Subdirección de Servicios Administrativos. Son funciones de la Subdirección de Servicios Administrativos, las siguientes
Adelantar las actividades de contratación de conformidad con la normativa vigente y aplicar los métodos, procedimientos y mecanismos de control respectivos.
Elaborar y hacer seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Contratación de Bienes y Servicios del Ministerio, de conformidad con la normativa aplicable.
Adelantar las actuaciones administrativas necesarias para la imposición de sanciones, declaratorias de caducidad e incumplimientos a los contratos.
Establecer lineamientos e implementar procesos sobre la contratación del Ministerio de conformidad con la normativa vigente y relacionada.
Coordinar y controlar la eficiente y eficaz prestación de los servicios administrativos y logísticos en el Ministerio y en el Fondo Nacional de Vivienda.
Administrar de manera eficiente, económica y eficaz los recursos físicos del Ministerio, efectuando una adecuada ejecución, planificación, seguimiento y control de los mismos.
Mantener actualizados los inventarios, así como el proceso de baja y remate de los bienes que son responsabilidad del Ministerio y del Fondo Nacional de Vivienda, y conservar los títulos y demás documentos necesarios para su identificación y control.
Propender porque se encuentren debidamente asegurados los bienes que son de responsabilidad del Ministerio y del Fondo Nacional de Vivienda, y efectuar los trámites de reclamación correspondientes, cuando a ello hubiere a lugar.
Dirigir y coordinar la planeación, ejecución, control y seguimiento de la gestión documental del Ministerio, garantizando la correcta prestación de los servicios de correspondencia y archivo, de conformidad con las normas vigentes y los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación.
Atender y hacer seguimiento a las quejas, reclamos y sugerencias, orientando oportunamente a los usuarios a través de los diferentes canales de comunicación de la entidad, sobre el trámite de los mismos, y elaborar informes y estadísticas sobre su comportamiento.
Definir y gestionar funcionalmente los trámites en línea para la atención a los grupos de interés.
Prestar apoyo a la Subdirección Financiera en la programación de los gastos de funcionamiento requeridos por el Ministerio.
Recibir, administrar, registrar y controlar los fondos destinados para las cajas menores aprobadas para el Ministerio.
Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional, y la observancia de sus recomendaciones en el ámbito de su competencia.
Dirigir la recepción, transferencia, atención y seguimiento de las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos interpuestos por los ciudadanos, servidores públicos y demás personas que presten o utilicen los servicios del Ministerio.
Las demás que le sean asignadas y que por su naturaleza le correspondan