Convocatoria. En caso de que la solicitud cuente con el lleno de los requisitos y el asunto al que se refiera sea conciliable, el Conciliador procederá a programar en coordinación con el centro, la fecha y hora de la audiencia y a convocar a las partes, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud o de la corrección.
La convocatoria a la audiencia se comunicará a las partes por el medio más expedito y deberá contener el objeto de la conciliación, las consecuencias legales de la inasistencia a la misma, la modalidad de audiencia, así como los requerimientos de información y documentos que se consideren necesarios. En caso de que la modalidad de audiencia sea virtual o electrónica, se informará a las partes la manera cómo se realizará la correspondiente conexión.
Las partes tendrán el deber de suministrar las direcciones electrónicas para realizar las comunicaciones necesarias dentro del procedimiento. Estas direcciones podrán corresponder a las consignadas en el Registro Mercantil o en el contrato o negocio jurídico sobre el cual se va a tratar el trámite conciliatorio. Si ello no es posible, las comunicaciones se harán a aquellas indicadas en la solicitud de conciliación.
El Conciliador deberá, por solicitud de las partes o de acuerdo con su criterio, citar a quienes considere que deben asistir a la audiencia de conciliación, incluidos expertos en la materia de la controversia objeto de conciliación, quienes deberán ser terceros imparciales y cuya intervención se limitará a los aportes requeridos sobre su experticia.
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