º . Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, las siguientes
Asesorar a la Dirección General en la formulación y evaluación de las políticas, planes, programas y proyectos inherentes a las funciones propias de la institución, para que a través de su ejecución, se logre cabalmente el cumplimiento de la misión institucional.
Promover la realización de estudios e investigaciones que permitan conocer el entorno y las condiciones de operatividad de la Entidad, para desarrollar estrategias de mejoramiento de la calidad del servicio.
Diseñar el sistema de seguimiento y evaluación de planes, programas y proyectos adelantados por el Fondo, en coordinación con las dependencias de la Entidad, a fin de controlar los resultados de su ejecución y proponer los ajustes respectivos.
Realizar el seguimiento y control de los proyectos de planes estratégicos, operativos y de acción, consolidarlos y presentarlos a la Dirección del Fondo, soportados por los conceptos técnicos y financieros inherentes, para facilitar su aprobación y ejecución.
Consolidar los planes estratégicos, indicativos y operativos del Fondo, de acuerdo con las políticas sectoriales e institucionales y las propuestas de las dependencias y presentarlos a la Dirección General para su aprobación y reporte a los entes externos y de vigilancia y control.
Efectuar el seguimiento y evaluación permanente de la ejecución del presupuesto de inversión del Fondo para coordinar la presentación de las modificaciones y ajustes que sean del caso y evaluar su impacto.
Coordinar con la Oficina Asesora Jurídica y las demás dependencias, lo pertinente a asuntos de carácter contractual que por delegación o por competencia le correspondan, en especial los referidos a la elaboración de pliegos de condiciones, términos de referencia, minutas de contratos, convenios, actos y documentos legales del proceso contractual.
Asesorar a todas las dependencias del Fondo en la ejecución de los planes y programas institucionales e igualmente en los procesos de planeación y programación, para procurar el mejor logro de sus objetivos.
Promover las acciones referidas a la aplicación del Sistema de Desarrollo Administrativo, en congruencia con las directrices impartidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, y el Ministerio de la Protección Social, para dar al Fondo una proyección acorde con la misión social asignada.
Asesorar a las dependencias de la entidad en el desarrollo y documentación de los manuales de procesos y procedimientos, con el fin de racionalizar las actividades y recursos institucionales y optimizar la prestación del servicio.
Responder por la implementación, desarrollo y seguimiento del Modelo Estándar de Control Interno, MECI, y del Sistema de Gestión de Calidad de la Administración Pública, para propender por el mejoramiento continuo del servicio.
Elaborar los informes periódicos de gestión de la Entidad, con base en los indicadores establecidos, para ser presentados por la Dirección General a las diferentes instancias internas y externas y soportar la rendición de cuentas institucionales.
Responder, dirigir, coordinar y controlar planes, programas y proyectos en el área de tecnología informática, en especial en cuanto a procesos, plataformas, arquitecturas, herramientas y recursos para la construcción, desarrollo y operación de sistemas de información, a fin de mantener a la Entidad actualizada en esta materia, acorde con las necesidades presentes y futuras, de conformidad con las normas vigentes, las políticas del sector y las directrices del Consejo Directivo y la Dirección General.
Responder por la operatividad, confiabilidad, oportunidad y seguridad de los recursos tecnológicos y hacer evaluaciones periódicas sobre tales aspectos, para soportar adecuadamente el sistema de información de la Entidad.
Administrar y operar la infraestructura informática y asesorar a las dependencias en esta materia, para propender por el uso óptimo de las herramientas tecnológicas disponibles.
Organizar y responder por el sistema de estadísticas institucionales, para contar con información histórica actualizada, que permita tomar decisiones acertadas en los diferentes ámbitos propios de la organización.
Coordinar la rendición de cuentas a la ciudadanía, de acuerdo con los lineamientos definidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública, para dar transparencia a las operaciones y actividades adelantadas por la Entidad.
Coordinar con las demás dependencias, la presentación y rendición de informes del Fondo a los organismos y entidades de control y vigilancia a través de su conducto, custodiar la documentación que evidencie tal interacción y controlar los términos correspondientes, para dar cumplimiento a las exigencias legales inherentes a la función de control institucional externo.
Dirigir, controlar y supervisar las actividades asignadas al personal de la dependencia y distribuir las funciones de acuerdo con las competencias, para racionalizar los recursos disponibles, con enfoque hacia la misión institucional.
Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.