mencionadas, dentro de los términos señalados, no informan hechos que impidan la continuación del trámite, el notario proseguirá con este. Vencidos los anteriores términos y transcurridos 10 días hábiles contados a partir de la desfijación del edicto y su publicación sin que se presente novedad alguna para la declaración notarial de mera ausencia, se procederá a extender y autorizar la respectiva escritura pública, con la cual termina el trámite.