Funciones de la dirección administrativa y financiera . Son funciones de la Dirección Administrativa y Financiera, las siguientes
Proponer a la Secretaría General la adopción de políticas, objetivos y estrategias relacionadas con la administración de recursos físicos y financieros de la Entidad.
Preparar y presentar en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación, el Anteproyecto Anual de Presupuesto, de acuerdo con las directrices que imparta el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Departamento Nacional de Planeación y el Director General del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e innovación (Colciencias).
Elaborar y presentar el Programa Anual de Caja (PAC), de acuerdo con las normas legales vigentes y las políticas establecidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar el PAC mensual.
Distribuir el presupuesto de funcionamiento, coordinar y controlar la elaboración y trámite de las solicitudes de adición, modificación y traslados presupuestales de conformidad con el Estatuto Orgánico del Presupuesto y las normas que lo reglamenten.
Controlar la ejecución del presupuesto, expedir los certificados de disponibilidad presupuestal, los registros presupuestales y efectuar los demás trámites presupuestales que le correspondan para el desarrollo de las funciones del Departamento de conformidad con el Estatuto Orgánico del Presupuesto y las normas que lo reglamenten.
Llevar la contabilidad general de acuerdo con normas legales y elaborar los estados financieros.
Consolidar los estados contables y ejecución presupuesto, de la respectiva vigencia fiscal para la rendición de la cuenta anual con destino a las entidades competentes, de acuerdo con los lineamientos impartidos por dichas entidades.
Coordinar y controlar el manejo de las cuentas bancarias, encargos fiduciarios y cajas menores que se creen en la Entidad y efectuar las operaciones relacionadas con el manejo de los recursos financieros, haciendo seguimiento para que se inviertan en condiciones que garanticen liquidez, seguridad y rentabilidad.
Adelantar los registros en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) y velar por su correcta aplicación.
Responder por la presentación oportuna de las declaraciones sobre información tributaria que solicite la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Elaborar los informes de ejecución presupuestal, financiera y contable requeridos por el Departamento, por la Contaduría General la Nación, por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y por los organismos de control.
Coordinar la operación del Fondo Nacional de Financiamiento para la Ciencia, la Tecnología y la Innovación, Fondo Francisco José de Caldas, incluyendo las actividades que le corresponden como fideicomitente del mismo.
Coordinar el proceso de registro y verificación de requisitos de programas y proyectos de CTel.
Apoyar, cuando a ello haya lugar, el seguimiento a la ejecución técnica y financiera de los programas y proyectos de CTel.
Ejecutar y supervisar los procedimientos de adquisición, almacenamiento, custodia, mantenimiento y distribución de los bienes y servicios necesarios para el buen funcionamiento de la Entidad.
Desarrollar y administrar los servicios y operaciones administrativas de servicios generales, almacén e inventarios de la Entidad.
Garantizar el aseguramiento y protección de los bienes patrimoniales de la Entidad.
Coordinar la prestación de los servicios de apoyo logístico a las diferentes dependencias de la Entidad.
Realizar el inventario de bienes inmuebles, muebles y vehículos, y mantenerlo actualizado.
Contabilizar los ingresos y egresos de bienes devolutivos y de consumo.
Definir y ejecutar el programa de gestión documental, archivo y correspondencia de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.
Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.