La Secretaría General es una unidad de apoyo de la Dirección General encargada de vigilar la calidad y oportunidad de la información interna; emitir conceptos, hacer consultas y revisar contratos, procurando que las acciones del Director y de todos los funcionarios se ajusten a las normas vigentes; así como atender con oportunidad y eficacia las necesidades de recursos humanos, físicos y financieros que demanden las diferentes áreas del Instituto, procurando implementar los controles adecuados para racionalizar el gasto, y proponer, coordinar y supervisar la ejecución del portafolio de inversiones que garantice una óptima rentabilidad, para lo cual ejercerá las siguientes funciones
Dirigir, organizar, coordinar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;
Coordinar, de conformidad con las instrucciones del Director General, el manejo interno del Instituto en todo lo relativo a la gestión, la administración y la operación; informar permanentemente sobre el despacho de los diversos asuntos y sobre el estado de ejecución de los proyectos, planes y programas a cargo de todas y cada una de las dependencias.
Llevar la representación de la Dirección General cuando ésta lo determine, en los actos de carácter administrativo;
Ejercer la Secretaría de las juntas, comités o comisiones que se le indique, elaborar las actas respectivas, autenticar con su firma las que requieran esta formalidad y llevar los correspondientes libros, así como comunicar las decisiones tomadas en estas instancias y colaborar con la Dirección General en la vigilancia de su cumplimiento;
Elaborar y revisar los proyectos de acuerdo, resoluciones y demás documentos que deban someterse a la consideración de la Junta Directiva o del Director General, verificando su concordancia con las distintas normas vigentes sobre el particular;
Refrendar con su firma los actos de la Junta Directiva y del Director General que requieran esta formalidad;
Suministrar las copias auténticas de documentos del Instituto que sean solicitadas, de conformidad con la reglamentación que sobre el particular se expida;
Asesorar a la Junta Directiva, a la Dirección General y a todas las dependencias en los diversos campos de la actividad jurídica en cumplimiento de las leyes y demás disposiciones que interesan al quehacer del Instituto y para soportar sus decisiones;
Emitir los conceptos jurídicos que le sean solicitados respecto a las actuaciones del Instituto, tales como: pliegos de condiciones, contratos, convenios, acuerdos, aspectos laborales y demás documentos que constituyen obligaciones a cargo del Instituto; así mismo sobre las leyes, decretos y resoluciones que deba ejecutar el Instituto;
Proyectar los contratos que ordene la Dirección General, coordinar su firma y perfeccionamiento y supervisar el estricto cumplimiento de los mismos;
Atender los poderes conferidos por el Director General en asuntos laborales, civiles, penales, administrativos o de policía en que sea parte el Instituto e informar permanentemente a aquél sobre el desarrollo de los mismos:
Servir de coordinador entre el Director General y los apoderados judiciales o extrajudiciales que presten sus servicios al Instituto y colaborar con aquél y éstos en la defensa de los intereses de la entidad;
Colaborar con las distintas dependencias en la elaboración de los pliegos de condiciones para las licitaciones o invitaciones que vaya a llevar a cabo el instituto, así como en la evaluación de las propuestas;
Estudiar, recopilar y clasificar todas las disposiciones legales en materia de investigación científica, educación y comunicación, así como sobre diversos aspectos que sean de utilidad e interés para las diversas gestiones del Instituto y proporcionar las informaciones y conceptos que le sean solicitados sobre el particular;
Mantener estrechas relaciones con todas las dependencias del Instituto a fin de conocer sus necesidades y expectativas y poder colaborar con ellas en la oportuna provisión de los recursos que requieran para el cumplimiento de sus objetivos, funciones y actividades;
Autorizar los gastos en las cuantías y por los conceptos que las normas sobre el particular establezcan, de conformidad con la delegación de la Junta Directiva o de la Dirección General;
Elaborar y proponer a la Dirección General sistemas adecuados de reglamentación interna de trabajo, régimen de carrera administrativa, desarrollo de sistemas de promoción, escalafón, salarios, prestaciones legales y extralegales, calificación y evaluación de méritos, régimen disciplinario, registro y control de personal, y demás normas necesarias para la adecuada administración de personal;
Implantar y ejecutar sistemas internos de control para la ejecución presupuestal, aspectos contables y manejo de fondos, de conformidad con las normas fiscales vigentes;
Informar periódicamente a los responsables de cada área sobre la ejecución presupuestal correspondiente, y hacer las recomendaciones a que hubiere lugar;
Proponer a la Dirección General, con base en estudios, las inversiones de capital más aconsejables para la conveniencia del Instituto;
Diseñar, ejecutar, controlar y evaluar sistemas de administración y control de los recursos económicos y financieros de la entidad, y adelantar todas las gestiones necesarias para el oportuno recaudo y pago de cuentas del Instituto por todo concepto;
Proponer las políticas sobre calidad y manejo de la información institucional y diseñar mecanismos que garanticen la integridad y seguridad de la misma;
Determinar y coordinar con las Subdirecciones, las prioridades, pautas y mecanismos para el diseño, análisis, programación y procesamiento de la información, en concordancia con las políticas de sistematización que se establezcan en el Instituto;
Propender por la utilización de sistemas de información gerencial adecuados, que permitan la eficiencia en las comunicaciones internas con redes nacionales e internacionales;
Elaborar y rendir los informes requeridos;
Las demás que le asigne o delegue la Dirección General y correspondan a la naturaleza de la dependencia. DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA