Las funciones de la División de Suministros, en términos generales son las señaladas en el artículo 8 del presente Estatuto. Tales funciones se ejercerán por intermedio del Director Ejecutivo, de las Secciones y demás organismos antes mencionados, de acuerdo con la siguiente distribución: Director Ejecutivo
Dirigir las actividades de la División.
Aprobar las compras generales, de acuerdo con las normas pertinentes y los programas de compras.
Celebrar y firmar los contratos de suministros, de conformidad con lo previsto en este Estatuto, y de modo especial, en los artículos 36, 37, 38, 39 y 40.
Velar por el cumplimiento de las normas sobre estandarización.
Controlar el manejo y las actividades del Almacén y el Garaje Oficial.
Dirigir el Fondo Rotatorio de la División.
Velar por el pronto despacho de los pedidos que le corresponda atender a la División.
Tomar parte en las deliberaciones del Comité Asesor de Compras de la Oficina de Normas y Control de Suministros.
Presidir personalmente, o por intermedio de un delegado, la Junta de Licitaciones.
Dar toda la ayuda e información necesarias a la Oficina de Normas y Control de Suministros. Subdirector: a) Dirigir y controlar las actividades de las Secciones de Compras y Contratos, Contabilidad y Caja, Registro y Estadística. b) Atender al reclutamiento, entrenamiento y manejo del personal auxiliar de la División. c) Cuidar el manejo eficiente de los registros generales de la proveeduría interna, y de la buena marcha de los servicios y operaciones de la División. d) Reemplazar al Director Ejecutivo en las ausencias temporales. Secretaría: a) Recibir y distribuir la correspondencia. b) Suministrar información general al público. c) Concertar entrevistas con el Director o Subdirector. d) Atenderá la correspondencia del Director y del Subdirector. e) Atender a la Secretaría de la Junta de Licitaciones. f) Recibir los informes internos y darles el curso correspondiente. g) Reunir y compilar la información y documentación que sean necesarias para el uso del Director y del Subdirector. h) Cuidar de los Archivos de la División. Sección de Compras y Contratos: a) Mantener al día la información sobre los bienes sus precios y sus proveedores y fabricantes. b) Comprobar si las solicitudes de compras están de acuerdo con las normas correspondientes. c) Llevar a término las operaciones necesarias para las compras permanentes, individuales y colectivas, de acuerdo con el programa de compras y demás requisitos legales. d) Verificar precios, garantías y demás condiciones de las ofertas. e) Examinar periódicamente las listas de precios, sus adiciones y modificaciones, y comprobar si tales precios están acordes con lo que rigen en los mercados internos y externos. f) Preparar y adelantar el perfeccionamiento de los respectivos contratos de suministros. g) Asesorar al Comité de Estandarización de la Oficina de Normas y Control de Suministros en el cumplimiento de sus labores. h) Verificar si los pedidos o solicitudes de compra se ciñen a las normas sobre estandarización. Sección de Contabilidad y Caja: a) Controlar los gastos de la División, de acuerdo con las respectivas apropiaciones presupuestales. b) Llevar la contabilidad de la División, en balances separados para el Almacén y para el Garaje. c) Preparar estados de cuentas mensuales y anuales. d) Manejar los fondos que ingresen a la División, inclusive el Fondo Rotatorio. e) Atender el pago oportuno de las obligaciones financieras a cargo de la División. f) Recibir y guardar todos los depósitos y valores que correspondan a la División. g) Preparar los balances diarios de Caja. Sección de Registro y Estadística: a) Llevar y mantener al día el Catálogo de Compras. b) Imprimir y distribuir las enmiendas y adiciones al Catálogo de Compras. c) Imprimir y distribuir los modelos para los programas de compras. d) Llevar un inventario permanente de los elementos y materiales del Almacén y del Garaje Oficial. e) Llevar el registro de las compras, de acuerdo con el catálogo respectivo. f) Llevar la estadística de la División, de acuerdo, y con la cooperación del Departamento Administrativo Nacional de Estadística. g) Recibir y centralizar las informaciones estadísticas que sobre compras le suministren los Ministerios y Departamentos Administrativos, y dar a los mismos las informaciones que sobre el particular requieran. Almacén: a) Recibir los artículos que ingresen al Almacén y verificar su cantidad y calidad, informando a la Sección de Compras y Contratos sobre las deficiencias que se observen. b) Mantener todos los bienes en forma ordenada, y ciñéndose, en lo posible, a los grupos genéricos del catálogo. c) Conservar un registro de todos los bienes existentes observando estrictamente la clasificación de catálogo de compras. d) Atender al oportuno despacho de los pedidos, previa autorización. ) Registrar las entradas y salidas de los bienes. f) Informar a la Sección de Compras y Contratos sobre la necesidad de nuevas adquisiciones y sobre los bienes de escaso movimiento. g) Rendir informes mensuales sobre los bienes recibidos y despachados. h) Atender a la debida conservación de los bienes. Garaje Oficial: a) Suministrar la gasolina y lubricantes a los vehículos oficiales. b) Prestar los servicios regulares de garaje, como engrase, lavado, aire, etc. c) Vigilar todos los vehículos estacionados en el garaje. d) Realizar las reparaciones menores. e) Registrar los servicios prestados, incluyendo los materiales consumidos. f) Llevar un registro de todos los vehículos que usan los servicios de garaje, con sus respectivas tarjetas individuales de control.