DECLARACION MENSUAL DE RETENCIONES. A partir del mes de enero de 1988, inclusive, los agentes de retención en la fuente deberán presentar por cada mes, una declaración de las retenciones en la fuente que de conformidad con las normas vigentes debieron efectuar durante el respectivo mes, la cual se presentará en el formulario que para tal efecto señale la Dirección General de Impuestos Nacionales. Esta declaración deberá contener
El formulario debidamente diligenciado.
La información necesaria para la identificación y ubicación del agente retenedor.
La discriminación de los valores que debieron retener por los diferentes conceptos sometidos a retención en la fuente durante el respectivo mes, y la liquidación de las sanciones cuando fuere del caso.
La firma del agente retenedor o de quien cumpla el deber formal de declarar. Cuando el declarante sea la Nación, los departamentos, intendencias, comisarías, municipios y el Distrito Especial de Bogotá, podrá ser firmada por el pagador respectivo o por quien haga sus veces.
La firma del revisor fiscal cuando se trate de agentes retenedores obligados a llevar libros de contabilidad y que de conformidad con el Código de Comercio y demás normas vigentes sobre la materia, estén obligados a tener revisor fiscal. Los demás agentes retenedores obligados a llevar libros de contabilidad deberán presentar la declaración mensual de retenciones firmada por contador público, vinculado o no laboralmente a la empresa, cuando el patrimonio bruto del agente retenedor en el último día del año 1987 o los ingresos brutos de dicho año, sean superiores a cien millones de pesos ($100.000.000.00). Cuando se diere aplicación a lo dispuesto en el presente numeral, deberá informarse en la declaración de retenciones el nombre completo y número de matrícula del contador público o revisor fiscal que firma la declaración.
Cuando el agente retenedor tenga sucursales o agencias, deberá presentar la declaración mensual de retenciones en forma consolidada, pero podrá efectuar los pagos correspondientes, en los bancos de la jurisdicción de la administración que corresponda a la dirección de la oficina principal o de las sucursales. Cuando se trate de entidades de derecho público diferentes de las empresas industriales y comerciales del estado y de las sociedades de economía mixta, se podrá presentar una declaración por cada oficina retenedora, en cuyo caso la firma del revisor fiscal o contador cuando fuere obligatorio, sólo será exigible en la declaración que presente la oficina principal, y a falta de esta, en una cualquiera de las que presenten las sucursales.
No será obligatorio presentar la declaración de que trata este artículo por el mes en el cual no se debieron practicar retenciones en la fuente.
Los notarios debieran incluir en su declaración mensual de retenciones, las recaudadas por la enajenación de activos fijos, realizadas ante ellos durante el respectivo mes.
Las personas naturales que enajenen activos fijos no estarán obligadas a presentar declaración de retenciones por tal concepto; en este caso, bastará con que la persona natural consigne los valores retenidos.