º. Despacho del Subdirector. Son funciones del Despacho del Subdirector, las siguientes
Suplir las faltas temporales del Director del Departamento, cuando así lo disponga el Presidente de la República.
Asesorar al Director del Departamento en la formulación de la política o planes de acción del Sector y asistirlo en las funciones de dirección, coordinación y control que le corresponden.
Cumplir las funciones que el Director del Departamento le delegue.
Representar al Director del Departamento en las actividades oficiales que éste le señale.
Estudiar los informes periódicos u ocasionales que las distintas dependencias del Departamento y las entidades vinculadas a éste deben rendir al Director del Departamento y presentarle las observaciones pertinentes.
Dirigir la elaboración de los informes y estudios especiales que sobre el desarrollo de los planes y programas del ramo deban presentarse.
Velar por la aplicación del Plan de Desarrollo Administrativo específico del sector respectivo, de conformidad con las políticas formuladas por el Departamento Administrativo de la Función Pública y los lineamientos establecidos en la Ley 489 de 1998 y demás normas que la reglamenten
Representar al Director del Departamento, cuando éste se lo solicite, en las juntas, consejos u otros cuerpos colegiados a que deba asistir.
Garantizar el ejercicio del control interno y supervisar su efectividad y la observancia de sus recomendaciones.
Asesorar al Director del Departamento en la formulación de políticas, normas y procedimientos para la administración de recursos humanos, físicos, económicos y financieros del Departamento.
Coordinar y programar las actividades de administración de personal, seguridad industrial y relaciones laborales del personal, de acuerdo con las políticas del Departamento y las normas legales sobre la materia.
Dirigir los programas de selección, inducción, capacitación y calidad laboral de los funcionarios del Departamento, en coordinación con la Escuela de Alto Gobierno, en concordancia con las normas legales vigentes.
Realizar estudios sobre la planta de personal y mantener actualizado el manual específico de funciones y requisitos del Departamento.
Dirigir y controlar en todos los niveles, los procesos administrativos y financieros de la institución.
Programar y desarrollar, en coordinación con la Oficina Asesora Jurídica, los procesos de licitación y contratación para la adquisición de bienes y servicios.
Proponer y ejecutar las políticas, planes, programas y demás acciones relacionadas con la gestión financiera y presupuestal del organismo.
Participar con la Dirección de Planeación y de Políticas e Investigaciones en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de funcionamiento e inversión y del programa anual mensualizado de caja que deba adoptar el Departamento, de acuerdo con las directrices que al respecto dicte el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Departamento Nacional de Planeación.
Elaborar el plan financiero de fuentes y usos de los recursos del organismo, efectuar su seguimiento y proponer los correctivos necesarios.
Proponer al Director del Departamento los cambios que se consideren pertinentes para mejorar la gestión presupuestal y financiera del organismo.
Coordinar y controlar la adecuada prestación de los servicios generales para el correcto funcionamiento del Departamento.
Controlar los inventarios de elementos devolutivos y de consumo, así como el almacenamiento y custodia de bienes y materiales, elaborar el programa anual de compras y conservar y custodiar los bienes inmuebles del organismo.
Controlar el manejo del archivo y la correspondencia del Departamento.
Velar por la debida aplicación del sistema de desarrollo administrativo, relacionado con las políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y el manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros del organismo, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con las normas legales.
Dirigir y orientar las actuaciones que en materia de control interno disciplinario deban surtirse en el Departamento.
Recibir y atender oportunamente las quejas y reclamos que se presenten en relación con la institución.
Velar por la correcta ejecución, contabilización y rendición de informes fiscales, auditoría, presupuestales y contables de los recursos asignados al Departamento.
Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la dependencia, que le sean asignadas.