°. Contenido de la documentación comprobatoria . La documentación comprobatoria a que se refiere el artículo 260-4 del Estatuto Tributario, deberá contener los estudios, documentos y demás soportes con los cuales el contribuyente demuestre que sus ingresos, costos, deducciones y sus activos adquiridos en el respectivo año gravable, relativos a las operaciones celebradas con vinculados económicos o partes relacionadas domiciliados o residentes en el exterior y/o en paraísos fiscales, fueron determinados considerando para esas operaciones los precios, montos de contraprestación o márgenes de utilidad que se hubiesen utilizado con o entre partes independientes. El estudio de precios de transferencia deberá prepararse en idioma castellano, sin perjuicio de que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales solicite que los documentos extendidos en idioma distinto se alleguen con su correspondiente traducción oficial efectuada por el Ministerio de Relaciones Exteriores o por un intérprete oficial, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a su solicitud. Para efectos de la elaboración de la documentación comprobatoria deberán tenerse en cuenta los tipos de operación señalados en los numerales 1 y 2 del artículo 5° de este decreto. La documentación e información a conservar, en cuanto sea compatible con el tipo de operación objeto de análisis y con el método utilizado, será la siguiente: A. Información general
En relación con el contribuyente obligado
Estructura organizacional y funcional de la empresa, de sus departamentos y/o divisiones, con la descripción de las actividades que realizan y su correspondiente organigrama;
Descripción general del negocio, en el que se incluyan aspectos como: actividad o tipo de negocio, clases de productos o servicios comercializados, clases de proveedores y clientes y determinación o políticas comerciales que permitan establecer condiciones de negociación con diferentes tipos de clientes en relación con precios, volumen y plazos;
Composición del capital social y/o composición accionaria que incluya los principales accionistas, indicando nombre y número de identificación tributaria o fiscal de los socios o accionistas y su porcentaje de participación en la compañía;
Descripción general de la industria o sector y ubicación de la empresa en el mismo, señalando aspectos como situación de competencia, porcentaje de participación en el mercado y condiciones sociales, económicas, geográficas y políticas que influyan en la actividad de la empresa, así como la información sobre el marco legal específico.
En relación con el vinculado económico o parte relacionada, conforme con lo establecido en el artículo 260-1 y en el
del artículo 260-6 del Estatuto Tributario: a) Nombre o razón social, número de identificación tributaria o fiscal, domicilio y/o residencia fiscal; b) Descripción del objeto social y de la actividad o actividades que específicamente desarrolla; c) Descripción de las circunstancias o hechos por los cuales se configura la vinculación económica, indicando la norma del Estatuto Tributario o del Código de Comercio que la contempla; d) Listado de las sociedades integrantes de la situación de vinculación, autorizadas a cotizar en bolsas y mercados de valores, con indicación de la denominación y ubicación de la entidad que otorgó dicha autorización. 3. En los casos de situaciones de control o grupo empresarial, de conformidad con los artículos 260 y 261 del Código de Comercio y el artículo 28 de la Ley 222 de 1995: a) Nombre o razón social y número de identificación tributaria o fiscal, domicilio y/o residencia fiscal del (los) vinculado(s); b) Descripción de la actividad o actividades que específicamente desarrollan dichos vinculados. 4. Cualquier otra información de carácter general que se considere relevante por parte del contribuyente. B. Información Específica
Descripción detallada de cada uno de los tipos de operación llevados a cabo en el período gravable objeto de estudio. Deberán analizarse por separado aquellos tipos de operación que aunque se denominen de manera idéntica o similar, presenten diferencias significativas en relación con las funciones efectuadas, los activos utilizados y los riesgos asumidos, aun cuando se hubieren celebrado con el mismo vinculado económico o parte relacionada.
Partes intervinientes, objeto, término de duración y valor de los contratos, acuerdos o convenios celebrados entre el contribuyente y los vinculados económicos o partes relacionadas domiciliados o residentes en el exterior y/o en paraísos fiscales. Para las operaciones celebradas con residentes o domiciliados en paraísos fiscales, deberá incluirse además copia de los documentos que acrediten la efectiva realización de las operaciones.
Análisis funcional por cada tipo de operación, teniendo en cuenta para tal efecto lo siguiente
Realización de una breve descripción de las funciones llevadas a cabo por las partes, como: diseño, fabricación, ensamblaje, investigación y desarrollo, servicios, comercialización, distribución, mercadeo, publicidad, transporte, financiamiento, gastos de dirección y gestión, entre otras, precisando la relevancia económica de esas funciones en términos de su frecuencia, naturaleza y remuneración para las respectivas partes intervinientes en la transacción;
Clasificación de los activos utilizados en las operaciones objeto de estudio por grupos homogéneos, según corresponda a la actividad económica de conformidad con el Plan Unico de Cuentas (PUC), indicando su participación porcentual en el total de activos asociados a las operaciones y en cada uno de los tipos de operación. Esta clasificación deberá contener la descripción de los activos más representativos involucrados en los tipos de operación analizados, incluyendo los métodos utilizados en su depreciación, agotamiento o amortización, costos históricos, ajustes por inflación y reajustes, año de adquisición, valor de mercado, ubicación y derechos sobre los mismos. Adicionalmente, en el caso de intangibles, deberá indicarse la protección y duración de los derechos;
Riesgos inherentes al tipo de operación, y en particular los riesgos comerciales, financieros y de pérdidas asociadas a la inversión en propiedad, planta y equipo y a su uso; los derivados del éxito o fracaso de las inversiones en investigación y desarrollo; los asociados a la inestabilidad de las tasas de cambio e interés y los riesgos crediticios. Este análisis debe presentarse para todos los riesgos sean o no susceptibles de valoración y/o cuantificación contable;
En el caso de las retribuciones por compensación, la información que describa los pormenores del tipo de operación y de la evaluación de los beneficios, contraprestación o costos que cuantifiquen la compensación. Para el efecto, existe compensación cuando en una operación con un vinculado económico o parte relacionada, se provee un beneficio o contraprestación al vinculado que se retribuye con otro beneficio o contraprestación por la contraparte.
Información general sobre las estrategias comerciales: Penetración, ampliación o mantenimiento del mercado, volumen de operaciones, políticas de créditos, formas de pago, costo de oportunidad, procesos de calidad, certificaciones nacionales e internacionales de productos o servicios, contratos de exclusividad y de garantías, entre otras.
Información de la industria, sector o actividad económica en la que se desarrolla cada tipo de operación del contribuyente, y descripción de bienes o servicios sustitutos.
Cambios políticos, modificaciones normativas u otros factores institucionales que incidan en los tipos de operación.
Método utilizado por el contribuyente para la determinación de los precios, montos de contraprestación o márgenes de utilidad, con indicación del criterio y elementos objetivos considerados para concluir que el método utilizado es el más apropiado de acuerdo con las características de los tipos de operación analizados. Para determinar que el método utilizado es el más apropiado, este deberá ser el que mejor refleje la realidad económica del tipo de operación, ser compatible con la estructura empresarial y comercial, contar con la mejor cantidad y calidad de información, contemplar el mayor grado de comparabilidad y requerir el menor nivel de ajustes.
Selección del indicador de rentabilidad acorde con el tipo de actividad y demás hechos y circunstancias, atendiendo a la naturaleza del tipo de operación analizada y la disponibilidad y calidad de la información obtenida. Para tal efecto se deberán utilizar indicadores de rentabilidad como: margen bruto, margen operacional, margen sobre costos y gastos, rendimientos sobre activos, retorno sobre patrimonio y Razón Berry entendida como “Utilidad bruta dividida entre los gastos de administración más los gastos de comercialización”, entre otros.
Documento en el que con base en el análisis funcional, se compare al contribuyente y sus operaciones con empresas u operaciones comparables. La documentación e información a conservar por cada tipo de operación o empresa comparable, deberá tener el nivel de detalle requerido para demostrar la aplicación de los criterios de comparabilidad de que trata el artículo 260-3 del Estatuto Tributario, para lo cual se identificará cada uno de los comparables seleccionados, la metodología utilizada para su determinación, las fuentes de información de las que se obtuvieron esos comparables y la fecha de consulta a las mismas, así como, la indicación de los comparables seleccionados que se desecharon, señalando los motivos que se tuvieron en consideración para ello. Para estos efectos, deberán ser utilizados datos que correspondan al mismo año gravable o que comprendan el mayor número de meses del mismo período fiscal, o en su defecto de dos años inmediatamente anteriores, con el fin de determinar, entre otras circunstancias, el origen de las pérdidas declaradas, el ciclo de vida del producto, los negocios relevantes, los ciclos de vida de productos comparables, las condiciones económicas comparables, los criterios y métodos de distribución de costos y/o gastos, de conformidad con el manejo técnico contable para la asignación de los mismos, las cláusulas contractuales y condiciones reales que operan entre las partes. Cuando los ciclos de negocios o de aceptación comercial de los productos del contribuyente cubran más de un ejercicio, se podrá tomar en consideración información del contribuyente y de los tipos de operación comparables correspondientes a dos o más ejercicios inmediatamente anteriores o posteriores al ejercicio gravable respectivo.
Descripción de los ajustes técnicos, económicos o contables realizados a los tipos de operación o empresas comparables seleccionados, conforme con el método de determinación de los precios de transferencia utilizado, de conformidad con lo establecido en el artículo 260-3 del Estatuto Tributario. Deberán allegarse los documentos que soporten los análisis, fórmulas y cálculos efectuados por el contribuyente para tal efecto. Igualmente y de conformidad con el método utilizado, se deberá hacer una descripción genérica de las principales diferencias existentes en las prácticas contables de Colombia y las de los países en donde se localizan los comparables seleccionados o los vinculados económicos o partes relacionadas con los cuales se celebraron operaciones, cuando estas tengan incidencia en los tipos de operación.
Conclusiones detalladas sobre la conformidad o no de los precios, montos de contraprestación o márgenes de utilidad de los tipos de operación, con las normas que regulan el régimen de precios de transferencia.
Cualquier otra información que se considere relevante por parte del contribuyente, para la determinación de los precios, montos de contraprestación o márgenes de utilidad.
La determinación del precio o margen que hubiesen pactado partes independientes en operaciones comparables de bienes o servicios efectuadas por vinculados económicos o partes relacionadas, se realizará por tipo de operación, excepto en los casos en los que las operaciones separadas se encuentren estrechamente ligadas entre sí o sean continuación una de otra, no pudiendo valorarse separadamente, caso en el cual deberán ser evaluadas conjuntamente y usando el mismo método. En aquellos casos en los que se hayan contratado varios tipos de operación como un todo, cada uno de ellos debe ser evaluado separadamente, y de esta forma obtener el precio de transferencia para cada tipo de operación, con el fin de considerar si el precio de la operación como un todo, sería el que hubiesen pactado partes independientes. C. Información Anexa El estudio de precios de transferencia deberá estar acompañado de la siguiente información
Estados financieros comparativos a 31 de diciembre del año en estudio
Estados financieros de propósito general básicos: Balance general, Estado de resultados, Estado de cambios en el patrimonio, Estado de cambios en la situación financiera, Estado de flujos de efectivo y Estados financieros consolidados cuando la matriz o controlante se encuentre en Colombia, ajustados por inflación cuando a ello haya lugar, y preparados con base en los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, con el dictamen y sus notas;
Los siguientes estados financieros de propósito especial: Balance general, Estado de resultados, de costos de producción y de costo de ventas para los bienes y servicios, desagregados o segmentados por tipo de operación y ajustados por inflación cuando a ello haya lugar.
Copia de los contratos, acuerdos o convenios celebrados entre el contribuyente y los vinculados económicos o partes relacionadas en el exterior y/o en paraísos fiscales, en tanto que los mismos afecten los tipos de operación objeto de estudio.
En los casos de situaciones especiales que afecten las operaciones objeto del estudio de precios de transferencia, deberán allegarse los estudios financieros y de mercado, presupuestos, proyecciones, reportes financieros por líneas de productos o segmentos de mercado o negocios que se hubiesen elaborado para el ejercicio gravable.
Contratos sobre transferencia de acciones, aumentos o disminuciones de capital, readquisición de acciones, fusión, escisión y otros cambios societarios relevantes, ocurridos en el año gravable objeto del estudio de precios de transferencia.